Рассказывает Октябрьина Айсулуу, ОАО «Бакай Банк»
О компании
25 лет на рынке. Один из крупнейших банков Кыргызстана
2500+ сотрудников. Профессиональная команда специалистов
20 филиалов и 72 касс. Развитая сеть по всей республике
Инновационный лидер. Передовые цифровые решения в банковском секторе
С чем столкнулись
Информационная разобщенность и ограниченная коммуникация
Сотрудники филиалов не знали своих коллег
Контакты приходилось долго искать во внутренних документах, которые не всегда оказывались актуальными
Информирование происходило только с помощью еmail-рассылок, важная информация терялась в потоке писем
Обратная связь отсутствовала
Перегрузка HR-департамента
80% рабочего времени HR-специалисты тратили на составление отчетов и обработку запросов
Сотрудники звонили в HR-департамент по всем возникающим вопросам: найти чей-то контакт, уточнить, как корректно оформить документы, узнать остатки дней отпуска и даты запланированных отпусков и так далее
Неэффективное обучение
Проводились только очные тренинги в головном офисе, сотрудники из удаленных филиалов тратили до 2 дней на дорогу для прохождения обязательных программ
Высокая текучесть кадров
46% сотрудников покидали компанию ежегодно
25% не проходили испытательный срок из-за сложностей адаптации и отсутствия необходимой информации
Задачи
Создать общую цифровую среду для всех сотрудников
Автоматизировать HR-функции — рекрутинг, адаптацию, обучение и оценку
Повысить вовлеченность и лояльность сотрудников, сформировать ощущение принадлежности компании
Удерживать таланты
Сократить текучесть
Снизить нагрузку на HR-департамент, связанную с ручной обработкой входящих запросов, сократить время на рутинные задачи
Решение
Нам необходимо было выстроить и автоматизировать все HR-процессы одновременно и в очень ограниченные сроки, поэтому о собственной разработке речи быть не могло. Нужно было готовое решение.
Мы выбрали Websoft HCM — там есть все модули, которые покрывают наши боли. Кроме того, преимуществами для нас стали удобный интерфейс, гибкая система настройки, а также полезные дополнительные возможности, такие как геймификация например.
Что сделали
1) Установили коробочную версию.
2) Произвели интеграцию с нашей кадровой системой.
3) Обеспечили первичную настройку пользовательских ролей и прав доступа.
4) Внедрили типовые процессы:
- Личный кабинет сотрудника и кабинет руководителя
- Подбор персонала
- Адаптация сотрудников
- Обучение и развитие
- Learning Experience Platform (LXP)
- КРІ и управление эффективностью персонала
- Геймификация и корпоративная валюта
- Оценка 360°
Каждый процесс запускался в масштабе компании только после завершения доработок, настройки и внутреннего тестирования.
5) Кастомизировали систему под наши процессы с помощью расширенной поддержки Websoft:
- В личном кабинете сотрудника сделали блок отпусков, в котором отображаются остатки дней отпуска, график отпусков и ближайшие даты, документооборот по заявке на отсутствие, статусы заявок
- Настроили дизайн — внесли изменения в визуальное отображение страниц, улучшили структуру с точки зрения удобства пользователя
6) Создали контент и наполняли портал по мере внедрения модулей
Как все работает
Кабинет сотрудника
Здесь каждый сотрудник видит свои задачи (руководитель из своего кабинета может поставить задачи, и сотрудник их увидит), обучение, которое необходимо пройти, тесты, которые необходимо сдать, всю историю работы в банке (передвижения, приказы).
В личном кабинете отображаются накопленные дни отпуска, даты ближайшего отпуска. Здесь же можно подать заявку на отпуск.
Если сотрудник проходил оценку, то результаты тоже будут в личном кабинете.
Сотрудники знают, где найти нужную информацию, это и для них очень удобно, и количество запросов в HR-департамент сильно сократилось.
Кабинет руководителя
Руководитель видит карточки по всем своим подчиненным, может оперативно отслеживать адаптацию новых сотрудников, их показатели эффективности, текучесть по своему подразделению, данные по кадровому резерву.
Сервисы самообслуживания
Большинство доступных в коробочном решении сервисов самообслуживания мы уже распаковали и внедрили для сотрудников. Для нас очень важно взамен привычки звонить в HR сформировать культуру самостоятельного поиска и получения нужной информации. Сервисы Websoft HCM отлично помогают в решении этой задачи.
Главная страница
Что здесь разместили:
- ценности компании
- новости
- дни рождения сотрудников
- карточки новичков
- вакансии
- обучение — каталог электронных курсов, карточки корпоративных тренеров, информация по провайдерам обучения
- адресную книгу, в которой отражаются актуальные статусы сотрудников (работает, в отпуске, на больничном)
Про магазин призов
Это очень интересная для нас тема, мы сейчас активно ее развиваем:
- Выделили бюджет и закупили ценные призы — продукты Apple, роботы-пылесосы, PlayStation 5 и так далее
- Помимо этого у нас есть свой крутой фирменный мерч
- Плюс купили книги — и бизнес-литературу, и художественную
В нашем магазине призов около 500 наименований. И теперь для любых активностей, которые проводим (обучение, мероприятия по адаптации, хорошие результаты оценки, внешние мероприятия, например субботники, и так далее), мы начисляем баллы, и сотрудники за эти заработанные баллы могут получить интересные для них призы. Таким образом, мы поддерживаем мотивацию сотрудников участвовать в жизни компании, повышаем вовлеченность и чувство принадлежности.
Ресурсы
Команда HR Банка — 3 человека, которые ставили задачи, тестировали выполнение, проводили переговоры.
Учебный центр Банка — занимается созданием электронных курсов. Кроме того, мы покупаем дополнительно готовые курсы.
Специалисты Websoft — команда внедрения и служба расширенной поддержки.
Результаты
- За 12 месяцев после внедрения портала текучесть снизилась с 46 до 36%.
- Текучесть на испытательном сроке раньше составляла 25%, а теперь снизилась до 8%. Это результат, которым мы гордимся, так как он стал возможен во многом благодаря автоматизации адаптации и доступности информации на портале.
- Доля дистанционного обучения — 75% всего обучения банка.
- По результатам опроса осведомленность сотрудников и их удовлетворенность доступностью информации — 90%. Сотрудники пользуются порталом и удовлетворены тем, что мы внедрили.
Websoft HCM создает информационное поле, которое вовлекает всю компанию, и позволяет автоматизировать любые HR-процессы в короткий срок.
Отзывы пользователей