Вопрос пользователя: «Что делать, если нужно срочно оплатить что-то важное, а лимит по статье уже исчерпан? Можно ли как-то «обойти» лимит и кто это может разрешить?»
Суть проблемы: Жесткие лимиты иногда могут мешать оперативной деятельности, если возникает неучтенная, но критически важная потребность в платеже. Необходим управляемый и прозрачный механизм для санкционированного превышения лимита, а не его полное отключение или неформальные договоренности.
Что может 1С ERP? Система предусматривает цивилизованный способ обработки таких ситуаций через механизм отметки «Сверх лимита» в заявке на расход. Это не «обход», а запрос на особое разрешение, который фиксируется в системе и проходит согласование.
Суть подхода:
- Флаг «Сверх лимита»: При создании или редактировании заявки на расход, которая превышает установленный лимит, инициатор или согласующий может поставить специальную отметку — «Сверх лимита».
- Влияние на согласование: Поведение системы при наличии этой отметки зависит от настроек:
Ограничивающий контроль: Если включен жесткий контроль, заявку без флага «Сверх лимита» провести будет невозможно. С этим флагом — проведение разрешается, что сигнализирует о согласованном исключении из правил.
Оповещающий контроль: Система лишь предупредит о превышении, но проведет заявку. Флаг «Сверх лимита» в этом случае служит маркером для последующего анализа перерасходов. - Отчетность: Все заявки, проведенные сверх лимита, попадают в соответствующие отчеты, позволяя анализировать причины превышений и корректировать лимиты на будущие периоды.
Преимущества подхода: Сохраняется баланс между дисциплиной и гибкостью. Важные платежи не блокируются наглухо, но каждый случай превышения становится видимым для руководства и требует осознанного решения. Это исключает хаотичные перерасходы.
Решение и рекомендации: В настройках раздела «Казначейство» определитесь с типом контроля лимитов: только предупреждение или жесткая блокировка. Донесите до руководителей подразделений, что при возникновении срочной необходимости они могут поставить галочку «Сверх лимита» в заявке, но должны быть готовы обосновать это решение. Анализируйте такие случаи по отчету «Лимиты расхода ДС».
Итог простыми словами: Флаг «Сверх лимита» — это не лазейка, а «красная кнопка». Если у сотрудника закончился лимит на корпоративной карте, но возникла ЧП, он звонит вам (руководителю) и говорит: «Нужно срочно купить то-то, выхожу за лимит». Вы даете устное добро, а он в заявке ставит галочку «Сверх лимита» — это как ваш виртуальный автограф под разрешением. Платеж проходит, а в отчете эта сумма будет выделена и позже объяснена.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Срочный ремонт оборудования.
Ситуация: В производственном цехе сломался станок. На срочный ремонт нужно 120 000 руб., а лимит на непредвиденные расходы отдела — 100 000 руб.
Решение: Начальник цеха создает заявку на 120 000 руб., ставит флаг «Сверх лимита» и в комментарии указывает причину. Финансовый директор, видя флаг и обоснование, согласовывает заявку.
Результат: Ремонт оплачен вовремя, а в отчете за месяц будет видно, что лимит превышен на 20 000 руб. по уважительной причине «аварийный ремонт».