Если вы работаете с 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП), то наверняка уже сталкивались с печатными формами. Кто-то использует их ежедневно, кто-то даже не догадывается, насколько они могут облегчить работу. А кто-то считает, что всё и так «нормально работает», и дополнительные настройки ему не нужны.
Но на самом деле печатные формы — это один из самых недооценённых инструментов в ЗУП. Они экономят время, уменьшают количество ошибок, стандартизируют процессы и делают работу удобнее и прозрачнее. Давайте разберёмся, что это такое, зачем нужны и какие варианты существуют.
Что такое печатная форма в ЗУП
Печатная форма — это документ, который формируется программой на основе данных, внесённых в тот или иной объект (документ, отчет, справочник). Проще говоря, это результат, который можно:
- распечатать;
- отправить сотруднику или руководителю;
- вложить в дело;
- приложить к заявлению или приказу;
- использовать как подтверждение расчёта или операции.
Печатная форма — это связующее звено между тем, что происходит в базе, и тем, что нужно кому-то «пощупать руками»: согласовать, подписать, показать.
Зачем делают печатные формы
Иногда управленцам кажется, что печатные формы — это исключительно «бумажная рутина». Но это не так. Они решают множество задач:
1. Формализация и подтверждение действий
Любой приказ, расчет, согласование, выписка — это документ, который должен быть оформлен корректно. Печатная форма гарантирует, что данные берутся из базы автоматически и отображаются верно.
2. Уменьшение ошибок
Когда бухгалтер или кадровик вручную набивает цифры в Word — вероятность ошибки огромна. Печатная форма устраняет человеческий фактор.
3. Экономия времени
Один раз настроенная форма позволяет получать документ в один клик. Хорошо работает для компаний, где много повторяющихся операций.
4. Удобство для сотрудников
Заявления, графики, записки — всё уже готово. Не нужно собирать данные вручную, сотрудник получает ровный понятный документ.
5. Стандартизация
Не у каждого сотрудника одинаковый уровень аккуратности. Печатные формы делают документы единообразными. Руководители и управляющие любят порядок.
Какие печатные формы бывают в ЗУП
1. Встроенные печатные формы
Это те, что уже созданы разработчиками 1С. Например:
- приказ о приеме;
- трудовой договор;
- записка-расчет;
- справки для сотрудников;
- расчетный листок;
- табель.
Они стандартные, универсальные, подходят большинству компаний.
2. Модифицированные (кастомные) печатные формы
Это когда берут стандартную печатную форму, но:
- добавляют колонку;
- убирают лишние реквизиты;
- меняют расположение полей;
- интегрируют фирменный стиль компании.
Особенно полезно для компаний, где документы должны соответствовать определённым стандартам.
3. Индивидуальные печатные формы «под процесс»
Самый интересный вариант.
Например:
- специальный отчет для службы безопасности;
- расширенный расчет по премиям для руководителей подразделений;
- подборка данных по командировкам в нужной структуре;
- форма для утверждения переработок;
- специфический для организации приказ.
Эти формы создаются под уникальные процессы компании. Их нет в типовой конфигурации, но они значительно упрощают жизнь.
Когда компании точно нужны печатные формы
✔ Если у вас много документов, которые нужно выводить «по шаблону»
Стандартные формы часто не подходят — слишком общие. А свой шаблон можно сделать один раз и пользоваться годами.
✔ Если руководители запрашивают документы регулярно и в одном формате
Им важно видеть отчеты «как привыкли». Печатная форма помогает.
✔ Если вы хотите передать часть работы пользователям
Например, сотрудник сам формирует заявление, справку или отчет. Это снижает нагрузку на HR и бухгалтерию.
✔ Если много рутины
Любая повторяющаяся ручная операция — кандидат на автоматизацию.
Чем опасно отсутствие удобных печатных форм
- Пользователи копируют старые документы → появляются ошибки.
- Руководители получают разную информацию из разных подразделений.
- Кадровики тратят время на Word, а не на работу с людьми.
- IT-отдел завален просьбами «сделайте мне вот такой PDF, как в прошлом году».
А может, и вам пора сделать свою печатную форму?
Если вы часто:
- открываете Excel, чтобы «чуть подправить отчет»,
- собираете данные вручную,
- снова и снова объясняете сотрудникам, где взять справку,
- делаете одинаковые документы с небольшими изменениями,
— значит, вы можете сэкономить себе часы работы просто создав печатную форму под свои процессы.
И это не обязательно дорого или сложно. Иногда хватает 20 минут специалиста, чтобы сделать форму, которая потом сэкономит сотни человеко-часов.
Итог
Печатные формы — это не пережиток прошлого. Это инструмент системного бизнеса.
Они позволяют автоматизировать рутину, уменьшить количество ошибок и сделать процессы предсказуемыми и прозрачными.
Если вы до сих пор работаете по принципу «дайте Word, я сам сделаю» — значит, вы тратите силы не на то, что приносит пользу.
Попробуйте один раз создать правильную печатную форму , вдруг вам понравится. В моей практике, самый популярный вариант - формирование пред заполненного трудового договора сразу в Word.