Уходящий 2025 год отметился на рынке систем электронного документооборота (СЭД/ЕСМ) двумя заметными трендами.
Во-первых, многие крупные компании поставили корпоративные ИТ-проекты на паузу.
Во-вторых, средний и крупный бизнес, не говоря уже о малом, все чаще предпочитает типовые коробочные решения кастомным доработкам под специфику своего бизнеса.
При этом «коробочный» тренд вызван не только финансовой неопределенностью на рынке и желанием сэкономить ресурсы. За последнее время бизнес оценил преимущества типовых коробочных решений, которые шлифуются от версии к версии, внедряются все быстрее, решают проблемы клиентов все эффективнее.
Острые углы кастомизации
Для начала вспомним о недостатках многих кастомных проектов, не свойственных типовым внедрениям «из коробки».
Обычно проект с доработками — это длинная цепочка шагов (обследование предприятия, разработка ТЗ и т.д.), которая растягивается на многие месяцы. При этом любая новая идея — от «улучшения» маршрута согласования до добавления небольшого поля в форму — запускает новый виток работ и еще больше раздувает бюджет.
А через полгода-год часть этих улучшений нередко теряет актуальность или вообще не используется. Ведь нередко доработки делаются не столько под реальные потребности бизнеса, сколько под привычки конкретных пользователей. И когда инициатор уходит из компании, добавленный функционал может оказаться неудобным для нового сотрудника.
Более того, многие компании, потратив немалые средства на доработки, приходят к выводу: «А ведь вначале стоило освоить типовой функционал системы! В нем, оказывается, есть почти всё, что нам было нужно. Нам бы тогда не пришло в голову заказывать многие доработки».
Еще один «острый угол»: доработки нужно не только создать, но и поддерживать. Каждое обновление СЭД требует адаптации уникального кода: анализ совместимости, перепроверка логики, исправление конфликтов с новой версией системы. На это уходят десятки часов. Если разработчик увольняется, а документация не велась, новому специалисту приходится разбираться в чужих фрагментах кода. Нередко отсутствуют и обучающие материалы по доработанному функционалу, отчего страдают пользователи.
И еще один фактор: на рынке по-прежнему острый дефицит квалифицированных разработчиков и консультантов. Собрать сильную команду для поддержки кастомизированной системы получается далеко не всегда.
Почему «СЭД из коробки» — эффективный выбор для многих компаний
Современные СЭД, такие как 1С:Документооборот, и без всяких доработок обладают мощными возможностями. А каждые 3–4 месяца разработчики 1С:Документооборота «выкатывают» очередную версию системы, еще более функциональную, быструю и надежную. Внедряют новые технологии, включая ИИ, совершенствуют интерфейсы, добавляют инструменты автоматизации и аналитики. Поэтому чем дальше, тем чаще заказчики приходят к выводу: готовый продукт способен закрыть основные задачи без сложной индивидуальной доработки.
Не стоит забывать и про масштабирование системы по мере развития бизнеса. 1С:Документооборот в типовой поставке изначально рассчитан на рост нагрузки. Он сохраняет высокую отказоустойчивость при увеличении количества пользователей и объемов обрабатываемых документов и задач. Перепроектировать систему не придется. А встроенные возможности бесшовной интеграции упрощают сквозную обработку данных в нескольких системах 1С одновременно.
Кроме того, у фирмы 1С — прозрачная и понятная политика лицензирования. Все партнеры 1С поставляют 1С:Документооборот по одной цене. Заказчику нужно лишь оценить, что именно тот или иной партнер бесплатно добавляет в «коробку».
Наконец, запуск и освоение типового функционала 1С:Документооборота проходит значительно быстрее кастомных проектов — и быстрее приносит отдачу бизнесу. Особенно если поставщик вкладывает в «коробку» полезные бонусы, ускоряющие и упрощающие внедрение. Подробнее об этом — в следующем разделе.
Старт в день покупки: как это возможно
Партнеры 1С наполняют коробку с 1С:Документооборотом по-разному. Одни предлагают установку системы, другие — почасовое обслуживание, третьи — отдают «чистую коробку», с которой клиенту приходится разбираться самостоятельно и т.д.
Компания 1С-КПД под завязку наполнила свой комплект поставки полезными бонусами. Фактически клиент вместе с софтом получает готовую рабочую среду и широкие возможности обучения пользователей.
Чтобы собрать этот комплект, 1С-КПД проанализировала накопленный за 16 лет опыт сотен проектов, включая наиболее распространенные схемы работы с документами в компаниях, эффективные решения различных задач, типичные рабочие привычки пользователей, часто задаваемые вопросы и т.д.
На основании этого опыта 1С-КПД разработала новую уникальную услугу «Эталонное внедрение». И бесплатно включает ее в поставку 1С:Документооборота.
В эталонное внедрение, кроме типовой установки системы, входит ее предварительная настройка, которая учитывает повседневные сценарии большинства российских компаний.
Например, специалисты 1С-КПД, перед тем как вложить 1С:Документооборот в «коробку», заранее настроили в системе маршруты согласования договоров, работу с входящими и исходящими письмами, обработку коммерческих предложений и многие другие процессы. В итоге буквально в день покупки системы заказчик может начать с ней работать.
Старт возможен сразу, а рекомендуемый нами порядок освоения системы позволяет быстрее получить от нее отдачу. Мы советуем начинать с использования самых простых в освоении и в то же время самых востребованных функциональных блоков 1С:Документооборота — встроенной корпоративной почты, управления задачами, согласования договоров. А затем, по мере надобности, брать на вооружение другие возможности системы, от учета рабочего времени до управления проектами.
Удобная стратегия освоения для пользователей — ежедневно включать в свой рабочий процесс новую функцию системы. Благо, в «коробку» от 1С-КПД вложены понятные пошаговые инструкции, позволяющие буквально за месяц уверенно освоить систему в рамках своих рабочих обязанностей.
В эталонное внедрение включены и онлайн-консультации по сложным практическим вопросам администратора и ключевых пользователей.
А если заказчик хочет научить своего сотрудника самостоятельно настраивать систему под уникальные процессы в компании — можно воспользоваться скидкой на курс-практикум по настройке 1С:Документооборота 3.0. Скидочный купон на этот курс-бестселлер также вложен в «коробку». Вместе с шаблонами приказа о вводе системы в эксплуатацию и положения об электронном документообороте.
Внедрение СЭД требует понятных правил, хорошо настроенных процессов, эффективного обучения. Именно этого чаще всего не хватает компаниям, которые начинают внедрение с нуля. Администраторы тратят недели на базовые настройки, сотрудники разбираются в интерфейсе методом проб и ошибок, а руководители пытаются укоренить единые подходы к работе с документами.
В «коробке» от 1С-КПД эта база для быстрого старта уже собрана. Преднастроенные процессы, инструкции, обучающие материалы и необходимые регламенты задают общий порядок работы с первого дня. Благодаря этому система начинает приносить пользу быстрее, а компания избегает типичных ошибок, которые обычно сопровождают запуск сложных ИТ-решений.