Фура разгружена, а у вас в руках накладная на 100 единиц товара и результат сканирования, который показывает 99 или 101. Приемку провести нельзя, товар завис, бухгалтерия не может закрыть документы, а партия не поступает в продажу.
Такие расхождения не редкость. Давайте разберемся, почему это происходит и как решать проблему быстро, не превращая ее в многочасовой квест.
Откуда берется разница между бумагой и фактом?
В 99% случаев дело не в злом умысле, а в рабочих ошибках:
- Человеческий фактор у поставщика. Кто-то отсканировал одну этикетку дважды, другую пропустил или ошибся.
- Брак кода. Сама маркировка помята, испачкана или повреждена, и сканер ее не видит.
- Сбой в работе сканера. Оборудование могло просто не считать часть кодов из-за технической ошибки.
Неважно, чья вина. Итог один: вы не можете оприходовать товар и теряете время и деньги.
Что делать по шагам, когда нашли расхождение?
Главное - действовать четко.
- Зафиксируйте факт. Сразу составьте Акт о расхождении. Сфотографируйте все коды, особенно проблемные. Это ваша доказательная база.
- Свяжитесь с поставщиком. Отправьте ему акт и запросите корректировочные документы. Обычно они оперативно высылают исправленный УПД.
- Проведите приемку. С правильными документами вы спокойно оприходуете то, что есть по факту.
В теории просто, а на практике - долгая переписка, звонки и простой. Пока вы разбираетесь с одной партией, простаивает следующая.
Как решить эту проблему на опережение?
Идеальный вариант, когда система видит расхождение еще до того, как вы подписали документы у поставщика, и сама предлагает готовое решение.
Например, в тарифе «Приемка» это работает так:
- Вы сканируете коды маркировки в приложении на смартфоне или ТСД.
- Сервис автоматически сверяет коды из накладной с данными в «Честном ЗНАКе» и сразу показывает расхождения.
- Система не просто кричит об ошибке, а сразу позволяет сформировать Акт о расхождении. Вам не нужно переключаться между почтой и складской программой, все делается в одном месте.
Этот подход снимает главные риски:
- Вы не примете товар с некорректными кодами.
- У вас на руках будут все документы для претензионной работы с поставщиком.
- Вы избежите штрафов за работу с немаркированным товаром.
После подписания исправленного УПД сервис сам отправит его в ГИС МТ и проконтролирует статус обработки.
Расхождения в накладных - это рабочий момент, а не катастрофа. Главное, иметь под рукой не просто сканер, а налаженный процесс, который превращает проблему в рутину, решаемую за несколько минут.
Сталкивались с таким? Как выходили из ситуации? Делитесь в комментариях, обсудим!