С наступлением холодов в организацию пришли обычные сезонные проблемы. Чтобы защитить сотрудников от инфекций, а также для обеспечения нормальных условий их работы организация должна пойти на дополнительные расходы. Как их отразить в бухгалтерском и налоговом учёте тем, кто на ОСН, расскажет ЖОГОЛЕВ Алексей Анатольевич, старший эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению электронного журнала «Главная Книга».
Обязательную вакцинацию отразите в «прибыльных» расходах
Затраты на вакцинацию работников (в том числе необязательную) в бухучёте признают расходами по обычным видам деятельности. На дату подписания акта оказанных услуг включите их в состав управленческих расходов.
В налоговом учёте затраты на обязательную вакцинацию следует учесть в прочих расходах также на дату акта услуг.
Например, расходы на профилактические прививки своим сотрудникам против COVID-19 организация имеет право включить в состав прочих расходов для целей налога на прибыль. Потому что этого требует законодательство. Прививка от коронавируса внесена в Календарь профилактических прививок по эпидемическим показаниям. Она обязательна, если главный санитарный врач субъекта вынес соответствующее постановление.
Если же вы решили учесть в «прибыльных» расходах затраты на необязательную вакцинацию своих сотрудников, то проверяющих это вряд ли устроит. Потому что есть сомнения по поводу экономической обоснованности таких расходов.
Проведение обязательной вакцинации работников необходимо для обеспечения нормальных (безопасных) условий труда, поэтому не признается доходом работника в натуральной форме. По этой причине стоимость обязательной вакцинации работников НДФЛ и страховыми взносами не облагают.
На стоимость необязательной вакцинации нужно начислить страховые взносы, так как она отсутствует в списке необлагаемых выплат. И исчислить НДФЛ, если включили её в расходы в налоговом учёте. Удержать налог нужно из ближайшего выплачиваемого работнику дохода.
Вакцинацию также можно провести в рамках договора ДМС или длительного договора на оказание медицинских услуг работникам. В этом случае в бухгалтерском и налоговом учёте затраты на вакцинацию работников дополнительно отражать не нужно.
Малоценные очистители воздуха и кондиционеры — сразу в расходы
Одним из мероприятий по обеспечению нормальных условий труда является устройство новых и реконструкция действующих установок дезинфекции, аэрирования, кондиционирования воздуха в рабочих помещениях.
Бактерицидный облучатель (рециркулятор), ионизатор — это приборы для очистки и обеззараживания воздуха в офисе. Кондиционер поддерживает нужную температуру воздуха в помещении, а также может выполнять функции очистки и увлажнения воздуха. Если их цена не превышает 100 000 руб., в целях налога на прибыль такое имущество не будет основным средством. Учитывайте такое имущество в составе материальных расходов либо единовременно при вводе в эксплуатацию, либо постепенно в течение срока службы техники.
Если же стоимость такой техники превысила 100 000 руб., в налоговом учете отразите основное средство и амортизируйте в течение срока полезного использования. В целях налога на прибыль СПИ объекта организация определяет в пределах, установленных для каждой амортизационной группы. Если не смогли найти объект в амортизационных группах, при определении СПИ нужно использовать технические условия или рекомендации изготовителей. Если и это не помогло определить СПИ, отправьте запрос в Минэкономразвития.
В бухучёте очиститель воздуха или кондиционер в любом случае будет объектом ОС, так как служит больше года. При этом если стоимость объекта ниже установленного организацией лимита, в отношении него можно не применять ФСБУ 6/2020. И сразу признать в расходах затраты на его покупку, обеспечив надлежащий контроль дальнейшего наличия и движения. Если решили амортизировать объект, не забудьте определить элементы амортизации — срок полезного использования, ликвидационную стоимость и способ начисления амортизации. Также нужно регулярно проводить проверку на обесценение ОС.
Богатые витаминами продукты для перекуса сотрудников
Оплаченную работодателем стоимость питания для сотрудников почти всегда облагают НДФЛ, потому что это доход сотрудника в натуральной форме. Но при одном условии — если размер дохода может быть определен применительно к каждому лицу, его получившему. Если потребление носит обезличенный характер, то дохода, подлежащего обложению НДФЛ, нет.
Такая же логика применима и для взносов на ОПС, ОМС и ВНиМ — базу для их исчисления определяют отдельно по каждому сотруднику. То есть при обезличенном потреблении продуктов взносы не начисляют.
При предоставлении продуктов питания сотрудникам организации, персонификация которых отсутствует, объекта налогообложения НДС и права на вычет входного НДС по этим товарам не возникает. Ведь нет реализации.
Для целей налога на прибыль нельзя учесть расходы на оплату товаров для личного потребления работников, а также другие аналогичные расходы в пользу работников. Поэтому стоимость продуктов питания для перекуса сотрудников не может уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль.
Зимние шины отразите в составе расходов
Если при покупке автомобиля на него был установлен комплект зимней резины, он уже учтён в первоначальной стоимости объекта ОС. Если же вы приобретаете зимнюю резину дополнительно, её нужно отразить в учёте. Обычно автомобильные шины служат дольше 12 месяцев даже при ежедневном интенсивном использовании.
В целях налога на прибыль шиномонтажные работы включите в расходы на содержание и обслуживание ОС, а стоимость шин — в состав материальных расходов при их установке. Конечно, если их стоимость не превышает 100 000 руб.
В бухгалтерском учёте шины отражайте как малоценные ОС, если их стоимость не превышает установленного вами предела. То есть включите в состав расходов и отразите за балансом для дальнейшего контроля.
* * *
Если вы приобретаете какие-либо товары либо услуги в пользу конкретного работника, это можно оформить как часть оплаты труда в натуральной форме. И тогда со спокойной совестью учитывать такие расходы в целях налога на прибыль. Но в этом случае нужно удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы с дохода работника.