Агентство Rassvet.digital занимается PR для крупных брендов и технологичных компаний. Клиенты приходят из разных отраслей, поэтому для каждого проекта формируются свои задачи, цели и сроки. Где-то требуется масштабная коммуникационная кампания с участием множества подрядчиков, а где-то команда оперативно подключается к актуальному инфоповоду и быстро реализует точечные активности.
Совместно с Анной Кольмиллер, CEO Rassvet.digital, мы разобрали ключевые принципы управления проектами, на которые опирается команда. Эти подходы позволяют агентству сохранять высокую скорость, справляться с изменчивыми условиями, соблюдать дедлайны, избегать перегрузок и минимизировать количество уточнений в процессе работы.
Записывайте задачу сразу
Задача не считается существующей, пока она не зафиксирована на доске. Если руководитель озвучил поручение устно, — это еще не задача. Один сотрудник может забыть, другой понять неправильно, третий услышать лишь часть информации. В результате работа либо не будет выполнена, либо получится не такой, как ожидалось.
Чтобы сохранить суть договоренности, важно фиксировать задачу и собирать в карточке всю необходимую информацию. Это становится «точкой отсчета»: моментом, когда понятно, что нужно сделать, зачем и кто отвечает за выполнение.
Оптимально закреплять задачи в таск-трекере. Команда использует Kaiten — инструмент на основе канбан-досок, которые легко адаптировать под свои процессы. Каждая колонка на доске соответствует определённому этапу работы.
Обычно на нашей доске есть следующие колонки:
- Backlog. Здесь хранятся все задачи, которые предстоит выполнить, а также идеи и запросы, обсуждаемые с клиентом. Так ничего не теряется.
- To Do (this week). Рабочая зона на текущую неделю. Каждую неделю команда обновляет список задач и согласовывает его с клиентом. К концу недели колонка должна быть пустой.
- Doing. Задачи, которые находятся в работе, а также карточки, требующие доработки или согласования.
- Done [текущий месяц]. Колонка с выполненными задачами. Затем данные из неё используют для отчётов и анализа.
- Ideas. Предложения и мысли, которые ещё не оформлены в конкретные задачи, но могут пригодиться в будущем.
- Other. Полезные документы и ссылки — например, PR-планы или контент-календари, чтобы быстро находить нужные материалы.
Доска обновляется ежедневно: новые задачи перемещаются в Doing, завершенные — в Done. При необходимости информация в карточках уточняется и дополняется.
Все новые данные сразу фиксируют в карточке, например:
- обсуждения из чатов;
- запросы или предложения от клиента;
- идеи сотрудников.
Если в течение недели появляется срочная задача, для неё создают отдельную карточку и добавляют в текущий спринт.
Разбивайте задачи на части
Крупные задачи часто пугают и вызывают сопротивление: кажется, что справиться с ними невозможно, поэтому работа постоянно откладывается. Основная проблема больших формулировок в том, что команда не видит опорных точек и вместо выполнения задачи уходит в прокрастинацию.
Чтобы избежать этого, делите объемные задачи на небольшие и понятные шаги. На выполнение каждого шага должно уходить не больше 12 часов — так работа будет двигаться равномерно, без провисаний.
Например, вместо одной большой карточки «Написать статью» лучше создать несколько отдельных: «Подготовить вопросы для спикера», затем «Провести интервью», позже «Сверстать текст» и так далее. Такой подход помогает команде видеть прогресс и всегда понимать, на каком этапе находится проект.
Однако важно не перегнуть палку: слишком дробные микрозадачи демотивируют количеством карточек и усложняют контроль выполнения. Если мелких шагов действительно много, лучше оформить их в виде чек-листа внутри одной карточки — так доска останется визуально понятной, а структура задачи будет логичной.
Прозрачность как важный ориентир
Для эффективной работы важно, чтобы и клиент, и команда чётко видели:
- что происходит прямо сейчас;
- как продвигается работа;
- на каком этапе находится проект;
- куда направлены усилия сотрудников.
Создавайте чёткое и понятное описание
Правильная постановка задачи — это отдельный навык. Если описание в карточке размытое или неполное, это неизбежно приводит к путанице и результатам, которые не соответствуют ожиданиям. В агентстве Rassvet.digital большое внимание уделяют формированию таких описаний, при которых исполнителю не приходится тратить время на уточнения и последующие доработки.
Чтобы задача была оформлена корректно, команда использует специальный чек-лист.
Что должно быть в чётком описании задачи
- Цель. Нужно пояснить, зачем выполняется задача и какой результат нужен в итоге. Например, в карточке на написание статьи важно уточнить её назначение: привлечь кандидатов, заинтересовать инвесторов или повысить лояльность клиентов.
- Контекст. Исполнителю важно предоставить все материалы, необходимые для точного выполнения задачи. Для карточки с иллюстрациями можно добавить текстовое описание, визуальные референсы или примеры похожих публикаций.
- Содержание задачи. Формулировка должна быть максимально конкретной. Например: «Подготовить новость для CNews объёмом до 3500 знаков. Описать обновление продукта и изменения на рынке».
- Технические требования. Нужно указать параметры итогового файла: размер, формат, вес, количество вариантов. Например: «Макет баннера в JPG, размер 1200×600 пикселей».
- Сроки. В карточке обязательно указывается выполнимый дедлайн и промежуточные точки контроля — чекпоинты, к которым часть работы должна быть готова.
Даже если задача оформлена правильно и подробно, её необходимо проговорить с исполнителем лично. После объяснения стоит спросить, что осталось непонятным, или попросить сотрудника пересказать суть задачи своими словами. Это помогает убедиться, что все детали поняты верно. Часто именно при пересказе выясняется, что сотрудник трактует задачу иначе — лучше уточнить это заранее, чем переделывать работу позже.
Расставляйте приоритеты
У PR-менеджера в любой момент могут появиться срочные задачи — из-за новостей, комментариев или запроса от клиента. Поэтому важно уметь быстро перестраивать приоритеты так, чтобы не упустить другие важные направления работы. Это проще, если сотрудник чётко представляет, сколько времени займёт задача, насколько она значима и насколько срочно её нужно выполнить.
Что влияет на приоритет задачи
- Значимость. Это степень влияния задачи на цели компании. Чем больше её вклад в результат, тем выше приоритет. Также важно понимать, является ли задача автономной или входит в цепочку, где задержка влияет на других сотрудников.
- Срочность. Если задача привязана к инфоповоду или внешнему дедлайну, её нужно ставить в работу первой.
- Соотношение усилий и пользы. Простая, но значимая задача должна идти выше в списке. А большие по объёму, но малозначимые карточки можно отложить.
Рассмотрим пример. Если сотруднику нужно написать комментарий для издания, это автономная задача — её сроки не влияют на работу коллег. Но если речь о тексте для лендинга, то это звено в цепочке: после копирайтера подключается дизайнер, затем верстальщик. Одно небольшое смещение здесь может нарушить сроки всего проекта. Поэтому важно отслеживать ключевые дедлайны и не переносить их без необходимости.
Со временем команда учится точнее оценивать, сколько ресурсов — временных, интеллектуальных, финансовых — уйдёт на конкретную задачу. Это помогает выстраивать рабочий процесс эффективнее.
Важно. Иногда стоит честно признать: есть задачи, которые можно не выполнять вовсе. Это освобождает время и силы для того, что действительно влияет на результат.
Смотрите на общую картину
Менеджеру важно видеть не отдельные задачи, а весь процесс целиком. Проект — это не только старт и финал, он состоит из множества этапов, которые требуют контроля. Если не зафиксировать ключевые точки на доске, задачи могут растянуться и потерять чёткую структуру, а менеджер — контроль над процессом.
Новички часто фиксируют только начало и конец работы, но не следят за этапами, которые находятся между этими точками. Из-за этого возникает путаница, сдвигаются сроки, а команда теряет ориентиры.
Как избежать хаоса в проекте
- Определите промежуточные этапы проекта заранее.
- Зафиксируйте, что должно быть выполнено перед переходом к следующему шагу.
- Следите за выполнением задач между ключевыми точками — именно они определяют стабильный прогресс.
Опытные менеджеры часто делают это интуитивно. Но если проект новый или кажется сложным, полезно использовать подход «от обратного»: двигаться мысленно от финала к началу и отмечать все важные этапы.
Пример
Если мероприятие назначено на 20 июля, план может выглядеть так:
- 5 июля — выбрана и забронирована площадка, оплачены подрядчики;
- 25 июня — открыта регистрация участников;
- 20 июня — готовы макеты и контент.
Если какой-либо этап не выполнен вовремя, придётся либо переносить мероприятие, либо сокращать часть работ. Поэтому важно видеть проект как последовательность взаимосвязанных задач — так команда не теряет контроль и работает предсказуемо.
Говорите об ошибках сразу
Ошибки случаются у всех — можно потерять задачу, перепутать детали или выполнить работу иначе, чем ожидалось. Главное — не замалчивать проблему, а понять, что пошло не так, найти причину и извлечь урок. Любая ошибка способна улучшить процесс, если разбираться в ней, а не бояться или игнорировать.
Одна из частых причин сбоев — путаница между «делать» и «сделать». Пока задача находится в колонке «В работе», результата нет. Иногда карточка «застревает» из-за перегрузки сотрудника или долгой проверки. Бывает и так, что люди берут на себя слишком много и физически не успевают выполнить взятое.
Чтобы избежать подобных ситуаций, в агентстве Rassvet.digital работа разбивается на недельные циклы. Команда планирует спринт в понедельник, а в пятницу анализирует, что удалось выполнить. Также ежедневно проходят короткие стендапы утром и вечером — это помогает держать процессы под контролем и быстро замечать первые признаки проблем.
Одно из ключевых правил агентства — не ждать и не молчать, если что-то идёт не по плану. Чем раньше озвучить проблему, тем больше шансов её исправить вовремя, избежать выгорания и предупредить конфликты в команде.
Вместо итога
Kaiten — универсальный инструмент, который помогает команде организовывать процессы, повышать прозрачность и не упускать даже самые срочные задачи. Даже если подходы к работе будут меняться, сервис останется надёжной основой для управления проектами.