И как так вообще возможно — искреннее обращение компании “Я БУХГАЛТЕР”
в первую очередь к предпринимателям (ну и немного к бухгалтерам).
Эта статья — не реклама. Это наш настоящий, профессиональный КРИК, накопившийся за многие годы работы.
Мы как бухгалтерская компания «Я БУХГАЛТЕР» каждый день принимаем новых клиентов. И каждый день видим одно и то же: огромное количество предпринимателей вообще не знают, что им нужна бухгалтерская база, и уверены, что отчётов достаточно.
Мы хотим, чтобы как можно больше бизнесов увидели эту статью. Пожалуйста, ПЕРЕШЛИТЕ тем, кто ведёт бизнес. Это действительно важно.
И да, немного обращаемся и к бухгалтерам… хотя кто мы такие, чтобы кого-то учить. Но, возможно, кому-то будет полезно посмотреть на эту ситуацию со стороны предпринимателя.
1. Главная проблема: бизнес уверен, что отчётов достаточно
Каждый день мы слышим:
— «Вот отчёты. Всё сдано».
— «Вот первичка».
— «Вот банк».
— «Зачем нам база?»
И мы каждый раз объясняем: отчёты — это НЕ учёт.
Учёт — это база. Отчёты — это всего лишь итог. Бухгалтерия же строится на данных, которые существуют в базе и переходят:
- из дня в день,
- из месяца в месяц,
- из квартала в квартал,
- из года в год.
Если сдавать отчётность за 2-е полугодие, нужна база с начала года. Если были остатки на начало года — нужна база за прошлый год и так далее, все взаимосвязано.
А если будет проверка — ФНС запрашивает минимум 3 года и это не отчеты, отчеты у ФНС как вы понимаете есть. Без базы это сделать невозможно.
2. Почему учёт невозможен без базы — простое объяснение
Представьте:
- первичка — это стройматериалы,
- банк — это доставка этих материалов,
- PDF-отчёты — это картинка готового дома.
А бухгалтерская база — это сам дом.
Если у вас только материалы и картинка — у вас нет дома. Вот так же и с бухгалтерией: у вас есть бумажки… но нет учёта.
3. Страшная статистика: 90% бухгалтеров базы не отдают
Мы с командой состоим в десятках профессиональных бухгалтерских чатов. И когда там поднимается тема передачи базы клиенту — всегда одно и то же:
Примерно 90% бухгалтеров заявляют, что базы клиентам НЕ отдают.
Причины звучат так:
— «Это моя база».
— «Она общая, там другие компании».
— «Выделение — платно».
— «Я не обязан(а) её отдавать».
— «Это моя интелектуальная собственность».
Вы серьезно? Т.е когда проектировщик делает проект дома за ДЕНЬГИ - этот проект его собственность? То есть он проект не обязан отдавать со всеми чертежами?
Честно? Мы до сих пор не понимаем, как так можно думать.
База — это результат работы, которую предприниматель ОПЛАЧИВАЕТ ежемесячно. Это его операции, его движение средств, его НДС, ЕГО НАЛОГ, его зарплата, его расчёты И ТП. Как можно считать это "личной собственностью бухгалтера"?
4. Как было раньше — и почему предприниматели должны знать это
Много лет назад, до программ 1С, учёт вели вручную:
- журналы-ордера
- ведомости
- карточки счетов
- регистры
И при смене бухгалтера все эти бумажные регистры передавались оставались у компании. Всегда. Без условий. Без обсуждений.
С приходом программ:
- бумажный учёт → электронный,
- ручные проводки → автоматизированные,
- регистры → база данных.
Но суть осталась прежней: учёт принадлежит компании, а не бухгалтеру.
5. Пример из практики — который мы видим каждый день
Приходит клиент: «У нас всё сдано, зачем база?». Мы пытаемся восстановить данные по документам — и обнаруживаем:
- нулевые остатки;
- оторванные периоды;
- нет переходов между месяцами;
- нет регистров;
- нельзя восстановить историю;
- невозможно доказать расходы.
- данные по первчике не сходятся с предоставленными отчетами
И человек впервые понимает: отчёты есть, а учёта нет.
6. Про выгрузку базы: правда, которую никто не говорит
Один из главных мифов: «Выгрузить базу невозможно». Это неправда.
❗Базу можно выгрузить ВСЕГДА.
Конечно, иногда бывают ситуации, что:
- база тяжёлая;
- она общая и требует разделения;
- нужно время специалиста.
ДА, такая работа может быть платной технической услугой. Но это решаемо, выполнимо и нормально.
А вот что недопустимо:
- «Ничего не отдам — база моя».
- «Выделить невозможно».
- «Не обязана передавать».
- «Это моя собсвтенность».
Первое — профессиональный подход
И это нужно обязательно проговаривать на берегу
Профессиональный подход — это:
- признать, что база — часть учёта клиента,
- хранить её надёжно,
- делать резервные копии,
- иметь возможность выгрузить,
- и передать по запросу.
Это нужно фиксировать в договоре, обсуждать при старте, проговаривать сразу. Если бухгалтер работает не по договору, то есть это физическое лицо, то в этом случае обязательно база должна быть оформлена на компанию.
Когда это сделано “на берегу” — конфликтов не бывает.
7. Почему восстановить учёт потом почти невозможно
Без базы:
- невозможно пересчитать НДС,
- невозможно подтвердить расходы,
- невозможно восстановить остатки,
- невозможно пройти проверку,
- невозможно отследить историю.
Мы не преувеличиваем: это — миллионы рублей труда и времени, и даже при этом восстановление может быть неполным. Не всё можно вернуть деньгами.
Есть вещи, которые теряются безвозвратно.
8. Наше главное обращение к предпринимателям
Пожалуйста, услышите нас:
Если у вас нет своей бухгалтерской базы — у вас нет своего учёта.
Нет отчётов. Нет истории. Нет защиты. Нет возможности доказать свою правоту. Нет возможности сменить бухгалтера.
Учёт = база. База = актив компании. И этот актив должен быть у вас.
9. И мягкое обращение к бухгалтерам
Коллеги… мы не учим никого. Каждый ведёт учёт так, как считает правильным. Но есть базовая вещь:
База — это не способ удержать клиента.
Это не личная собственность бухгалтера. Это результат вашей работы для бизнеса, за которую вы получали вознаграждение, и бизнес имеет право его получить.
Что бизнес должен делать с первого дня?
Вот простая, рабочая инструкция:
Спросите: где будет находиться база?
- на сервере клиента,
- в облаке,
- у бухгалтерской компании.
Пропишите в договоре:
«Бухгалтерская база передаётся клиенту по первому требованию, в полном объёме, без условий». Единственным условием может быть только , возврат базы при полной оплате бухгалтерских услуг.
Уточните механизм передачи:
- архив,
- файл выгрузки,
- регулярные копии.
Понимайте:
Учёт — это ваша зона ответственности. Не перекладывайте это «на бухгалтера».
Зачем мы написали эту статью?
Потому что:
- 90% новых клиентов приходят без базы;
- 90% бухгалтеров базы не отдают;
- тысячи предпринимателей не знают, что база им нужна;
- и каждый день кто-то теряет свой учёт.
Мы хотим, чтобы это увидело как можно больше предпринимателей. Пожалуйста, перешлите эту статью дальше — в чаты собственников, руководителей, предпринимателей, коллег.
Если хотя бы один человек после этого спросит: «Где наша база?», значит, мы написали всё это не зря.
Вы можете разобрать вашу ситуацию с учетом или налогами на консультации. Проверим выгодность налогообложения, защитимся от штрафов и спланируем налоговую нагрузку без серых схем. Соберём вместе с вами пошаговый план действий под вашу компанию.
Вы можете написать нам в Telegram или WhatsApp.
Работаем с компаниями с выручкой от 10 млн ₽ в год.
Также подписывайтесь на Telegram-канал «ЯБухгалтер», чтобы быть в курсе новостей про налоги, бизнес, работу с сотрудниками и не только.