Изменения в Учетной политике на 2026 год: Документооборот переходит в правовое поле
Подготовка к изменениям 2026 года выходит за рамки пересмотра плана счетов и затрагивает фундаментальные процессы документооборота. Новые требования, установленные СГС «Единый план счетов» (Приказ Минфина № 121н), вносят конкретные коррективы в учетную политику, запрещая избыточное регулирование и ужесточая правила хранения документов.
Ключевое изменение №1: Исключение самостоятельно разработанных правил для электронных регистров
Одним из самых значимых нововведений является прямой запрет на дублирование нормативов в Учетной политике (УП).
Что было раньше?
Многие организации детально прописывали в УП правила формирования, подписания и хранения электронных регистров бухгалтерского учета, разрабатывая собственные регламенты.
Что требует новый стандарт?
Пункт 24 СГС «Единый план счетов» № 121н теперь централизовано устанавливает единый Порядок для этих процедур. Это означает, что Учетная политика не должна его повторять или придумывать собственные правила.
Практический шаг:
Необходимо исключить из УП все самостоятельно разработанные положения, касающиеся ведения электронных регистров. Вместо этого в УП следует сделать ссылку на действующий нормативный акт, который устанавливает единые для всех правила. Это упростит документ и избавит от необходимости постоянно актуализировать его при малейших изменениях в законодательстве.
Ключевое изменение №2: Требования к безопасному хранению бумажных документов
Если первый пункт касается цифровизации, то второй подтверждает непреходящую ценность «бумаги» и ужесточает требования к ее сохранности.
Новая обязанность:
В Учетной политике теперь необходимо закрепить меры, которые обеспечивают безопасное хранение бумажных первичных документов и защищают их от несанкционированных изменений.
Что это значит на практике?
Организация должна предусмотреть и документально отразить в УП:
— Физическую защиту: хранение в сейфах, запирающихся шкафах или специализированных архивах с ограниченным доступом.
— Регламент работы: четкий порядок выдачи и возврата документов, исключающий их утерю или подмену.
— Защиту от изменений: использование средств, фиксирующих попытки внести правки (например, прошивание, нумерация, опечатывание). Для документов, созданных в электронной форме с последующей распечаткой, должны быть предусмотрены меры, подтверждающие их аутентичность.
Как интегрировать эти изменения в Учетную политику на 2026 год?
План действий по актуализации раздела о документообороте должен быть следующим:
1. Провести аудит действующей УП. Выделить и удалить все разделы, которые дублируют установленный законом Порядок ведения электронных регистров.
2. Разработать и сформировать внутренний регламент хранения. Этот локальный документ будет детализировать меры безопасности для бумажного архива, а в УП необходимо будет сделать на него ссылку, подтвердив выполнение требований п. 24 СГС № 121н.
3. Обучить ответственных лиц. Довести новые правила до сотрудников бухгалтерии, архивариусов и материально ответственных лиц.
