Своим опытом использования платформы Kaiten поделился Андрей Жикин — директор по IT в «Удоканской меди».
Автоматизация процессов в крупном производственном предприятии — задача непростая. Однако сложность не делает её невозможной, особенно если выбрать подходящий инструмент. Так решили в компании «Удоканская медь», где трудятся более 4500 сотрудников. IT-отдел внедрил Kaiten для управления проектами и задачами.
Результат: процессы стали прозрачнее, сроки — легче контролировать, а эффективность команды растёт благодаря постоянным улучшениям.
О том, как ранее были устроены рабочие процессы и какие возможности Kaiten принёс в компанию — далее в статье.
Почему «Удоканская медь» начала оптимизировать бизнес-процессы
Удокан — крупнейшее медное месторождение России, расположенное в Забайкалье. Его открыли ещё в середине XX века, однако разработка долгое время была невозможна из-за сложного состава руды и экстремальных природных условий: вечной мерзлоты, высокогорья и отсутствия инфраструктуры.
В 2008 году месторождение взяла в работу компания «Удоканская медь» (входит в USM Group Алишера Усманова). Для старта потребовались современные технологии и масштабные инвестиции, которые позволили в 2023 году запустить добычу и переработку меди.
В сентябре 2023 года на ВЭФ состоялся запуск обогатительной фабрики. Компания получила первый концентрат — продукт переработки руды, который в дальнейшем используется для производства медных изделий в электротехнике, транспорте, медицине и других сферах.
Сегодня «Удоканская медь» активно растёт: только IT-команда увеличилась на 35%, а общее число сотрудников превысило 4500 человек. Это стало стимулом уделить больше внимания внутренним процессам. В таких масштабах компании важно переходить от проектного подхода к полноценной операционной модели, поэтому внедрение цифровых решений и автоматизация бизнес-процессов стали приоритетными задачами.
Как компания использовала разные инструменты и почему решила перейти на единое решение
Изначально в работе одновременно применяли несколько инструментов. Однако постепенно стало ясно, что такой подход не позволяет эффективно управлять задачами и процессами, поэтому возникла необходимость всё пересмотреть.
Kaiten уже был знаком команде: около трёх лет назад платформа появилась в компании по инициативе HR-директора. На раннем этапе её использовали скорее как электронный блокнот — фиксировали итоги встреч, в отдельных подразделениях вели учет документов. Но использование оставалось базовым: без автоматизации процессов, чётких приоритетов и полноценного планирования. Параллельно задачи вели в почте, Excel и 1С.
Единственным структурированным направлением были поручения генерального директора. Их системно заносили в Kaiten, отмечали стадии выполнения и переводили по статусам. Это давало высокую прозрачность работы.
Почему возникла необходимость в масштабных изменениях
Ситуация изменилась после запуска фабрики — прежние методы перестали быть эффективными. Понадобилась комплексная цифровая платформа, способная автоматизировать производственные и бизнес-процессы, включая задачи промышленной безопасности. Важным требованием стало объединение workflow и базы знаний в одной системе.
Компания рассматривала связку Jira + Confluence как стандартное IT-решение, но эти инструменты стали недоступны в России. Перепробовали несколько альтернатив, однако выбор остановили на Kaiten по трём причинам:
- Оптимальный баланс возможностей и простоты. Сервис легче в освоении, чем Jira, но функциональнее Trello — подходит и техническим специалистам, и новичкам.
- Гибкость настройки. Система позволяет подстроить любые workflow под процессы компании.
- Отсутствие необходимости привлекать внешних специалистов. Настройку и поддержку можно выполнять внутри команды.
Перед внедрением Андрей Жикин лично тестировал платформу 1,5 месяца — вёл в ней собственные задачи и глубоко изучал встроенные инструменты. Такой подход он рекомендует всем руководителям: практическая работа с системой лучше раскрывает её возможности, чем изучение документации.
Автоматизация работы разных отделов
Мы структурировали рабочие процессы в Kaiten по нескольким ключевым направлениям, чтобы обеспечить прозрачность задач, синхронность команд и контроль сроков.
Модернизация 1С
Это направление мы разделили на семь функциональных блоков. Для каждого создали отдельные доски с полноценным циклом задач. Такой подход позволяет быстро проверять статусы, планы и загрузку ресурсов.
Работа организована недельными спринтами: в начале недели распределяем задачи, а в конце — анализируем результаты.
Развитие документооборота
В Kaiten выстроен сквозной процесс — от проектирования бизнес-цепочки до её внедрения в 1С. Это позволяет синхронизировать работу аналитиков и IT-специалистов.
Например, если поступает запрос на создание процесса контроля договорных обязательств (сроки, этапы, исполнение), работа выглядит так:
- бизнес-аналитики проектируют схему процесса;
- IT-специалисты реализуют её в системе;
- аналитики тестируют и внедряют готовое решение.
Таким образом, задача плавно передаётся от одной команды к другой. Теперь каждая инициатива проходит полный цикл внутри одной системы: от постановки задачи бизнес-подразделением до разработки в 1С и выпуска финального решения. Это повышает целостность и прозрачность процессов.
Как Kaiten помогает координировать бизнес и IT
Kaiten стал центральным инструментом для взаимодействия между бизнес-подразделениями и IT-командой. Все новые инициативы проходят единый цикл из восьми этапов:
- Идея — аналитики получают новую инициативу в бэклоге.
- Оценка — определяются ресурсы и ориентировочные сроки.
- Конкретизация — формируется описание цели, требований и ожидаемого результата.
- Утверждение — руководство проверяет соответствие задач стратегическим целям.
- Передача в разработку — задание уходит в очередь IT-отдела.
- Техническая подготовка — разработчики делят задачу на подзадачи и прорабатывают детали.
- Реализация и тестирование — создаётся функционал, проводится проверка и доработка.
- Запуск — решение передается в эксплуатацию.
Мы стремимся исключить простои между этапами: как только аналитики завершили описание, задача сразу переходит в разработку. Это предотвращает накопление незавершённых задач и снижает риск срыва сроков.
Тестируем возможности Kaiten и оставляем только полезные инструменты
Мы активно изучаем функционал Kaiten и внедряем только те инструменты, которые реально помогают команде. Например, ранее использовали обязательные чек-листы для проверки задач перед переходом на следующий этап. Однако практика показала: они не повышают качество, а лишь увеличивают время выполнения задач. В итоге мы полностью отказались от этой функции.
Главный принцип: используем только те решения, которые упрощают работу, а не создают дополнительные сложности.
Из функционала, который стал частью ежедневной работы, особенно полезны дашборды в Kaiten. Они позволяют:
- контролировать текущие задачи;
- видеть распределение нагрузки между сотрудниками;
- определять узкие места в процессах;
- поддерживать рабочую дисциплину и прозрачность.
Помимо этого, сейчас команда активно тестирует аналитические инструменты системы, чтобы ещё точнее оценивать эффективность процессов.
Организация портфельного управления проектами
В IT-отделе объем проектов значительно превышает количество исполнителей. Поэтому изначальный план перенести все задачи в Kaiten оказался нереализуемым — задач было слишком много, и команда не располагала достаточными ресурсами для полного переноса.
Вместо этого мы создали систему портфельного управления, в которой отслеживаем только ключевые инициативы. Все проекты разделили на три потока:
- ERP — HR-системы и вспомогательные сервисы, не связанные с производством;
- Производственные решения — проекты, влияющие на основной технологический процесс;
- Внутренние IT-разработки — инструменты и сервисы, которые создаются для нужд IT-команды или всей компании.
Для каждого направления в Kaiten была создана отдельная доска, где каждая карточка представляет собой отдельный проект. Такой подход позволяет быстро понимать статус инициативы и видеть общую картину. Мелкие задачи могут оставаться в других системах — главное, чтобы ключевые проекты находились под контролем.
Для всех сотрудников разработаны понятные правила: что именно считать проектом, как инициировать его запуск. После завершения тестового периода эти нормы планируется оформить в официальный регламент.
Портфель проектов регулярно анализируется: мы оцениваем экономический эффект, необходимые инвестиции и закрываем те инициативы, которые не показывают достаточной эффективности.
Приоритизация проектов
Все инициативы разделены между двумя потоками — IT и бизнес — и дополнительно помечаются по уровню важности:
- Приоритет 1 — обязательные задачи со строгими сроками и повышенным уровнем контроля;
- Приоритет 2 — фоновые задачи с гибкими сроками, но важные для развития компании.
Еженедельные планерки и контроль прогресса
Каждую неделю проводим планерки, в ходе которых фиксируем результаты в карточках «Итоги недели». Сотрудники указывают выполненные задачи и планы на следующую неделю. Это позволяет видеть прогресс, выявлять сложности и находить решения своевременно.
С Kaiten команда стала работать вдвое эффективнее — и мы продолжаем развиваться
Kaiten помог навести порядок в работе IT-отдела. На планерках невыполненные задачи видны всем — это повышает осознанность и стимулирует сотрудников закрывать задачи быстрее. Статистика внутри системы показывает реальную загрузку каждого члена команды и помогает распределять работу с учётом ресурсов — что особенно важно в условиях роста компании.
Теперь вместе с руководителями я вижу конкретные цифры: сколько задач выполнено, какие результаты получены и какой объём работ команда способна выполнять. Это позволяет точнее планировать и вовремя замечать, когда сотрудники переключаются на второстепенные задачи, не влияющие на ключевые показатели.
Эффективность выросла в два раза. После внедрения процессов комитетов по 1С и перевода системного планирования в Kaiten производительность заметно увеличилась — статистика внутри платформы это подтверждает. Теперь у нас есть данные, на основе которых можно продолжать улучшать показатели.
Планы по дальнейшему развитию работы в Kaiten
Мы создали фундамент, но впереди ещё много улучшений. Сейчас работаем в нескольких направлениях:
- Детализация отчетности. Планируем настроить API-интеграцию для автоматической передачи данных в Kaiten, чтобы получать более точную аналитику по загрузке сотрудников. Текущих инструментов пока недостаточно, но проблему решаем с техподдержкой.
- Упрощение работы с портфелем проектов. Добавим диаграммы Ганта и ресурсное планирование, чтобы оптимально распределять задачи и исключать простои.
- Переход к сквозному планированию. Перестраиваем подход к задачам 1С: вместо еженедельных спринтов введём планирование на весь цикл проекта. Количество задач может уменьшиться, но их ценность для бизнеса возрастёт.
- Полный переход 1С-задач в Kaiten. Сейчас требования сначала появляются в 1С:ITILIUM и только затем попадают в Kaiten. Планируем подключить заказчиков через сервисный портал, чтобы заявки сразу создавались в таск-трекере.
- Создание единой базы знаний. Документацию, инструкции и архитектурные материалы будем постепенно переносить в Kaiten.
При организации командной работы важно соблюдать основной принцип: сначала выстраиваем процесс, затем адаптируем его под инструмент. В нашем случае Kaiten подтвердил свою эффективность — и мы продолжим развивать практику его использования.
Kaiten — единая система для управления задачами, проектами и командой
Kaiten используют для организации работы команд любого масштаба. В системе можно визуализировать процессы, детализировать задачи, анализировать эффективность как отдельных сотрудников, так и всей команды. Благодаря этому руководители снижают трудозатраты и планируют сроки выполнения работ на основе реальных данных, а не предположений.