К нам в ИнфоСофт обратился производитель пломбировочных устройств ООО ПК «Спецконтроль». Компания предоставляет своим клиентам полный комплекс решений в области идентификации доступа к материальным ценностям, их учету и сохранности. В основе решений лежит продукция собственного производства – номерные индикаторные пломбировочные устройства различных типов. Ввиду масштаба и специфики деятельности ООО ПК «Спецконтроль» речь идет о высокой важности отдела продаж и внутренней коммуникации между подразделениями для будущего компании.
Бизнес-процессы в компании отражались в 1С: Управление нашей фирмой. Однако, она не закрывала в полной мере задачи эффективной коммуникации между производственными подразделениями и отделом продаж, а также качественной и удобной обработки входящих обращений от клиентов. Так как в 1С УНФ вносились уже подтвержденные заказы, то путь клиента до получения заказа и качество обработки его запроса никак не отслеживались. Это означает, что управление бизнесом происходило отчасти вслепую – запрос клиента путешествовал по цепочке звонков, чатов и бумаг, легко теряясь на полпути. Для решения сложившейся ситуации было принято решение о внедрении единой CRM-системы.
Выбор автоматизированной системы был сделан в пользу Битрикс24 по ряду критериев:
- удобная и современная CRM-система, закрывающая потребности отдела продаж на каждом этапе сделки;
- широкий перечень всевозможных интеграций: звонки, заявки, социальные сети, переписки в мессенджерах, что делает работу менеджера оперативной, а историю сделки прозрачной;
- возможность объединить в единую систему сотрудников смежных подразделений, тем самым, сократив время на передачу информации и исключив человеческий фактор потери рабочей информации, документов и пр.;
- готовая и рабочая интеграция с учетной системой 1С;
- приятный, современный и понятный интерфейс Битрикс24.
Подробнее про использование CRM-систем для оптимизации бизнес-процессов внутри компании Вы можете узнать в Школе руководителей отделов продаж, ближайший поток которой будет проходить с 8 по 12 декабря 2025 года.
Процесс работы с клиентом был начат с предпроектного обследования, в ходе которого были отрисованы бизнес-процессы Заказчика, а также составлена матрица требований. Результатом данного этапа была детализация требований в части автоматизации отдела продаж, коммуникаций со смежными подразделениями, а также интеграции с 1С: Управление нашей фирмой.
Также в рамках обследования была предложена концепция проекта, содержащая этапы внедрения по методологии agile. Этапы работ включали следующие результаты:
- Проведено вводное обучение по функциональным блокам Битрикс24 – Корпоративный портал, Задачи и Проекты, сразу после обучения сотрудники начали работать на портале.
В результате сотрудники получили единую систему внутренней коммуникации и постановки задач.
- Настроены воронки продаж, автоматические действия, а также заявки в производство через смарт-процесс «Продукция клиента», после изучения видео-инструкций сотрудники приступили к работе с заказами клиентов в Битрикс24.
По итогам данного этапа у сотрудников появился доступ к актуальным статусам производства по каждой сделке, возможность оперативных изменений и коммуникаций в едином окне в рамках конкретного запроса клиента.
- Осуществлено моделирование интеграции с 1С, выбран оптимальный вариант с учетом всех требований и ограничений, настроены автоматические действия по смене этапов сделки при Оплате и Отгрузке клиенту.
За счет интеграции и автоматических действий системы процесс обработки сделок был ускорен, а также уменьшен срок сбора закрывающих документов.
- Подключены каналы коммуникации – телефония, почта. Добавлены инструкции в том числе и по действиям сотрудников.
Данный шаг упростил работу сразу нескольких отделов, поскольку все инструменты связи с клиентом теперь всегда находятся под рукой.
- Настроено автоматическое формирование печатной формы счета, коммерческого предложения, договора, спецификации и фиксации цены с подстановкой номенклатурных позиций из 1С, сквозной нумерацией документов по разным филиалам.
Это значительно сократило трудозатраты сотрудников на подготовку документов по сделке.
На протяжении постепенного внедрения сотрудники ИнфоСофт выдавали видео-инструкции по работе с теми или иными разделами, точечно консультировали по возникающим у пользователей вопросам и периодически встречались по итогам работы по блокам спринтов.
В результате внедрения был автоматизирован процесс обработки запросов клиента, достигнуто его ускорение за счет оперативной передачи заказов в производство, онлайн-доступа к информации по клиенту (письма, звонки дела), автоматического формирования печатных форм. Битрикс24 стал единой системой коммуникации между подразделениями, фиксации всего пути клиента, источником и инструментом аналитики для собственников компании.
Если Вы хотите повысить эффективность работы своего отдела продаж, записывайтесь в Школу руководителей отделов продаж. На онлайн-интенсиве Вы узнаете не только про доступные CRM-системы, но и все про мотивацию менеджеров отдела продаж, план продаж, работу с клиентской базой, а также какие показатели и регламенты позволяют сделать систему контроля и управления в отделе продаж по-настоящему рабочей.