Представьте обычный вечер: рабочий день давно закончен, вы пытаетесь разобраться с кучей бумажек. Скан акта из мессенджера, который не работает, забытый пароль от банка, потерянный чек. Знакомо? Между ручным вводом данных, постоянными звонками контрагентам и попытками восстановить пароли исчезает масса времени.
Хорошая новость: существует способ облегчить вашу жизнь. Называется он «автоматизация через сервисы «1С».
Рутина бухгалтера
Каждый бухгалтер, работающий с первичной документацией, знаком с такими ситуациями:
- Документ отправился, но не вернулся. Вы передали контрагенту акт две недели назад, а он молчит. Его нигде нет: ни в почте, ни у секретаря. Сроки сорвались, начинаются звонки и письма.
- Сумма в базе не сходится с оригиналом. Казалось бы, все введено верно, но проверка обнаруживает ошибку. Требуется тщательная сверка строк, сравнение с файлами и проводками. Часто причина кроется в человеческом факторе, но устранение последствий съедает уйму времени.
- Контрагенты шлют документы в мессенджеры и на почту. Их нужно не потерять в потоке сообщений, обработать, внести вручную, сохраняя имена и типы файлов. Получается бесконечный квест.
- Ручной ввод первичных документов отнимает часы. Один-два документа еще терпимо, но если речь идет о десятках актов и накладных в день — времени не остается на важные задачи.
- Проверка статуса оплат — особый ритуал. Нужно войти в личный кабинет банка, подтвердить личность, найти нужный платеж, вернуться обратно в базу. Ошибка в одном счёте — и всё начинается сначала.
- Чеки от сотрудников постоянно теряются. Вернулся коллега из командировки, уверяет, что отправил чек. Но где именно? Возможно, он остался в сообщении недельной давности, или вовсе затерялся. Затем нужно вносить его вручную.
Спасительное решение — электронный документооборот
ЭДО — это не просто тренд, а настоящий рабочий инструмент, помогающий снять ежедневную рутину. С помощью модуля ЭДО в «1С» вы сможете:
- полностью отказаться от бумажного обмена с контрагентами;
- отправлять и получать юридически значимые документы напрямую;
- вести учет и документооборот как в локальной версии, так и в облаке.
Процесс запуска прост: заходите в карточку организации, находите вкладку «ЭДО», выбираете действующий сертификат и соглашаетесь с условиями. Уже через минуту система готова работать.
Самое приятное — поддержка роуминга между операторами. Неважно, какой оператор у вашего партнера, документы дойдут до адресата без регистрации в разных кабинетах.
Полезный совет от ГЭНДАЛЬФ
Начинать приглашение контрагентов на ЭДО лучше с основных партнеров. Определить их несложно, для этого с специальная обработка от ГЭНДАЛЬФ. Программа проанализирует обороты и покажет, с какими компаниями чаще всего ведется документооборот. Сразу поймете, с кого стоит начать сотрудничество.
После подключения функционала вы получите возможности:
- Массово приглашать контрагентов на ЭДО.
- Видеть статус каждого документа: отправлен, подписан, получен.
- Знать, кто конкретно подписал документ, когда и каким сертификатом.
- Настроить маршруты согласования: директор сможет одобрять документы прямо со смартфона.
Благодаря такому подходу вы не просто внедряете ЭДО, а встраиваете его в повседневную работу с учетом потребностей и особенностей вашей компании.
Что делать, если контрагент не перешёл на ЭДО?
Даже в наше время далеко не все используют электронный документооборот. Поставщики продолжают присылать документы в неудобных форматах: фотки актов, архивы с документами без подписи. Возникает вопрос: что делать с этой грудой файлов? Здесь на помощь приходит сервис «1С:РПД», который превращает любые цифровые копии документов в полноценный электронный вид.
Сервис «1С:РПД» — что это и как работает?
Мы ранее уже рассказывали о сервисе и как он работает.
Система самостоятельно считывает информацию с фотографий, сканов и архивов документов, создавая полноценные записи в вашей «1С». Вам не нужно мучиться с ручками-клавиатурой: машина сама найдёт номера, наименования, цены и прочие важные поля.
Можно загрузить документы несколькими способами:
- Пачками сразу — будь то почта, мессенджеры или снимки на телефоне.
- Фотографиями прямо с телефона — сделали снимок акта или счета, моментально загрузили в базу.
- Сканированием обычных бумажных документов — достаточно приложить к сканеру, дальше программа сама займётся делом.
Подходит ли вам «1С:РПД»?
Возможности «1С:РПД»
Сервис позволяет:
- Распознавать контрагентов, товары и услуги автоматически.
- Привязывать объекты к справочникам «1С», делая данные едиными.
- Сделать процесс удобнее: пусть экспедитор сам фотографирует акт и загружает его прямо в базу, минуя руки бухгалтера.
Простота подключения приятно удивляет: большинство версий «1С» уже включают модуль «1С:РПД». Установочные манипуляции не требуются. Первые 250 страниц распознавания предоставляются бесплатно — попробуйте, убедитесь сами, насколько это круто.
Как быть с чеками от сотрудников и ИП?
Чеки — настоящая беда. Сотрудники носят их из командировок, передают фото в мессенджерах, иногда вообще теряют. Плюс камеры у телефонов бывают плохие, и фотография получается такая тёмная, что там ничего не видно. Хочется нормально учитывать чеки, а не устраивать детективные расследования.
Работать с чеками помогает «1С:Сканер чеков». Это специальное приложение, которое интегрируется с вашей базой «1С». Работает просто:
- Сотрудник сканирует QR-код с чека через телефон.
- Данные автоматически отправляются в базу.
- Чек проверяется через сайт ФНС.
- Осталось только добавить его в авансовый отчет или другую ведомость.
Приложение бесплатное для первых 200 чеков каждые три месяца. Этого хватит, чтобы попробовать и увидеть эффект. Очень удобно для фирм с разъездниками, командировочными и мелкими покупками.
Если чеки поступают через ОФД
Во многих организациях стоят автономные кассы, которые отправляют чеки через операторов фискальных данных (ОФД). Но бывает, что чеки не отражаются в базе «1С» автоматически. Приходится проверять вручную — долго и муторно.
Тут пригодится сервис «1С-Чеки ОФД». Принцип работы простой:
- Сервис соединяется с оператором фискальных данных.
- Самостоятельно подгружает все чеки в базу «1С».
- Сравнивает полученные данные с теми, что ушли в налоговую.
- Формирует отчёты о продажах без вмешательства персонала.
Особенно актуально для магазинов, интернет-коммерции и выездной торговли. Единственное усилие — один раз настроить связь с ОФД, и далее сервис будет сам следить за всеми чеками.
Бонус: платежи прямо в «1С»
Еще один "любимый" процесс: составили платежку в «1С», выгрузили файл, вошли в онлайн-банк, залезли в интерфейс, загрузили файл, подтвердили кодом… Потом вернулись в «1С», чтобы снова скачать выписку. И так каждый день. Десятки раз. Прямо издевательство какое-то!
А сервис «1С:ДиректБанк» даёт возможность работать с банками прямо из «1С», без лишних окон и скачивания файлов.
Что умеет «1С:ДиректБанк»?
- Платёжки отправляются прямо из «1С» — никакой возни с выгрузками.
- Подпись и проверка статуса документов происходят прямо в окне «1С».
- Выписка загружается одним щелчком мыши.
- Оплата взимается только банком, если предусмотрена тарификация (уточняйте у своего банка).
Интеграция поддержана основными крупными банками. Если вы клиент Сбербанка, ВТБ, Альфы или банка Точка — скорее всего, подключение доступно уже сейчас.
Настройка элементарная
Нужно один раз ввести параметры подключения и соединить сертификаты. Далее — полное счастье: все документы бегают между «1С» и банком автоматически.
Теперь весь цикл платежей — от составления до проверки выписки — осуществляется в одной системе. Никаких скачиваний, переменных файлов и постоянного залипания в браузерах.
В «1С» уже собраны все нужные сервисы. Не нужно устанавливать дополнительные программы, интегрировать сложные модули или прыгать между системами. Всё необходимое уже встроено внутрь единой среды. Задача одна — подключить и пользоваться готовыми инструментами.