Персональные данные работников, которые могут потребоваться работодателю, делят на три группы.
- Основные персональные данные (ПД).
К ним относятся сведения, которые всегда нужны для оформления и ведения трудовых отношений:
- паспортные данные – ФИО, дата рождения, реквизиты паспорта, адрес регистрации;
- адрес проживания, телефон, email,
- сведения об образовании, квалификации, трудовом стаже,
- ИНН, СНИЛС, реквизиты банковских счетов.
Эти сведения видны из документов, которые запрашивают у сотрудников при приёме на работу – паспорт, диплом, трудовая книжка или из тех, что работодатель получает для работника самостоятельно – например, реквизиты СНИЛС при его оформлении впервые или реквизиты банковского счёта при оформлении зарплатной куртки – ст. 65 ТК РФ.
2. Специальные ПД.
В эту категорию входит информация о расовой и национальной принадлежности, политических и религиозных взглядах, состоянии здоровья, интимной жизни, наличии судимости.
Доступ к этим сведениям работодатель может получить только в случае, если это требуется по закону. Например, сведения:
- о здоровье будут доступны при проведении обязательных медосмотров при трудоустройстве или плановых медосмотров в дальнейшем при работе, для организации специальных условий труда для сотрудников с ограниченными возможностями;
- о судимости – если это требуется по отраслевому законодательству, например, при устройстве на работу водителем легкового такси или педагогом в школу – ст. 328.1, 331 ТК РФ.
Запрос компании сведений, которые не требуются по законодательству, посчитают незаконной обработкой ПД. Суммы штрафов за это нарушение:
- для должностных лиц, ИП – 50 000 – 100 000 руб.;
- для малых компаний – 75 000 – 150 000 руб.;
- для остальных организаций – 150 000 – 300 000 руб.
3. Биометрические данные.
Ими считают сведения, которые характеризуют физиологические или биологические особенности человека, при помощи которых можно установить его личность – дактилоскопия, радужная оболочка глаз, голос, анализы ДНК, изображение человека (Фото и видеозапись) – ч. 1 ст. 11 Закона №152 – ФЗ; Письмо Роскомнадзора от 10.02.2020 №08АП-6782.
Например, компания использует СКУД – систему контроля и управления доступом. Фотографии сотрудников, которые в ней содержатся – это биометрические данные, потому что с их помощью можно определить, принадлежит ли конкретному человеку СКУД пропуск, установить личность человека, сравнив фото с лицом предъявителя пропуска и указываемых им ФИО с информацией из СКУД – Письмо Минцифры от 17.07.2020 № ОП-П24-070-19433.