Аудит - это процедура оценки предприятия на предмет соблюдения требований системы менеджмента безопасности пищевой продукции. Это не только про ХАССП, Это про систему управления на вашем предприятии. И она гораздо шире, чем критические контрольные точки.
Давайте разберемся с частыми вопросами, которые задают нам в ТГ канале проекта “Больше, чем ХАССП”, которые возникают при подготовке к аудитам.
- Кто проводит аудит?
Чаще всего оценку проводят независимые аудиторы разных аудиторских компаний.
Иногда процедуру выполняют внутренние аудиторы торговой сети. Независимых аудиторов многие воспринимают как более объективных, хотя, все зависит от корпоративной культуры и политики работы с партнерами торговой сети.
- Сколько длится аудит?
Обычно аудит проходит в течение 1 рабочего дня.
Но могут быть разные варианты, которые зависят от размера вашего предприятия, количества проверяемых процессов и степени готовности сотрудников. Лучше подготовиться заранее, это заметно облегчит процесс аудита.
- Какое количество баллов необходимо набрать, чтобы успешно пройти аудит?
Баллы зависят от «чек-листа» торговой сети.
Например, некоторые сети включают «критические несоответствия», каждое из которых снижает общий балл на 30.
Другие чек-листы допускают прохождение аудита даже при наличии множества мелких несоответствий, главное обеспечить определенный минимум (например, 52%).
Лайфхак: готовьтесь так, чтобы вы оценивали уровень своего предприятия на высокий балл, независимо от критериев чек-листа, это поможет унифицировать процесс подготовки к разным аудитам.
- Сколько сотрудников должно присутствовать на проверке?
Идеально, если участвует вся команда. Зачастую принято поручать встречу аудитора инженеру по качеству, однако такая практика ошибочна. Мы команда, а это значит:
- Руководители высшего звена должны демонстрировать лидерство.
- Отдел закупок обязан продемонстрировать понимание процесса взаимодействия с поставщиками
- Главный инженер должен подтвердить знание вопросов безопасности пищевого оборудования.
- Любой сотрудник должен владеть базовыми знаниями по пищевой безопасности.
Менеджер по качеству же выступает координатором проверки, обеспечивая ее результативность и высокий уровень комфорта для всех участников.
5. Что делать, если возникли замечания от аудитора?
Вы можете выбрать один из двух вариантов поведения::
Первый вариант:
Признать несоответствие, внимательно выслушать рекомендации и настроиться на постепенное улучшение. Важно не слепо доверяться мнению аудитора, а проверять любые утверждения ссылками на нормативно-правовые документы. Отказ от рекомендаций должен выражаться вежливо и уважительно, сохраняя конструктивный диалог.
Второй вариант:
Спорить, отстаивая свою позицию и отказываясь учитывать мнение специалиста.
Выбор стратегии целиком зависит от вас. Правильная переговорная позиция позволит укрепить доверие со стороны заказчиков и избежать возможных проблем в будущем.
Подводя итог о подготовке к аудитам, выделим три ключевых момента:
1. Регулярная подготовка: Каждый сотрудник должен осознавать свою роль и ответственно подходить к выполнению своих обязанностей.
2. Общение с аудитором: Необходимо уметь грамотно воспринимать критику и строить аргументированный диалог, используя нормы и стандарты отрасли.
3. Комфортная атмосфера: Создавайте благоприятную обстановку для проверки, демонстрируя открытость и желание совершенствоваться. Это повысит шансы на успешное завершение аудита и укрепит доверие партнеров.
Соблюдая эти принципы, предприятие сможет уверенно проходить любые проверки и развиваться в направлении устойчивого роста и доверия потребителей.
Ну а вместе с нами - любые аудиты проходят легко и просто.