Вопрос пользователя: «У нас два магазина, и у каждого своя касса. Можно ли вести для них отдельные кассовые книги с разной нумерацией и как их настроить?»
Суть проблемы: В компаниях с распределенной структурой (несколько магазинов, филиалов) необходимо вести обособленный учет денежных средств по каждому месту. Ведение общей кассовой книги для всех приведет к путанице, а ручное разделение данных неэффективно.
Что может 1С ERP? Да, система позволяет вести отдельные кассовые книги для каждой организации, а также для каждого обособленного подразделения (филиала, магазина), независимо от того, выделено ли оно на отдельный баланс. Для каждой книги можно настроить свою нумерацию листов и префикс для документов.
Суть подхода:
- Настройка кассы: В карточке каждой кассы (например, «Касса магазина №1», «Касса магазина №2») указывается, в какой кассовой книге будут отражаться ее операции: в основной книге организации или в отдельной, созданной специально для этого подразделения.
- Создание отдельной книги: В справочнике «Кассовые книги» создается новая книга с уникальным именем (например, «Кассовая книга магазина №1»). В ее настройках можно указать префикс для нумерации платежных документов (например, «М1-»).
- Автоматическая разводка: Когда кассир создает лист кассовой книги, он выбирает конкретную книгу. Система автоматически включает в лист только те операции, которые относятся к кассам, привязанным к этой книге.
- Индивидуальная нумерация: Листы каждой книги нумеруются в своем сквозном порядке, начиная с 1 или с заданного номера.
Преимущества подхода: Четкое разграничение ответственности и упрощение аудита. Управляющий каждого магазина работает со своей книгой, а финансовая служба головного офиса может при необходимости смотреть консолидированные отчеты или детализацию по любой точке.
Решение и рекомендации: Для каждого обособленного пункта создайте отдельную кассу в справочнике. Затем создайте отдельную кассовую книгу и в настройках каждой кассы укажите эту книгу. Для удобства можно также создать отдельные кассовые книги по валютам, если в кассах хранится инвалюта.
Итог простыми словами: Это как выдача каждому магазину своей отдельной тетради (кассовой книги) для записи операций. В тетрадь магазина №1 попадают записи только из его кассы, в тетрадь магазина №2 — только из его кассы. У каждой тетради своя нумерация страниц. В главном офисе хранятся все тетради, и при проверке легко найти нужную.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Сеть розничных магазинов.
Ситуация: Сеть из 5 магазинов, каждый сдает ежедневную выручку и ведет свою кассу.
Решение: В 1С создано 5 касс (по одной на магазин) и 5 отдельных кассовых книг. В настройках каждой кассы указана «своя» книга.
Результат: Кассиры каждого магазина формируют и печатают листы только из своей книги. Бухгалтерия централизованно видит все книги в системе.