Вопрос пользователя: «Мы возвращаем товар поставщику, и он возвращает нам деньги. Как правильно оформить возврат денежных средств от поставщика в программе?»
Суть проблемы: При возврате товара поставщику необходимо не только оприходовать товар с отрицательным знаком, но и корректно отразить возврат денежных средств (если была предоплата) или возникновение дебиторской задолженности поставщика перед вами. Неправильное оформление приведет к путанице во взаиморасчетах и налоговом учете.
Что может 1С ERP? Система предлагает последовательную цепочку документов, которая обеспечивает полный цикл учета возврата: от оформления возврата товара до отражения поступления денег.
Суть подхода:
- Оформление возврата товара: Создается документ «Возврат товаров поставщику» на основании первоначального документа поступления. Это уменьшает нашу задолженность перед поставщиком (или увеличивает его задолженность перед нами, если товар был оплачен заранее).
- Ожидание возврата денег: Если возврат денег ожидается не сразу, в системе автоматически формируется задолженность поставщика перед вами. Ее можно увидеть в карточке контрагента.
- Оформление поступления денег: Когда деньги поступают от поставщика на расчетный счет или в кассу, это оформляется стандартными документами:
На расчетный счет: «Поступление безналичных денежных средств» с видом операции «Возврат от поставщика» или «Оплата от поставщика».
В кассу: «Приходный кассовый ордер» с соответствующей хозяйственной операцией (например, «Возврат от поставщика»). - Автоматический зачет: При оформлении поступления денег система может автоматически предложить зачесть эту сумму в погашение задолженности поставщика, которая образовалась после возврата товара.
Преимущества подхода: Полный закрытый цикл учета. Все этапы связаны: возврат товара -> образование долга -> поступление оплаты -> погашение долга. Это обеспечивает ясность во взаиморасчетах и корректность налогового учета (в частности, восстановление «входного» НДС).
Решение и рекомендации: Всегда начинайте с документа «Возврат товаров поставщику» на основе исходной поставки. После этого отслеживайте образовавшуюся дебиторскую задолженность. При поступлении денег оформляйте соответствующий приходный документ, указывая в качестве основания документ возврата или конкретную задолженность.
Итог простыми словами: Возврат денег от поставщика — это обратная продажа. Вы сначала оформляете, что «отгрузили» товар обратно поставщику (документ возврата). Теперь он вам должен. Затем, когда он переводит деньги, вы оформляете эту оплату так же, как если бы клиент платил вам, только контрагент — поставщик. Система сама понимает, что это погашение долга за возврат, а не новая покупка.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Возврат некачественного товара, купленного с предоплаты.
Ситуация: Вы оплатили поставщику 120 000 руб. (включая НДС), получили товар, но обнаружили брак и вернули его.
Решение: Оформляете «Возврат товаров поставщику». Система показывает, что теперь поставщик должен вам 120 000 руб. Через неделю деньги приходят на счет.
Результат: Вы создаете «Поступление безналичных ДС» от этого поставщика на 120 000 руб. с видом операции «Возврат от поставщика». Система автоматически зачитывает этот платеж в погашение задолженности. Расчеты закрыты.