Большинство проектов имеют четкую структуру: старт, этапы, финиш. Но что делать, когда вы работаете с задачами, которые требуют постоянного внимания? Digital-агентство Panda Ads столкнулось именно с такой ситуацией — их клиенты нуждаются в непрерывном продвижении, где каждый день приносит новые вызовы.
Рассказываем, как выстроить эффективное управление проектами без конечных точек и почему правильно подобранная система становится основой успеха.
Когда проект длится годами: особенности работы digital-агентства
Panda Ads — агентство полного цикла, которое специализируется на комплексном продвижении бизнеса в интернете. В их арсенале:
- Контекстная и таргетированная реклама
- Разработка промо-страниц
- CRM-маркетинг
- Продвижение в Telegram
- Маркетплейсы
- SEO-оптимизация
- Работа с блогерами
- Копирайтинг
За семь лет команда из 15 специалистов реализовала свыше 100 проектов. Среди клиентов — благотворительный фонд Константина Хабенского, GeekBrains, «Мостурфлот», HENDERSON и Московский политехнический университет.
Главная особенность их работы — проекты без финишной прямой. Алгоритмы поисковых систем обновляются, конкуренция растет, поведение пользователей меняется. Это требует постоянного мониторинга и корректировки стратегий.
От хаоса к системе: почему CRM нужна с первого дня
Многие предприниматели откладывают внедрение систем управления, считая их излишними на старте. Однако CEO Panda Ads Александр Гаврилин мыслил иначе:
"Это не первый проект, в котором я участвую. Соответственно, необходимость внедрения CRM, а не ведение задач в Excel, Telegram или Skype, была изначально. То есть когда мы только сидели у юриста, подавали документы на регистрацию юридического лица, уже понимали, что нам нужна CRM."
Первые шесть лет команда использовала ПланФикс. Система покрывала все бизнес-процессы — от первого контакта с клиентом до закрытия проекта.
"В ПланФиксе было все, вся жизнь бизнеса: от знакомства с клиентом до акта сверки при расторжении договора."
Барьеры роста: когда сложность мешает эффективности
Со временем команда столкнулась с препятствием — сложность интерфейса влияла на производительность. Особенно это касалось новых сотрудников без опыта работы в digital-сфере.
"Многие задачи в ПланФикс решались относительно сложно и долго. Плюс интерфейс системы, несмотря на все возможности кастомизации и регламенты, был достаточно сложным для понимания некоторыми членами команды."
Вместо концентрации на рабочих задачах новички тратили время на изучение системы. Александр объясняет важность понятного интерфейса:
"Важно, что человек видит в системе: «Создать действия в хронике» или «Написать комментарий в задаче». Суть одна и та же, но для новичков это более понятный язык, что сильно упрощает работу."
Миграция за две недели: переход на Аспро.Cloud
При выборе новой платформы команда руководствовалась двумя критериями:
- Понятный интерфейс
- Встроенные инструменты финансового учета
"Для нас было критически важно вести финансы в той же системе, в которой мы ставим и выполняем задачи. В противном случае можно было бы легко потерять где-то какую-то сумму зачисления, какую-то цифру и так далее."
Благодаря возможности импорта данных из CSV-файлов, переезд занял минимум времени:
"Мы перенесли всю информацию и перевели команду в Аспро.Cloud, наверное, за недели две. Но нужно тоже понимать, что мы занимались внедрением неполный рабочий день."
Архитектура процессов: от лида до результата
Этап 1: Сбор заявок и работа с воронкой
Клиенты обращаются через различные каналы:
- Электронная почта
- Формы на сайте
- Telegram-бот и WhatsApp
Интеграции автоматически создают карточки сделок в воронке продаж. Система объединяет все взаимодействия с клиентом в единой истории, что исключает дублирование работы.
Для контроля процесса продаж настроены автодействия — при переходе между этапами система ставит задачи ответственным менеджерам.
Этап 2: Управление проектами
После успешного закрытия сделки информация передается в отдел производства. Для каждой услуги создается отдельный проект.
Еженедельно менеджеры проектов ставят задачи исполнителям вручную. Такой подход обусловлен спецификой digital-сферы:
"У нас достаточно быстро меняющаяся сфера. То, что запланировано неделю назад, завтра может быть уже неактуально."
Все специалисты фиксируют время выполнения задач. Это позволяет анализировать рентабельность проектов через автоматические отчеты.
Этап 3: Финансовое управление
Выставление счетов происходит непосредственно из карточки проекта. Автозаполнение данных контрагентов исключает ошибки в документах.
Система отслеживает поступления и списания по каждому проекту, автоматически рассчитывая рентабельность и прогнозируя денежные потоки.
"Клиент оплатил счет, который включает в себя бюджет нашей услуги. Мы должны понимать, сколько мы можем еще потратить на рекламную систему, а сколько мы заработали с этого сами."
Результаты внедрения
"В Аспро.Cloud стало удобнее работать с продажами, появилась более наглядная воронка. Не могу сказать, что удалось добиться прям каких-то результатов, но мы решаем все свои задачи, функционала хватает."
Команда Panda Ads демонстрирует, что успех в управлении непрерывными проектами зависит не только от инструментов, но и от правильно выстроенных процессов. Простота использования системы позволяет сосредоточиться на главном — качественном выполнении задач клиентов.
Проекты расползаются по чатам и таблицам? Соберите их в одном месте в Аспро.Cloud и управляйте легко. Попробуйте бесплатно 14 дней.