Вопрос пользователя: «Наш сотрудник купил товар для офиса за свои деньги с корпоративной карты. Какие документы нужно создать?»
Суть проблемы
Оплата товаров и услуг через подотчетных лиц (сотрудников) с использованием корпоративных карт — это распространенная, но многоэтапная операция. Неправильное оформление приводит к путанице во взаиморасчетах с сотрудником, искажению данных по подотчетным суммам и ошибкам в учете товаров.
Функциональное назначение механизма
Процесс делится на два ключевых этапа, каждый из которых оформляется своим документом:
- Оприходование товара с указанием, что закупку осуществило подотчетное лицо.
- Возврат денег сотруднику через оформление списания с расчетного счета на корпоративную карту.
Пошаговая инструкция
Этап 1: Оприходование товара
- Создайте документ поступления.
В меню «Закупки» -> «Документы закупки (все)» нажмите «Создать».
Выберите «Приобретение товаров и услуг».
В поле «Хозяйственная операция» укажите «Закупка через подотчетное лицо».
Заполните документ: укажите поставщика (если есть), товары, их количество и цену.
Обязательно укажите подотчетное лицо — сотрудника, который совершил покупку.
Проведите документ.
Этап 2: Возврат средств на карту сотрудника
- Создайте документ списания денег.
Через меню «Казначейство» откройте «Безналичные платежи».
Нажмите кнопку «Списание».
В поле «Операция» выберите «Выдача подотчетнику».
Заполните документ: укажите сумму, получателя (сотрудника), счет вашей организации и счет/карту сотрудника для перечисления.
Итог простыми словами
Сначала вы документально фиксируете, что товар поступил, а сотрудник за него «расплатился» виртуально (у него образовался долг перед компанией). Затем вы оформляете перевод реальных денег на его карту, чтобы этот долг погасить. Два документа — и учет чист.