Краткое описание:
FinishMart работает в Москве и Подмосковье. Компания помогает дизайнерам и клиентам быстро укомплектовать проекты: от чистовых материалов до мебели, дверей и света.
Компания создана в 2022 году на базе опыта трёх партнёрских фирм: «Адельхейд», «Ларссон» и «Склад». Благодаря этому у FinishMart полный цикл: от дизайна интерьера и ремонта до поставки материалов.
Сегодня в распоряжении компании два шоурума площадью 200 и 120 м², собственный склад с бесплатным хранением в Реутове и онлайн-каталог, упрощающий выбор и заказ материалов. В команде FinishMart работает более десяти комплектаторов, налажены прямые партнёрские отношения с более чем 400 поставщиками.
До проекта учёт вёлся в Google-таблицах и базе MySQL. Такой подход ограничивал возможности: много ручной работы, ошибки, неудобная обработка больших массивов данных.
В Google-таблицах высокий риск потери данных или их случайного удаления кем-то из пользователей. Также нет возможности гибкого разграничения прав — либо пользователь «читатель», либо он «редактор». Если пользователь «редактор», то по факту он получает полный доступ к таблице, а в этом точно нет необходимости. Конечно, есть возможность тонкой настройки и, например, ограничивать доступ к определённым диапазонам в таблице, но, во-первых, об этом нужно помнить, а, во-вторых, при ограничении доступа к определённым диапазонам не всегда могут правильно работать скрипты от имени того пользователя, которому ограничен доступ.
Google-Таблицы — хороший инструмент, но это не масштабируемое решение.
Перечисленные проблемы выше побудили нашего клиента на переход на 1С.
Сначала компания арендовала «1С:УНФ» у стороннего партнёра, но там нельзя было делать доработки. Поэтому база была перенесена в сервис 1С:ГРМ. Теперь компания получила возможность дорабатывать систему под свои задачи и масштабировать её дальше.
Поделитесь этой статьей с тем, кто работает на 1С или только задумался об использовании 1С. Он скажет Вам спасибо))
И подпишитесь на наш ТГ-канал О внедрении и поддержке 1С без ошибок, где мы пишем о потребностях, проблемах и ошибках бизнеса при автоматизации на 1С, публикуем кейсы готовых внедрений и решений.
Цели и задачи:
Цель проекта: Перенести учет данных с платформы «Google-таблиц» и «MySQL» в «1С:Управление Нашей фирмой 3.0», настроить интеграцию с сайтом на 1С-Битрикс.
- Перенести справочники и документы из Google-таблиц и базы MySQL.
Основная информация о товарах и клиентах хранилась в Google-таблицах. В базе MySQL находилась огромная таблица с сотнями тысяч позиций и сотнями колонок. Нужно было перенести все эти данные в 1С, при этом сохранить их свойства и актуальность; - Настроить систему под реальные процессы компании.
У клиента уже были отработанные бизнес-процессы — от закупки материалов до работы с заказами и клиентами. Задача состояла в том, чтобы не пытаться исправить их бизнес-процессы под типовую конфигурацию, а адаптировать 1С под эти процессы. Это позволило сотрудникам быстро перейти на новую систему без привычных сбоев в работе; - Реализовать доработки по требованиям сотрудников
В ходе проекта стало ясно, что стандартных инструментов 1С недостаточно. Мы внесли изменения в интерфейсы и отчёты, добавили новые функции. Это сделало работу в системе удобнее и быстрее; - Обеспечить разграничение прав доступа
В компании разные сотрудники отвечают за разные задачи. Менеджерам нужен доступ к клиентам и заказам, бухгалтеру — к финансовым документам, складскому персоналу — к остаткам и отгрузкам. Мы настроили права так, чтобы каждый видел только свою часть, но при этом все данные оставались в одной базе; - Настроить обмен данными с сайтом
Компания ведёт продажи через сайт. Важно было связать его с 1С, чтобы цены, остатки и карточки товаров обновлялись автоматически. Это позволило избежать ручного ввода и ошибок, а клиентам — всегда видеть актуальную информацию.
Ситуация до старта проекта
До проекта учёт был разбросан: часть данных в Google-таблицах, часть в MySQL. Такой набор работал, но вызывал проблемы. Основные процессы осуществлялись в Google-таблицах, которые содержали большую часть справочной информации и документации. Но у такого подхода были минусы:
- не было автоматизации;
- часто возникали ошибки из-за ручного ввода;
- тяжело было работать с большими массивами данных.
Кроме того, часть данных хранилась в базе MySQL, где находилась таблица с сотнями тысяч позиций товаров. Эта таблица постоянно изменялась: добавлялись новые колонки, увеличивался объем строк, что значительно усложняло обработку данных. Например, изначально таблица включала около 30 000 строк, но в процессе работы объем данных вырос до 235 000 строк, прежде чем был оптимизирован до 45 000.
Сначала компания арендовала «1С:УНФ» у стороннего партнёра. Но там нельзя было вносить доработки, поэтому базу перенесли в сервис 1С:ГРМ.
Теперь система работает на защищённых серверах, и риск потерять данные из-за поломки или изъятия компьютера исключён. Даже если происходит критическая ошибка, база восстанавливается из резервной копии — такие копии создаются автоматически каждый день. Подключение новых сотрудников занимает всего несколько минут, что упрощает рост команды. При этом компании не нужно покупать и обслуживать собственные серверы, что снижает затраты на ИТ-инфраструктуру.
.
Сложности и особенности, с которыми столкнулись:
В проекте возникали трудности, и для их решения пришлось искать нестандартные подходы и внимательно разбирать процессы компании.
Миграция данных из MySQL в 1С сопровождалась сложностями, связанными с огромным объемом информации. Таблица с товарами, хранившаяся в MySQL, насчитывала сотни тысяч строк и включала более 300 колонок. Структура данных постоянно изменялась: добавлялись новые атрибуты, увеличивалось количество строк. Из-за постоянных изменений приходилось перестраивать алгоритм загрузки. Каждое обновление базы клиента занимало очень много времени.
Была задача — наладить обмен между MySQL и 1С. Мы написали скрипт: он выгружает данные из MySQL в файл, а 1С автоматически подхватывает этот файл через FTP. Это потребовало много тестов, чтобы избежать ошибок.
Кроме того, из-за смешанной структуры исходных данных и их большого объема потребовались многочисленные этапы проверки, доработки и тестовой загрузки. На каждом этапе приходилось учитывать изменения, вносимые клиентом в исходные таблицы. Например, после первоначальной загрузки данных выявилось, что количество строк увеличилось с 30 000 до 235 000, что потребовало повторной оптимизации.
Важной частью проекта стала интеграция 1С и сайта на 1С-Битрикс. Мы установили и настроили типовой модуль обмена, связали его с базой и сайтом.
Теперь:
- все новые товары, изменения карточек, фотографии и описания выгружаются на сайт автоматически — раз в сутки;
- остатки и цены обновляются моментально: если в 1С меняется цена или количество товара, сайт получает эти данные сразу, без задержки;
- заказы с сайта загружаются в 1С, а обратно выгружаются статусы «оплачен» и «отгружен»;
- если клиент оплачивает заказ онлайн, информация об оплате сразу же попадает в 1С.
Благодаря такой схеме сайт всегда показывает актуальные цены и остатки, а сотрудники компании видят все заказы и оплаты прямо в учётной системе. Это исключило ручной ввод и снизило риск ошибок.
.
Этапы нашей работы:
Основными этапами работ были:
- Подготовка и анализ текущих бизнес-процессов и функций, который выполняются в Google-таблицах и БД MySQL. Моделирование функций в 1С:УНФ.
Сначала мы изучили, как устроена работа компании: где хранятся данные, как ведётся учёт. На основе этого составили карту процессов «как есть» и показали клиенту, верно ли поняли процессы.
После тщательного обследования бизнес-процессов клиента, мы составили документ с описанием бизнес-процессов компании Заказчика «Как есть». На его основании, составляли документ с описанием бизнес-процессов «Как будет», предоставили клиенту базу 1С:УНФ с промоделированными процессами «Как будет» на примерах Заказчика. Провели демонстрацию этих процессов – показали, как Заказчик будет работать после перехода в «1С: УНФ». Как его функции и процессы будут работать в новой программе.
На основании проведенного анализа были выявлены ключевые требования к системе 1С и сформирован план миграции. Также был определен перечень данных, подлежащих переносу, и проведена оценка их структуры и объема.
Результат этапа – документ «Описание процессов «Как будет»» и база для клиента со сквозными тестовыми примерами. - Разработка механизма переноса данных.
Для переноса данных из MySQL был разработан скрипт, который выгружал всю необходимую информацию из исходной базы данных в файл. Этот файл затем автоматически загружался в 1С через FTP. Скрипт учитывал особенности структуры исходной таблицы, а также необходимость обработки большого объема данных (до 235 000 строк). Мы сосредоточились на том, чтобы процесс был надёжным и без ошибок. - Настройка и загрузка данных в 1С.
После разработки механизма переноса в системе 1С была настроена обработка для разовой загрузки данных. На данном этапе осуществлялся перенос справочной информации, остатков товаров и цен. Поскольку структура данных могла изменяться, обработка дорабатывалась по мере необходимости, чтобы учитывать новые атрибуты и дополнительные данные, добавляемые клиентом. На этом этапе мы несколько раз пробовали загрузить данные в тестовом режиме для проверки корректности переноса. - Реализация требований – выполнение доработок и настроек в 1С УНФ.
По спецификации требований мы выполнили доработки и снова провели моделирование — демонстрацию на тестовом примере. Причем в этот раз (на этом этапе) уже не было моментов, которые нельзя показать, т.к. база была уже настроена и доработана по всем функциям, которые требуются согласно документу «Описание процессов «Как будет»». - Настройка обмена с сайтом на 1С-Битрикс.
После успешного переноса данных и выполнения настроек был настроен обмен между 1С:УНФ и сайтом компании на платформе 1С-Битрикс. На данном этапе была проведена настройка синхронизации, чтобы информация о товарах, остатках и ценах автоматически обновлялась на сайте. Благодаря этому данные на сайте всегда актуальны, и обновлять их вручную больше не нужно. - Тестирование и запуск.
На финальном этапе мы проверили все процессы и функции системы в работе. Мы провели демонстрацию работы системы клиенту, выявляли и устраняли возможные недочеты. После успешного тестирования система была запущена в промышленную эксплуатацию. На этапе запуска мы доработали систему с учётом реальных данных и ситуаций из работы компании. - Обучение сотрудников и консультации.
Чтобы сотрудники быстрее освоили систему, мы провели обучение. Были подготовлены пошаговые инструкции с наглядными примерами выполнения основных операций в 1С. Кроме того, в первые недели эксплуатации системы оказывалась оперативная поддержка, чтобы решить возникающие вопросы и адаптировать систему под текущие потребности.
.
Итог:
В результате успешной реализации проекта по переходу на «1С: Управление Нашей Фирмой 3.0» компания «FinishMart» объединила все процессы в одной системе, что значительно упростило учет и управление данными. Это позволило повысить скорость обработки информации и снизить вероятность ошибок, связанных с ручным вводом данных и дублированием информации из различных источников.
Сегодня все ключевые процессы ведутся в одной системе. Данные всегда под рукой и не теряются. Сотрудники тратят меньше времени на рутину, ошибки почти исчезли. Сайт автоматически синхронизируется с базой. Компания получила основу для масштабирования и роста.
С оригиналом статьи Вы можете ознакомится на нашем сайте: Переход с «Google-таблиц» и MySQL на «1С:Управление Нашей Фирмой 3.0» в компании по комплектации дизайн-проектов FinishMart.
Если Вам нужна консультация по этой статье или другая консультация по 1С, обращайтесь к нам:
тел.: +7 (3532) 50-56-93
сайт: https://itkonus.ru/
Подписывайтесь на наш телеграм-канал: https://t.me/itkonus_blog