Российская стекольная компания (АО "РСК") объединяет 14 заводов и является производителем стеклоизделий в сфере архитектурного, транспортного, жилищного и интерьерного остекления. Предприятие активно работает с крупными строительными и промышленными заказчиками и реализует проекты любой сложности.
В 2021 году компания начала масштабный проект по внедрению 1С:Документооборот. Задача заключалась в том, чтобы сделать процессы согласования и учета документов стандартными, прозрачными и управляемыми.
О том, как проходил проект, какие трудности возникали, и как за относительно короткий срок удалось подключить к системе все 14 заводов, рассказывает Александр Волгин, начальник юридического отдела АО "РСК".
— Почему возникла потребность в автоматизации документооборота? Что хотелось улучшить?
АО "РСК" является крупным промышленным предприятием, объединяющим 14 заводов в России.
У нас трудится более 2 500 человек, и где-то человек 400 являются административным и инженерно-техническим персоналом. Ежедневно через них проходят сотни различных документов.
Конкретно меня интересовал процесс согласования и учета договоров, доверенностей, локальных нормативных актов, а также учет входящей и исходящей корреспонденции. В общем всё то, что имеет отношение к деятельности юридического отдела.
Сначала мы попытались урегулировать процесс согласования договоров написанием регламента, но это не помогло. Я бы выделил следующие трудности, с которыми столкнулись:
- Систематическое нарушение сотрудниками процедуры согласования договоров. Кто-то согласовывает, кто-то нет, согласующие лица произвольно добавляются или исключаются;
- Отсутствие контроля за движением договора. Без непосредственной коммуникации с каждым исполнителем невозможно определить, на какой стадии работа с договором – мы ждем оригинал от контрагента или он еще не подписан с нашей стороны;
- Отсутствие единого электронного хранилища для договоров. Несмотря на создание определенной сетевой инфраструктуры (сетевые папки для каждого завода и далее папки по видам договоров), все зависело от конкретного исполнителя – сохранит ли он договор в папке вообще и в нужной в частности);
- Не было инструмента отслеживания сроков действия договоров, доверенностей и пр.
После того, как стало очевидно, что регламент и сетевая инфраструктура не справляются с задачей, приняли решение автоматизировать процесс и таким образом уменьшить влияние на него человеческого фактора.
— Как шел процесс выбора, внедрения и запуска системы?
После проведения оценки предложений на рынке по оптимизации процесса решили рассмотреть следующие варианты программ: Docsvision, Directum, Битрикс и 1С:Документооборот.
Интеграторам озвучивались цели и задачи, после чего проходила демонстрация возможностей и обсуждались ориентировочные бюджеты. При этом компания СофтБаланс единственная из интеграторов подошла к процессу демонстрации максимально подготовленной: было видно, что они услышали нас и постарались продемонстрировать те возможности программы, которые были нам нужны. В 1С:Документооборот были смоделированы и продемонстрированы процессы, близкие к тем, что требовались нам.
Также в пользу 1С:Документооборот говорил тот факт, что предприятие использует 1С:УПП и ряд других продуктов 1С, следовательно, нашим техническим специалистам будет проще обслуживать программы на базе одной платформы. Кроме того, логика процессов и интерфейс похожи, что упростит пользователям адаптацию к работе в новой системе.
После выбора СофтБаланс в качестве партнера для реализации проекта план действий был следующим: описание всех процессов и настроек в виде технического задания, затем – реализация технического задания на заводах по очереди. По функционалу решили, что нам необходимы процессы согласования договоров, регистрация и учет входящей и исходящей корреспонденции, а также регистрация и учет доверенностей.
Внедрение начали летом 2021 года с Управляющей компании и одного из заводов в Санкт-Петербурге. После наладки системы и отработки программы летом 2022 года подключили второй завод в Петербурге. В течение 2023 года подключили уже пять заводов – в Ярославле, Климовске (Московская область), Туле и еще два завода в Санкт-Петербурге. За 2024 год подключили остальные семь заводов: три в Московской области, Нижнем Новгороде, Казани, Краснодаре и Зернограде (Ростовская область).
С внедрением помогал наш внутренний отдел поддержки 1С, а также инициативные сотрудники на заводах. Сначала мы узким кругом тестировали то, что для нас подготовил СофтБаланс, совместными усилиями вносили правки, донастраивали систему, после – переходили к обучению пользователей. В зависимости от размера завода и его удаленности выбирали способ обучения: очно или онлайн, одно обучение для всех или несколько по отделам.
Как видно из хронологии, сначала мы подключали к 1С:Документообороту один-два завода в год, а в последующие годы – уже по пять-семь. Это объясняется тем, что многие процессы обкатались и ошибки были исправлены. Масштабировать результат оказалось проще, чем развивать его с нуля.
— Были ли трудности, как их преодолевали? Насколько быстро сотрудники освоились в системе?
Конечно, при реализации проекта трудности были. Не все, что прописали в техническом задании, работало на практике, а какие-то ситуации до внедрения даже не рассматривали. К тому же проект предусматривал постоянную коммуникацию с коллегами: рассказать, показать, объяснить, попросить, убедить и т.п.
Как показала практика, коллеги осваивали систему достаточно быстро, особенно если начинали работать в ней регулярно. Однако были и обратные примеры, некоторые сотрудники по каким-то своим причинам не хотели работать в новой системе, осваивать ее, а некоторые - выходили за рамки инструкций и неосознанно меняли настройки процессов.
Также важно отметить, что 1С: Документооборот, являясь инструментом, будет давать результат если им пользоваться и пользоваться правильно. В системе обрабатываются только те документы, которые туда заведет человек. Таким образом, в процессе внедрения необходимо помнить об этом и учитывать в работе.
— Пришлось ли увеличивать штат специалистов 1С, чтобы организовать поддержку 1С:Документооборот? Были ли какие-то дополнительные расходы, которые не удалось учесть на старте проекта?
Поддержкой системы 1С у нас занимаются 4 человека. До внедрения они сопровождали 1С:УПП, 1С:Бухгалтерию и 1С:ЗУП. Сейчас к этим системам добавился 1С:Документооборот, но глобально на количестве задач это не сказалось, поэтому и штат специалистов увеличивать мы не планируем.
Новые серверы для 1С:Документооборот тоже не потребовались. Единственное, наверное, о чем стоит помнить – количество лицензий, поскольку оно напрямую зависит от количества пользователей, а в 1С:Документооборот их может быть много.
— Что бы вы сделали иначе, если бы начинали проект заново?
Первое, что я бы сделал, быстрее сформировал проектную команду, команду единомышленников. Развивать проект в одиночку очень тяжело. Я пришел к этому не сразу, наверное, на второй год внедрения, когда начал находить заинтересованных сотрудников на заводах, вовлекать их в проект, обучать, чтобы уже они обучали на местах.
Это сильно упростило мне работу и ускорило процесс: я перестал ездить на заводы самостоятельно, обучение практически полностью перешло в онлайн.
Команда нужна еще и для того, чтобы под другим углом посмотреть на процессы и процедуры, которые будут отражаться в системе. Коллеги могут предложить оптимизировать какие-то моменты, добавить новые виды или свойства документов, задействовать людей, которых изначально задействовать вы не планировали.
Второе – фиксация ошибок. На старте внедрения я этим пренебрегал, из-за чего некоторые проблемы возникали из раза в раз. Мне приходилось поднимать переписки, вспоминать, как мы эту проблему решали.
Сейчас я бы сразу же создал что-то вроде "Дефектной ведомости", где фиксировались бы изменения, внесенные в систему, результаты этих изменений, а также ошибки (если они возникали) и способы устранения этих ошибок.
— Общие итоги автоматизации: какие процессы автоматизированы, какие подразделения работают в 1С:Документооборот, сколько примерно пользователей на данный момент?
На текущий момент в 1С:Документооборот работают 363 пользователя. Подключены все заводы и работают все отделы, которые инициируют заключение договоров либо участвуют в их согласовании.
В 1С:Документооборот мы перевели следующие процессы: согласование договоров, учет корреспонденции, локальных актов и доверенностей. В настоящее время добавляем к процессу согласования договоров проверку контрагентов. Также экспериментировали с процессом согласования локальных актов, постановкой и контролем задач.
— В чем проявляется эффект от использования системы электронного документооборота для бизнеса?
Главная идея была в том, чтобы сделать процессы работы с документами шаблонными, видимыми и понятными. И если пользователь подгружает документ или участвует в каком-то процессе, то система это отслеживает, что позволяет автоматически контролировать сроки и статус выполнения задачи.
Основной эффект – процесс согласования договоров стал прозрачным (видимым). В любой момент можно понять, на каком этапе находится тот или иной договор.
Кроме того, все документы находятся в одном месте, это ускоряет их поиск, позволяет вести статистику и упрощает составление отчетности.