Знакомая ситуация? Вы считаете сложную спецификацию, тратите три дня на прозвон поставщиков, отправляете КП, а в ответ — тишина. Проходит месяц, полгода, год. Вы уже мысленно похоронили этот проект.
И вдруг звонок: «Ребята, бюджет выделили, всё горит! Нужно поставить то, что вы считали год назад. Счет нужен вчера, отгрузка позавчера». Именно такая история случилась у нас недавно. И она отлично показывает, почему в закупках «порядок бьет класс», а сервис важнее цены.
С чем пришел клиент (вернее, вернулся). Это был старый строительный проект — реконструкция административного здания. Спецификация была «с душком» еще на старте: в ней были заложены отделочные материалы и электрика, которые производители уже начали выводить из ассортимента.
Год назад, когда мы делали первичную оценку, ситуация была пограничная: Часть позиций официально сняли с производства («End of Life»). Купить их можно было только из складских остатков у дистрибьюторов. Этих остатков было еще много, дефицита не чувствовалось. Проблема: когда «просто повторите счет» не работает
Когда клиент вернулся через год с криком «Срочно!», мы сразу поняли: мы в зоне риска. За год складские остатки по тем самым «снятым» позициям просто испарились. Их раскупили. Клиент требовал именно то, что было в смете, но найти это в природе было уже невозможно. Обычно в такой ситуации менеджер по закупкам начинает паниковать. Он лезет в Яндекс, обрывает телефоны десяткам поставщиков, слышит везде «нет в наличии» и тратит на это 2–3 драгоценных дня. А клиент нервничает
Как нас спасла «цифровая память» в Mertago
В чем была наша фишка? Год назад, когда мы прорабатывали этот проект в системе Mertago, мы не просто нашли самую низкую цену. У меня есть правило, выработанное годами: если видишь товар с риском вывода из ассортимента — сразу ищи и сохраняй аналог. В процессе работы в системе мы тогда сохранили ВСЕ варианты:
И дешёвые остатки (которых сейчас уже нет).
И более дорогие современные аналоги, которые предлагали поставщики.
И альтернативных производителей, на которых мы тогда не обратили внимания из-за цены.
В Mertago эта информация не пропала. Она лежала в архиве заявки.
Что мы сделали за 2 часа. Пока наши конкуренты (а клиент разослал запрос веером) пытались найти несуществующие товары или с нуля подбирали замены, мы: Открыли старую заявку в Mertago. Увидели пометки годичной давности: «Снято с пр-ва, аналог такой-то, артикул такой-то». Нажали кнопку «Актуализировать» по сохраненному списку поставщиков аналогов. Получили свежие цены и сроки. Мы выставили счет на аналоги с гарантированной поставкой через 2 часа после звонка клиента.
Результат: почему мы выиграли, хотя были дороже
Честно скажу: по цене мы «не проходили». Из-за срочности и замены на более новые коллекции наша смета выросла. Конкуренты, возможно, могли бы дать цену ниже, если бы потратили неделю на поиск китайских «ноунейм» замен.
Но мы забрали проект. Почему?
Скорость реакции. Клиент понял, что мы единственные, кто понимает ситуацию и уже имеет решение. Гарантия наличия. Мы предложили не воздух, а конкретные позиции, которые уже были зарезервированы. Экспертность. Мы объяснили: «Иван Иванович, того артикула больше нет в стране. Кто обещает его привезти — либо врет, либо продаст вам просрочку со склада 2015 года. Берите этот аналог, он встанет идеально».
Мы продали не товар, мы продали решение проблемы «здесь и сейчас».
Антикризисный чек-лист: как работать со сложными и срочными закупками. Если к вам прилетел проект с пометкой «Форс-мажор» или вы видите в спецификации устаревшее оборудование, действуйте по этому алгоритму. Это кровью и потом написанные правила.
1. Диагностика «Мертвых душ» (Снято с производства). На этапе первого расчета (даже если закупка планируется нескоро) проверяйте статус товара. Если видите пометку «распродажа остатков» или «снято с производства» — это красная тряпка.
Действие: Сразу же запрашивайте у поставщика официальное письмо о замене или подбирайте современный аналог. Не надейтесь на авось.
2. Правило «Плюшкина» в цифровом виде. Никогда не выбрасывайте альтернативные предложения. Если вам прислали 5 счетов, а вы выбрали один — остальные 4 должны остаться в системе, а не в удаленных письмах на почте.
Действие: В системе автоматизации (как у нас в Mertago) прикрепляйте все полученные КП к карточке товара. Через год именно тот поставщик, который был «дорогим и ненужным», может оказаться единственным, у кого товар есть в наличии.
3. Работа с аналогами «на берегу». Не ждите, пока грянет гром. Согласовывайте возможность замены на аналоги до подписания договора.
Действие: Включите в договор пункт: «В случае прекращения производства товара Поставщик имеет право поставить аналог с характеристиками не хуже заявленных, по предварительному согласованию». Это развяжет вам руки в критический момент.
4. «Теплый круг» поставщиков. В форс-мажоре нет времени на проверку благонадежности и заключение договоров с нуля.
Действие: Имейте под рукой список из 3-4 проверенных альтернативных поставщиков с действующими рамочными договорами. Чтобы в час Ч вам нужно было только отправить спецификацию, а не согласовывать протокол разногласий с юристами.
5. Прозрачность с клиентом. Не пытайтесь молча найти то, чего нет.
Действие: Сразу скажите: «Этого товара нет нигде. Но у меня есть план Б, он стоит вот столько, приедет тогда-то». В ситуации паники клиент ценит честность и наличие плана больше, чем низкую цену.
Вывод прост: Автоматизация — это не про то, чтобы нажимать кнопки быстрее. Это про то, чтобы в критический момент у вас под рукой была история, контакты и готовые решения, пока другие начинают всё с чистого листа
Регистрируйтесь по ссылке, всем новым пользователям бесплатный демо достап