В декабре одна из самых ключевых задач у кадровиков – это спланировать ежегодные отпуска на следующий год.
Составление графика отпусков – это сложный процесс и многое надо учесть:
1. Производственная необходимость. Работники должны отдыхать так, чтобы это не вредило рабочему процессу.
2. Взаимозаменяемость работников. У каждого специалиста должен быть заменяемый коллега, который подхватит его участок и объем работы на этот период и наоборот. Такие взаимозаменяемые специалисты не должны уходит в отпуск одновременно.
3. Право льготников на выбор дат отпуска. Категории работников, имеющих преимущественное право выбора времени отпуска (например, несовершеннолетние, многодетные, герои, ветераны и др.), должны определить даты отпуска первыми. Сначала в график проставляются отпуска льготников на выбранные даты, а затем всех остальных проставляют с учетом производственной необходимости.
4. Рабочий период каждого работника. Работник должен заработать стаж, дающий право на отпуск. При составлении графика отпусков кадровик должен проверить это право и отпуск запланировать таким образом, чтобы отпуск не начинался раньше того рабочего периода, за который отпуск предоставляется и не было большого аванса.
В процессе планирования неизбежно возникает вопрос: обязательно ли указывать в графике точные даты отпуска?
Если работодатель учитывает пожелания работников, то многие работники на этапе планирования могут назвать лишь месяц, а не конкретное число.
«Ну, не знаю.. Наверное, где-то в июне!»
Что говорит законодательство?
- Трудовой кодекс РФ (ст. 123) обязывает работодателя иметь график отпусков, но не регламентирует его форму и детализацию.
- Унифицированная форма Т-7 (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1) предполагает указание конкретной даты начала отпуска, но её использование носит рекомендательный характер — работодатель может разработать собственный бланк графика.
Позиции Минтруда и Роструда
При этом Минтруд и Роструд в письмах высказывают противоречивые позиции.
Письмо Роструда от 25.10.2024 № ПГ/20978-6-1: понятие "график отпусков" в соответствующем определении подразумевает указание в нем соответствующих периодов отпуска, период же, в свою очередь, подразумевает конкретные даты начала и окончания.
Письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786: При составлении графика отпусков работникам, имеющим право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время года, следует указывать дату начала отпуска. Впоследствии работник может поменять дату начала отпуска, заблаговременно подав заявление. Работодатель не вправе отказать такому работнику в изменении даты начала отпуска.
Письмо Минтруда России от 26.09.2024 № 14-6/ООГ-5659: Кодекс не регламентирует порядок указания времени предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска - с указанием конкретного числа месяца или с указанием лишь месяца предполагаемого отпуска.
Апелляционная коллегия Верховного Суда Российской Федерации в своем определении от 6 февраля 2014 г. N АПЛ13-606 указала, что законодательство не содержит положения об обязательном указании в графике очередных отпусков конкретной календарной даты начала отпуска работника.
Рекомендации: почему даты всё же лучше указать
Несмотря на отсутствие в трудовом законодательстве РФ прямого требования, указание точных дат (и начала, и окончания отпуска) рекомендую их в графике отпусков проставлять. Вот почему:
- Соблюдение сроков уведомления и оплаты. Статья 123 Трудового кодекса РФ обязывает известить работника о дате начала отпуска не позднее чем за 2 недели. А в соответствии со статьей 136 Трудового кодекса РФ отпускные должны быть выплачены не позднее чем за 3 дня. Если в графике стоит только месяц, работодатель рискует пропустить эти сроки, что ведёт к административной ответственности.
- Чёткость планирования. Конкретные даты отпуска позволяют точно оценить возможность предоставление работникам отпусков с учетом нагрузки на подразделение, текущих проектов и обеспечить взаимозаменяемость специалистов.
- Предсказуемость для всех. График после утверждения обязателен для работника и работодателя. Работники заранее знают свои даты отпуска, что позволяет спланировать отдых, а также снижает количество неиспользованных отпусков. Работодатель при таком детальном графике имеет возможность заранее подготовить приказ и спланировать бюджет на выплату отпускных.
Таким образом, указание дат в графике отпусков — это не столько формальное требование, сколько инструмент эффективного управления временем отдыха работников и профилактики правовых рисков в период отпусков.
Автор Елена Пономарева