Вопрос от пользователя: «Часто клиенты не указывают УИП в платежном поручении, хотя счет был выставлен с ним. Как тогда опознать такой платеж и не создавать лишнюю работу?»
Суть проблемы
Даже если вы исправно генерируете и указываете УИП в своих счетах, контрагенты (особенно небольшие компании) могут игнорировать это поле при заполнении платежки. В результате платеж приходит без ключевого идентификатора, и система не может автоматически его распознать, перекладывая работу по поиску основания на бухгалтера.
Что может 1С ERP?
Когда УИП отсутствует, система переходит к другим алгоритмам распознавания, описанным в блоке по загрузке выписок. Она анализирует назначение платежа, ИНН контрагента, сумму и пытается:
- Найти платеж «по образцу» (статистика прошлых аналогичных платежей от этого контрагента).
- Подобрать объекты расчетов по остаткам задолженности этого контрагента.
- Выполнить зеркальный поиск (если это возврат).
Эффективность этих методов зависит от качества и единообразия данных в назначении платежа.
Решение и рекомендации
- Договоритесь с контрагентами. Внесите в договоры или в шаблон счета пометку о необходимости указывать УИП при оплате. Это самая эффективная мера.
- Стандартизируйте назначение платежа. Просите контрагентов указывать в назначении номер и дату вашего счета в четком формате (например, «Оплата счета №123 от 10.04.2024»). Это сильно упростит подбор по образцу.
- Используйте «Подбор по остаткам расчетов». Для нераспознанных платежей вручную откройте документ «Поступление ДС», выберите контрагента и нажмите эту кнопку. Система покажет все его неоплаченные документы, и вы сможете выбрать нужный.
- «Обучайте» систему. Вручную сопоставляя платежи без УИП с документами, вы формируете историю для алгоритма «по образцу». В будущем похожие платежи от того же контрагента могут распознаваться автоматически.
Итог простыми словами
Если почтальон принес посылку без штрих-кода (УИП), он смотрит на имя и адрес получателя (контрагент и назначение) и вспоминает, кому на этот адрес он обычно приносил посылки (поиск по образцу). Если вспомнить не может, он звонит в квартиру и спрашивает: «Вам посылка?» (ручной подбор по остаткам). Чтобы посылку всегда доставляли быстро, лучше наклеивать на нее штрих-код.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий: Клиент «Альфа» регулярно оплачивает счета, но никогда не указывает УИП. В назначении он всегда пишет «Оплата за товар по счету №ХХХ». Первые несколько раз бухгалтер вручную подбирал основание. Через несколько месяцев система «научилась» и теперь автоматически предлагает привязать платеж от «Альфы» с такой фразой в назначении к соответствующему счету.