Вопрос пользователя: «Сотрудник потратил на нужды фирмы больше, чем получил под отчет. Как оформить ему выдачу денег для покрытия перерасхода?»
Суть проблемы: В процессе выполнения задания сотрудник может потратить свои личные средства, если выданного аванса не хватило. Компания должна компенсировать эти расходы, выдав сотруднику разницу. Нужно оформить это так, чтобы и возместить сотруднику его затраты, и правильно отразить увеличение общих расходов фирмы.
Что может 1С ERP? Ситуация с перерасходом также обрабатывается через документ «Авансовый отчет» и последующую выдачу денег. В этом случае авансовый отчет покажет не остаток к возврату, а сумму, которую компания должна доплатить сотруднику.
Суть подхода:
- Оформление авансового отчета: Сотрудник сдает «Авансовый отчет» на общую сумму фактических расходов (например, 15 000 руб.). При этом ранее ему был выдан аванс 10 000 руб. Система при проведении отчета автоматически рассчитает, что компания должна сотруднику 5 000 руб. (перерасход).
- Возникновение кредиторской задолженности: После проведения авансового отчет у компании образуется задолженность перед сотрудником на сумму перерасхода (по кредиту счета 71).
- Выдача денег: Для погашения этой задолженности необходимо выдать сотруднику недостающую сумму. Это оформляется документом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача подотчетному лицу». При создании РКО на основании авансового отчета сумма к выдаче подставится автоматически.
- Закрытие задолженности: Проведение этого РКО уменьшит кредиторскую задолженность перед сотрудником до нуля. Деньги будут выданы из кассы, а расходы компании увеличатся на полную сумму, указанную в авансовом отчете (15 000 руб.).
Преимущества подхода: Корректный учет всех расходов компании, даже если они были первоначально понесены сотрудником из личных средств. Сотрудник оперативно получает компенсацию, а компания имеет полный пакет оправдательных документов на все затраты.
Решение и рекомендации: После проверки и проведения авансового отчета, в котором сумма расходов превысила аванс, создайте на его основании «Расходный кассовый ордер». Убедитесь, что сумма к выдаче равна перерасходу. Выдайте деньги сотруднику и проведите документ. Задолженность перед ним будет погашена.
Итог простыми словами: Перерасход — это когда вы дали сотруднику 1000 руб., а он купил нужное для фирмы на 1200 руб., добавив свои 200 руб. В авансовом отчете он пишет: «Потратил 1200 руб.». Вы должны ему 200 руб. Вы оформляете выдачу 200 руб. из кассы (расходный ордер), отдаете ему, и теперь компания полностью рассчиталась за все 1200 руб. расходов.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Покупка материалов с доплатой.
Ситуация: Сотруднику выдали 8 000 руб. на покупку запчастей. Запчасти стоили 9 500 руб., и он доплатил свои 1 500 руб.
Решение: Сотрудник сдает авансовый отчет на 9 500 руб. с чеками. Бухгалтер проводит его. Система показывает задолженность перед сотрудником 1 500 руб. Бухгалтер создает на основании отчета «Расходный кассовый ордер» на 1 500 руб. и выдает деньги.
Результат: Сотрудник получил свои 1 500 руб. обратно, а в учете компании отражены расходы на запчасти в полном объеме (9 500 руб.).