Вопрос от пользователя: «Платежное поручение уже создано и даже выгружено в банк, но дату нужно сдвинуть. Что будет с этим документом при следующей загрузке выписки, не создастся ли дубль?»
Суть проблемы
В процессе согласования платежей дата может меняться. Если документ уже выгружен в банк, но не проведен им, возникает риск: при загрузке банковской выписки система может не опознать измененный платеж и создать на его основании новый документ «Списание ДС», что приведет к дублированию операций в учете и путанице.
Что может 1С ERP?
Система имеет механизм «опознавания» выгруженных платежей при загрузке выписки. Ключевыми критериями являются: ИНН контрагента, сумма, дата по банку и номер по банку. Если при опознании эти данные совпадают, система не создает новый документ, а подтверждает существующий. Однако, если пользователь вручную поменяет дату документа в 1С, а в банке дата останется прежней, при загрузке выписки могут возникнуть расхождения.
Решение и рекомендации
- Меняйте дату с осторожностью. Если платеж уже выгружен в банк, старайтесь не менять его дату в 1С. Лучше отозвать старое поручение из банка (если это позволяет сервис обмена) и создать новое с правильной датой.
- Если изменение неизбежно, после смены даты в 1С убедитесь, что в поле «Номер по банку» и «Дата по банку» (которые заполняются после проведения платежа банком) данные соответствуют реальным реквизитам из выписки. Именно по ним идет основное опознавание.
- Контролируйте загрузку выписки. При загрузке выписки система проводит проверку на дубли. Если она обнаружит, что документ с такими реквизитами уже существует, дубль создан не будет.
- Используйте статус «Проведено банком». После того как банк исполнил платеж, установите в документе соответствующую галочку и укажите дату проведения. Это окончательно зафиксирует документ и предотвратит случайные изменения.
Итог простыми словами
Представьте, что вы отправили письмо с уникальным штрих-кодом (это ваш платеж в банк). Потом вы в своей копии квитанции исправили дату отправки. Когда почта принесет уведомление о доставке, она сверяет штрих-код. Если штрих-код совпал — все хорошо, ваше письмо опознано. Но если из-за ваших правок система не сможет сопоставить коды, она решит, что это новое, неучтенное письмо.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Платеж задерживается. Платежное поручение выгружено 10 числа, но банк провел его только 12 числа. При загрузке выписки за 12 число система по номеру и сумме опознает ваш платеж, проставит в нем дату проведения банком 12 число и не создаст дубль, даже если внутренняя дата документа в 1С осталась 10-го.
- Сценарий 2: Ошибка и перевыставление. Платеж был ошибочным, его отозвали в банке и выгрузили новый с другой датой. В этом случае в 1С нужно либо аннулировать старый документ, либо загрузить выписку с отменой. Новый платеж будет опознан как отдельный документ, так как его реквизиты (дата/номер по банку) будут новыми.