Вопрос пользователя: «Сотрудник вернулся из командировки и сдает авансовый отчет, но у него остались неизрасходованные деньги. Как оформить их возврат в кассу?»
Суть проблемы: После командировки или выполнения хозяйственного поручения у сотрудника часто остаются неизрасходованные подотчетные средства. Эти деньги должны быть возвращены в кассу предприятия, а задолженность сотрудника — закрыта. Необходимо корректно оформить этот возврат, чтобы восстановить остаток в кассе и снять обязательства с сотрудника.
Что может 1С ERP? Возврат неизрасходованных подотчетных сумм оформляется стандартным документом «Приходный кассовый ордер». Ключевой момент — указание правильной хозяйственной операции, которая обеспечит автоматическое закрытие задолженности конкретного сотрудника.
Суть подхода:
- Документ-основание: Основным документом, фиксирующим окончательный расчет с подотчетным лицом, является «Авансовый отчет». В нем указываются все фактические расходы и прикладываются оправдательные документы. На основании авансового отчет система рассчитывает остаток к возврату.
- Оформление возврата: Для непосредственного приема денег в кассу создается «Приходный кассовый ордер». В качестве вида операции выбирается «Возврат от подотчетного лица». В поле «Основание» можно указать ссылку на авансовый отчет.
- Автоматическое погашение задолженности: При проведении ПКО с такой операцией система автоматически уменьшает задолженность конкретного сотрудника, указанного в документе. Деньги зачисляются в кассу, а бухгалтерские проводки отражают закрытие дебиторской задолженности (счет 71).
- Связь документов: Рекомендуется создавать ПКО на основании авансового отчета, чтобы обеспечить автоматическое заполнение всех реквизитов.
Преимущества подхода: Четкий и быстрый процесс закрытия подотчетных сумм. Финансовая служба видит актуальный статус расчетов с каждым сотрудником. Возвращенные деньги сразу становятся доступны в кассе для других целей.
Решение и рекомендации: После проверки и проведения авансового отчета, если в нем есть сумма к возврату, создайте на его основании «Приходный кассовый ордер». Проверьте, что операция — «Возврат от подотчетного лица», и сумма заполнена верно. Проведите документ. После этого задолженность сотрудника в регистрах расчетов должна обнулиться.
Итог простыми словами: Возврат подотчетных — это как сдача сдачи в магазине. Вы дали сотруднику 1000 руб. (выдали под отчет), он купил товаров на 850 руб. (авансовый отчет) и принес вам сдачу 150 руб. (приходный ордер). Вы берете 150 руб., кладете в кассу и в своей тетрадке (1С) отмечаете, что сотрудник больше вам не должен. Все честно.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Окончание командировки.
Ситуация: Сотруднику был выдан аванс 50 000 руб. на командировку. Он потратил 42 300 руб., что подтвердил авансовым отчетом.
Решение: Бухгалтер проводит авансовый отчет на 42 300 руб. Затем на его основании создает «Приходный кассовый ордер» на возврат 7 700 руб. (50 000 - 42 300).
Результат: Сотрудник сдает 7 700 руб. в кассу, его задолженность погашена. В кассе прибавилось 7 700 руб.