Закупки всегда сопровождаются созданием документов, включающих описание потребности, требований к исполнителю, сроков, правил оценки предложений и других условий. Опытный закупщик умеет балансировать между двумя крайностями — прописать всё, что защитит от оказания услуг ненадлежащего качества, и при этом не добавить лишних требований, которые ограничат конкуренцию.
Мы опросили более 100 закупщиков и выделили три основные сложности при подготовке документации:
- трудоемкое создание документов «с нуля»;
- отсутствие актуальных примеров;
- устаревшие шаблоны.
Все эти проблемы напрямую влияют на скорость и качество закупок. Чтобы их решить, мы разработали Конструктор документов Effect — инструмент, который собирает в себе опыт лучших закупщиков вашей компании и превращает его в набор готовых, выверенных формулировок для любых категорий закупок. С его помощью можно быстро и без потери качества собрать техническое задание или методику оценки заявок из заранее подготовленных информационных блоков, учитывающих специфику вашей закупки.
Конструктор технического задания
Любая закупка начинается с составления точного и детального описания закупаемого товара или работы/услуги. От его качества напрямую зависит, получит ли заказчик именно то, что ожидал. Составляя Техническое задание в Конструкторе документов Effect пользователь может легко и удобно сформировать требования в разрезе следующих информационных блоков:
- сроки и место поставки / выполнения работ;
- спецификация;
- требования к сертификации;
- условия работы с субподрядчиками;
- требования к безопасности;
- транспортная схема;
- отчетность и другие пункты.
Чем крупнее компания, тем шире ее номенклатура закупок. Некоторые виды работ, услуг или товаров подразумевают наличие в Техническом задании тех или иных обязательных видов требований, в то время как для других закупок эти требования могут не предъявляться. Понимая, о какой услуге идет речь, Конструктор документов Effect подскажет, какие формулировки и требования обязательны именно для вашей категории закупки, чтобы не упустить детали и не перегрузить документ лишним.
Конструктор методики оценки заявок
И для заказчика, и для поставщика одинаково важно, чтобы решение о выборе победителя принималось на основе четких и прозрачных критериев оценки. Критерии оценки могут быть составлены для оценки соответствия заявки поставщика по следующим направлениям:
- требования по оценке надежности поставщиков;
- требования по опыту;
- требования по персоналу;
- требования по техническому оснащению;
- критерии оценки соответствия предложения поставщика заявленным требованиям;
- критерии оценки ценового предложения и иные условия.
Все требования прописываются в отдельном документе, с перечислением выбранного типа критерия, указанием единицы измерения и шкалы оценки по каждому критерию.
В Конструкторе методики оценки заявок можно заранее сформировать и хранить перечень подходящих критериев оценки. Все что нужно сделать пользователям, это выбрать критерии, которые подходят именно для их закупки. При необходимости, их всегда можно донастроить:
указать обязательный или информационный формат критерия,
уточнить формат предоставления ответа,
настроить шкалу оценки критерия.
Управление качеством и экономия времени
По своей сути, Конструктор документов Effect представляет собой базу знаний из шаблонов документов и выверенных формулировок, собранную методологами на основе лучших практик из опыта ранее проведенных закупок. В результате, разработка качественных документов доступна даже начинающим специалистам, благодаря следующим возможностям Конструктора:
- использование удачных примеров документов из прошлых закупок;
- автоматическое формирование структуры документа по проработанным шаблонам;
- автоматическое заполнение реквизитного состава документа;
контроль заполнения всех обязательных разделов документа.
Результат
Сотрудники, использующие Конструктор документов Effect в своей работе, отмечают, что им стало гораздо проще и быстрее создавать документы. В среднем, они отмечают что:
- на 30% сократилось время разработки новых документов;
- на 25% снизился объем текста документов, их стало легче читать и понимать.