Вопрос от пользователя: «Объясните разницу между контактами и контрагентами. И зачем нужны соглашения, если есть договоры?»
Суть проблемы
В 1С:ERP эти понятия часто используются как синонимы, но на самом деле они находятся на разных уровнях иерархии и несут разную смысловую нагрузку. Путаница приводит к ошибкам в отчетах CRM и в настройках условий продаж.
Контакты vs Контрагент: в чем подвох?
- Контакт (или Контактное лицо) — это ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО. Это ваш менеджер по закупкам Иван Иванов, директор Петр Петров или просто контакт, с которым вы общаетесь. Контакты "привязываются" к карточке юрлица.
- Контрагент — это ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО или ИП. Это сама организация "ООО "Вектор", с которой вы работаете.
Проще говоря: Контрагент — это компания, а Контакты — это люди, которые в ней работают.
Соглашение vs Договор: уровни отношений
Это два разных по смыслу документа, которые задают правила игры.
- Соглашение — это РАМОЧНЫЙ ДОКУМЕНТ. Он определяет общие, долгосрочные условия сотрудничества с контрагентом.
Что в нем задается? Ценовая политика (типы цен), скидки (максимальный размер ручных скидок), условия оплаты и доставки по умолчанию.
Аналог из жизни: "Мы, ООО "Поставщик" и ООО "Клиент", договорились, что все товары будут продаваться по прайс-листу "Опт" с возможностью давать персональную скидку до 5%". - Договор — это КОНКРЕТНЫЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ. Он заключается в рамках действующего Соглашения и сопровождает конкретную сделку или период.
Что в нем задается? Конкретные суммы, сроки, наименования товаров/услуг, реквизиты.
Аналог из жизни: "Договор поставки №45 от 14.11.2024", который ссылается на общее Соглашение №1 от 01.01.2024.
Решение и рекомендации
- Сначала создавайте Контрагента (юрлицо).
- Затем создавайте Контактов (контактных лиц) и связывайте их с этим контрагентом. Это основа для работы CRM.
- Для постоянных клиентов/поставщиков обязательно настройте Соглашение. Это избавит менеджеров от ручного ввода цен и условий в каждом документе.
- Договора создавайте по мере необходимости для юридического оформления сделок. Документ "Реализация" будет ссылаться и на Соглашение (чтобы взять цены), и на конкретный Договор (для юриспруденции).
Итог простыми словами
Ваши отношения с компанией "ООО "Вектор":
- Контрагент — это само "ООО "Вектор".
- Контакты — это директор Сидоров и менеджер Иванова.
- Соглашение — это ваша общая устная договоренность: "Работаем по оптовым ценам".
- Договор — это распечатанный и подписанный документ на поставку 100 столов.
Система 1С:ERP позволяет формализовать и автоматизировать все эти уровни взаимоотношений.