Если команде сложно и некомфортно работать в таск-трекере, задачи начинают регулярно «застревать» без очевидных причин. В результате менеджеры и исполнители тратят лишнее время на постановку, уточнение и перемещение задач, уходят в другие каналы коммуникации — и в итоге цикл выполнения поручений растягивается, а сроки по ключевым проектам сдвигаются.
Команда по продаже авиабилетов Superkassa столкнулась с такой ситуацией и за одну неделю полностью переехала из ClickUp в российскую систему Kaiten. После перехода продуктивность команды заметно выросла, а количество задержек по задачам сократилось в два раза.
В этой статье Вадим Фридман, менеджер проектов Superkassa, делится опытом, как команда выстроила работу в канбан-системе и использует Kaiten для более эффективного управления задачами.
Устаревшее и неудобное: Waterfall в ClickUp
В компании Superkassa работает несколько подразделений:
- дизайн;
- техническая поддержка пользователей;
- стейкхолдеры как источник задач для разных отделов;
- управление проектами и другие.
До начала 2024 года команда использовала методологию Waterfall в рамках ClickUp — сервиса, где основной рабочей областью являются канбан-доски. Однако платформа не позволяла выстроить гибкие процессы из-за ограниченного набора функций. Например, в ClickUp отсутствует полноценный учет рабочего времени, что затрудняет расчёт премий и аналитику трудозатрат.
Дополнительным фактором для перехода стало прекращение работы ClickUp в России и сложности с оплатой подписки. К 2024 году стало очевидно: команде нужно менять систему управления проектами и параллельно пересматривать процессы, чтобы сделать их более эффективными.
Сравнение инструментов и выбор самого понятного решения
Superkassa стремилась подобрать такой инструмент, который визуально напоминал бы ClickUp — чтобы команде было проще адаптироваться — но при этом имел более широкий функционал.
Для поиска подходящей платформы использовали статьи на Habr, отзывы пользователей и рекомендации нейросетей. В финальный список вариантов вошли три системы: Meteor, Redmine и Kaiten.
Почему отказались от Meteor и Redmine
Тестирование Meteor заняло около месяца. За это время команда выявила два ключевых недостатка:
- заметные «тормоза» при большом количестве задач на доске;
- ошибки в синхронизации данных между карточками.
Redmine также не подошёл. По отзывам сотрудников, интерфейс показался устаревшим и неудобным, а обновления системы приходилось устанавливать вручную. Решение отказаться от Redmine приняли практически сразу.
Почему выбор пал на Kaiten
Как только команда начала ставить задачи в Kaiten, стало очевидно — это именно тот инструмент, который искала Superkassa. Его преимуществами стали:
- канбан-доски в центре экосистемы, что делает интерфейс близким и знакомым после ClickUp;
- удобное перетаскивание карточек между колонками, назначение участников и установка сроков;
- быстрое редактирование карточек без «подвисаний» и задержек;
- простая настройка автоматизации процессов;
- автоматический импорт данных из ClickUp.
Тестирование на бесплатном тарифе
Изучение Kaiten началось с бесплатного тарифа, который уже включал весь необходимый функционал:
- пространства и рабочие области;
- неограниченное количество карточек;
- канбан-доски с разными типами и количеством колонок;
- чек-листы;
- назначение ответственных;
- установка дедлайнов.
Тестирование длилось месяц. Несколько сотрудников дублировали задачи из ClickUp в Kaiten, чтобы сравнить скорость работы, удобство и визуальную схожесть систем.
Неделя на перенос данных и создание инструкции
Когда команда убедилась, что готова полностью перейти на Kaiten, Superkassa оформила платный тариф и воспользовалась встроенным приложением для быстрого переноса данных из зарубежных систем. С помощью инструмента Convertinator процессы удалось импортировать всего за несколько кликов.
Во время миграции возникли сложности — часть задач была загружена некорректно. Однако команда поддержки Kaiten оперативно подключилась и помогла перенести оставшиеся данные без потерь.
В результате всего за 7 дней система была полностью готова к работе. К концу 2024 года все подразделения Superkassa перешли на использование Kaiten в ежедневных процессах.
Чтобы сотрудники быстрее адаптировались, агентство подготовило собственную инструкцию по работе в системе — на основе материалов из Базы знаний и блога Kaiten.
Разработка пространств и автоматизация для каждого отдела
С конца прошлого года вся команда Superkassa ведёт работу в Kaiten. Стейкхолдеры создают задачи в отдельном пространстве и назначают ответственных руководителей. Менеджеры проектов распределяют карточки по десяти командам — у каждой команды своё собственное пространство.
Структура досок IT-отдела
Пространство девелоперов разделено на три основные направления:
- Backend-разработка;
- Frontend;
- тестирование (QA).
Карточки с полной информацией о задаче проходят стандартные этапы разработки — от бэклога до релиза.
Автоматизация процессов в разработке
Чтобы сократить время на ручные действия и снизить количество ошибок, команда использует автоматизацию в Kaiten. Например, разработчик при создании задачи отмечает карточку меткой «Тест нужен» или «Тест не нужен».
- Если стоит метка «Тест нужен», карточка автоматически перемещается из колонки Code Review в колонку тестирования.
- Если выбрана метка «Тест не нужен», карточка сразу отправляется в колонку релиза.
Благодаря этому девелоперы и тимлиды не тратят время на отслеживание маршрута задачи — система делает всё сама.
Планёрки и контроль статусов
На планёрках команда использует Kaiten для оперативного мониторинга статусов задач: что запланировано, что находится в работе, а что уже выполнено. Чтобы быстрее ориентироваться в большом объёме информации, Superkassa применяет табличное отображение пространства — оно позволяет видеть больше данных и удобнее управлять потоками задач.
Учёт рабочего времени, аналитика трудозатрат и интеграция с Excel
Для контроля загрузки сотрудников Superkassa использует модуль «Учёт рабочего времени». Он помогает не только фиксировать фактические часы, но и прогнозировать сроки выполнения задач, анализировать трудозатраты и рассчитывать премии для команд.
Ранее в ClickUp руководителям приходилось вручную сопоставлять фактическое рабочее время с тем, что сотрудники вписывали в систему. Это усложняло процесс премирования и увеличивало риск ошибок.
Автоматизация расчёта бонусов через Excel
Чтобы ускорить и упростить расчёт премий, Superkassa настроила интеграцию Kaiten с Excel. Настройку сделали самостоятельно — без участия разработчиков и технической поддержки.
Теперь премии рассчитываются в автоматическом режиме на основе данных, которые выгружаются из Kaiten:
- приоритет задачи;
- объём работы;
- сроки и фактические даты выполнения;
- затраченное время;
- дополнительные метрики.
Все данные передаются в Excel в корректном формате, а таблица автоматически считает бонусы по установленным формулам. Это помогает исключить ручную работу, ускорить расчёты и сделать систему премирования более прозрачной.
Переход от Waterfall к Scrum
Опираясь на фидбэк команд и опыт разных департаментов, Superkassa начала постепенно внедрять Scrum в свои рабочие процессы. В этом помогает модуль «Scrum» в Kaiten, где сотрудники могут работать по спринтам, оценивать задачи в Story Points и быстро собирать аналитику по выполненной работе.
Благодаря переходу на Scrum команде уже удалось заметно сократить время простоя и снизить количество потерянных задач в рабочем потоке. Процессы стали быстрее, а движение карточек — более прозрачным для всех участников.
Результаты внедрения Kaiten спустя 6 месяцев
Главным достижением Superkassa после полугода работы в Kaiten стало значительное сокращение времени выполнения задач. Благодаря более прозрачным процессам, автоматизации и гибкой структуре досок команда стала работать быстрее и эффективнее.
За этот период у сотрудников периодически возникали небольшие технические вопросы, однако служба поддержки Kaiten оперативно решала их в течение нескольких часов. Это позволило команде не останавливать процессы и сразу внедрять улучшения без пауз в работе.
Superkassa продолжает изучать функциональность платформы и работает над дальнейшим сокращением времени цикла задач — сочетание прозрачной методологии и удобного инструмента помогает команде развиваться и оптимизировать свои процессы.