Перенастроить процесс работы в крупной компании, где трудятся тысячи сотрудников и десятки подразделений, — задача непростая. Особенно когда каждая команда пользуется своим таск-трекером. Лига Ставок решилась на такой шаг и выделила три подхода, которые сделали переход к единой системе значительно проще. Делимся этим опытом.
Чтобы подразделения могли эффективно взаимодействовать и работать над совместными задачами, необходим единый таск-трекер. В идеальной ситуации компания изначально выбирает одну платформу для всех — это упрощает процессы. Но когда у каждой команды уже сложились собственные инструменты и привычки, требуется продуманный план, который позволит аккуратно мигрировать задачи в единую систему.
В Лиге Ставок каждая команда использовала разные решения для управления задачами. Это создавало фрагментацию и снижало прозрачность процессов. Поэтому было принято решение перейти на единую платформу — Kaiten, которая помогла выстроить общие цели и объединить работу подразделений.
Виталий Саушев, руководитель подразделения деливери-менеджеров, и Елена Ковалева, менеджер по продукту, делятся, почему выбор остановился на Kaiten, как проходило внедрение и как система работает сейчас.
О компании
Лига Ставок — это крупная финансово-технологическая компания федерального уровня, которая с 2008 года развивает индустрию букмекерства, поддерживает национальный спорт и формирует новую сферу спортивных развлечений. Компания стала одним из ключевых инициаторов принятия закона о целевых отчислениях и легализации букмекерской деятельности в России.
Лига Ставок активно реализует благотворительные программы, направленные на поддержку спортсменов разных поколений и развитие спортивной инфраструктуры в регионах. Сегодня филиальная сеть компании охватывает более 80 городов по всей стране.
В штате Лиги Ставок работает свыше 1800 сотрудников, распределенных по 18 продуктовым командам. Часть специалистов трудится удаленно, а часть — в региональных офисах. Для эффективной координации процессов в такой масштабной организации потребовалась единая система управления задачами.
Исходная ситуация: 13 разных таск-трекеров
Ранее каждая команда самостоятельно выбирала удобный инструмент для ведения задач. IT-подразделения в основном работали в Jira, бизнес-отделы — в Битрикс, а внутри отдельных команд активно использовались Trello, Asana и Notion.
В начале 2021 года бизнес-команда решила сменить таск-трекер, так как Битрикс перестал соответствовать требованиям компании. Нам нужно было не только формировать стратегические задачи, но и видеть пути их реализации, сопоставлять текущие задачи с целями бизнеса. Возможности Битрикса были ограничены: можно было создать лишь одну доску, а нам требовалась более гибкая и масштабируемая система.
Первым шагом стал переход на Jira, поскольку этот инструмент был знаком ряду команд. Однако в 2022 году компания Atlassian прекратила работу в России, и возникла необходимость искать новое решение.
Мы проанализировали восемь различных платформ, и наибольший интерес вызвал Kaiten. Основными критериями выбора были:
- Прозрачность процессов — наглядный прогресс задач, сроки, стратегические цели и взаимосвязи между командами.
- Эффективное управление продуктом — возможность выстраивать взаимодействие между подразделениями.
- Управление задачами — создание связей между задачами, отслеживание и распределение рабочего времени.
- Гибкость — настройка процессов силами сотрудников без участия системных администраторов.
Kaiten наиболее полно соответствовал нашим требованиям, поэтому мы приняли решение начать тестирование этой платформы.
Процесс перехода на систему Kaiten: от воркшопов до интеграции
В мае 2022 года мы запустили тестовое внедрение Kaiten, а летом перешли к активной фазе миграции. Чтобы переход прошёл плавно, на каждом этапе мы использовали разные подходы и инструменты.
Презентации для руководства
Смена привычного таск-трекера — сложный процесс, особенно для больших команд. Поэтому сначала мы искали амбассадоров, которые могли бы вдохновить своих коллег. Мы приходили в департаменты, проводили презентации возможностей Kaiten, делились обучающими материалами и видеороликами. Руководители поддерживали инициативу и направляли сотрудников на воркшопы. Эти встречи проходили в формате добровольных тимбилдингов, где участники знакомились с новой системой в неформальной атмосфере.
Воркшопы и обсуждение через STATIK
После согласия команды мы организовывали специальные встречи. Первым этапом были сессии STATIK, которые проводились в Miro. Мы анализировали рабочие процессы подразделений: цели, ключевые метрики, ежедневные задачи, а также проблемы текущих инструментов. На основе собранных ответов формировалась полная картина бизнес-процессов каждого отдела.
Следующим этапом становились практические воркшопы по работе в Kaiten. Мы обучали сотрудников создавать доски, формировать задачи и настраивать рабочие процессы в соответствии с реальными операциями команды. На основе данных из STATIK мы формировали командное рабочее пространство, помогали с настройками, доступами и структурой досок. Это позволяло сотрудникам быстро овладеть базовыми навыками администрирования и адаптироваться к системе.
Со временем STATIK и воркшопы были объединены в единый формат, посвящённый изучению возможностей платформы и построению рабочего пространства. Благодаря этому процесс стал быстрее и эффективнее: команды сразу осваивали систему, параллельно решая реальные рабочие задачи.
Обучающие материалы
Для дальнейшей самостоятельной настройки Kaiten мы подготовили подборку обучающих материалов: видеоруководства от Kaiten и собственные инструкции. Это помогало командам закреплять навыки после воркшопов.
Количество команд, использующих Kaiten, постепенно росло. Проще всего переход проходил у тех, кто работал в Trello, Notion или Битрикс. Сложнее всего — у пользователей Asana, которые были сильнее привязаны к функционалу прежней платформы. Тем не менее, значительная часть подразделений успешно перешла в новую систему.
Интеграции с Naumen и Active Directory
Для полноценной настройки процессов мы подключили необходимые интеграции — Service Desk Naumen и Active Directory.
- Naumen — система для обработки заявок сотрудников и клиентов. При создании запроса пользователь заполнял форму, а информация о том, что задача ведётся в Kaiten, отображалась непосредственно в Naumen.
- Active Directory — инструмент Microsoft для управления учётными записями и данными пользователей, который обеспечивал корректное взаимодействие сервисов.
Свыше года работы с Kaiten: улучшение прозрачности и сотрудничества
Сегодня в Kaiten работает более 70 рабочих пространств: для каждого подразделения создана отдельная среда, плюс дополнительные доски для постановки целей, визуализации и синхронизации бизнес-процессов. Есть отдельные пространства для персональных задач и даже доска с EJM, на которой отражены процессы взаимодействия компании и сотрудника в рамках карьерного пути.
Как и любой инструмент, Kaiten обладает и сильными сторонами, и определёнными ограничениями. Мы выделили ключевые моменты.
Минусы
- Недостаточно развитый инструмент для управления целями с наглядной визуализацией.
- Ограниченные возможности гибкой настройки персонального рабочего пространства.
- Недостаток информации о сотрудниках в задачах: если над задачей работает несколько подразделений, сложно понять, представитель какой команды назначен ответственным.
Плюсы
Несмотря на отмеченные минусы, преимущества платформы значительно их перевешивают. Kaiten предоставляет широкие возможности для построения понятных, прозрачных и структурированных рабочих процессов. Благодаря единой системе подразделения лучше синхронизируются между собой, повышается прозрачность, улучшается коммуникация и ускоряется выполнение задач.
Преимущества работы с Kaiten
Планирование
Благодаря отдельным стратегическим доскам для компании и департаментов мы проводим ежемесячные рабочие встречи, где обсуждаем задачи и подводим результаты. Kaiten помогает анализировать процессы команд: легко выявлять задачи, требующие приоритетного внимания, и при необходимости перераспределять ресурсы.
Гибкость
Команды используют спринтовую структуру и создают различные доски: для бэклога, текущих задач, обращений из службы поддержки и предложений от клиентов. Такой формат обеспечивает быстрый поиск задач и контроль их статуса.
Kaiten делает сотрудников независимыми в управлении проектами — то, чего не хватало в Jira. Пользователи могут за несколько минут самостоятельно настроить весь рабочий процесс. Для изучения интерфейса доступна база знаний и служба поддержки, что упрощает освоение системы в любое время.
Отчётность
В системе предусмотрены удобные инструменты по анализу времени: некоторые команды используют их для оценки загрузки специалистов и общей продуктивности. Также в Kaiten можно строить диаграммы Ганта для планирования ресурсов и сроков.
Мы довольны внедрением Kaiten
Kaiten полностью соответствует потребностям Лиги Ставок и одинаково удобен как для менеджеров, участвовавших во внедрении, так и для сотрудников. Уровень удовлетворённости пользователей составляет 7,6 балла.
Сегодня в системе активно работают уже 320 пользователей. Мы продолжаем развивать использование Kaiten и улучшать внутренние процессы. Главная задача сейчас — формирование сквозных процессов между командами. В этом направлении мы уже достигли заметных успехов, особенно в взаимодействии между маркетингом и продуктовой командой.
Теперь при планировании акции продакт-менеджер обращается к маркетологу для обсуждения деталей. Затем маркетолог создаёт задачу, которая отображается не только на его доске, но и автоматически дублируется в рабочих пространствах других отделов — коммуникаций, дизайна и других. Маркетолог выступает координатором процесса, фактически выполняя роль Service Delivery Manager и следя за выполнением всех связанных задач.
Это лишь один из примеров того, как Kaiten помогает выстроить прозрачное и удобное взаимодействие между подразделениями крупной компании.