Вопрос пользователя: «У нас простое ООО, один офис. Нужно ли нам возиться с описанием структуры в 1С, или можно сразу начать вводить сотрудников?»
Суть проблемы: Многие небольшие компании считают, что раз у них простая структура, то и настраивать в программе ничего не нужно. Однако пропуск этого шага ведет к хаосу в дальнейшем: сотрудников не к чему привязать, отчеты формируются некорректно, невозможно анализировать затраты по направлениям. Ввод данных «в никуда» создает проблемы при первом же отчетном периоде.
Что может 1С ERP?
Программа построена на принципе обязательного структурирования. Даже для самой простой компании минимальная настройка включает создание одной организации (вашего ООО) и хотя бы одного подразделения (например, «Администрация» или «Основной офис»). Это фундамент, на котором держится весь дальнейший учет:
- Организация: Это «контейнер» для всех юридических и налоговых данных (ИНН, КПП, реквизиты). Без него нельзя корректно рассчитать налоги и сдать отчетность.
- Подразделение: Это «ячейка», к которой привязывается сотрудник. Оно определяет, по каким правилам (график, место выплаты, особенности взносов) для этого сотрудника ведется учет, даже если подразделение всего одно.
Программа гибка: если организация одна, поле для её выбора в документах даже не показывается, упрощая интерфейс.
Решение и рекомендации
- Начните с главного: В справочнике «Организации» создайте карточку вашей компании, внесите основные реквизиты из учредительных документов.
- Создайте хотя бы одно подразделение: В справочнике «Подразделения» создайте, например, «Офис» или «Основной состав». Это будет ваша базовая организационная единица.
- Назначьте ответственных: В карточке организации укажите директора и главного бухгалтера — их данные будут автоматически подставляться в приказы и отчеты.
- Не усложняйте без нужды: Если у вас нет отделов, не создавайте их. Начните с плоской структуры: «Организация -> Подразделение «Офис»». Этого достаточно для начала работы.
- Используйте как основу для роста: Когда появятся новые отделы (например, продажи, бухгалтерия), вы легко добавите их как новые подразделения, а сотрудников переведете между ними.
Итог простыми словами
Представьте, что 1С ERP — это новый офисный шкаф для документов. Прежде чем складывать в него папки на сотрудников (личные дела), вы должны поставить хотя бы одну полку (подразделение) и приклеить на шкаф табличку с названием фирмы (организация). Без этого все папки будут валяться в куче на полу, и найти нужную будет невозможно.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Ввод первого сотрудника в новой компании
Ситуация: Зарегистрировано новое ООО «Ромашка», нанят первый директор.
Проблема: В 1С нельзя просто нажать «Добавить сотрудника». Нужна «привязка».
Решение: Администратор создает организацию «ООО «Ромашка»» и подразделение «Руководство». Теперь при оформлении приема на работу директора в документе будут выбраны организация (автоматически) и подразделение «Руководство».
Результат: Сотрудник заведен в четкой структуре. Зарплата, налоги и отчетность будут автоматически привязаны к правильному юридическому лицу.