Когда компания переходит на электронный документооборот, возникает закономерный вопрос:
как хранить электронные документы, чтобы они были юридически значимыми через 5–10 лет?
Бумажный архив понятен — шкафы, коробки, договоры в папках.
Но что с ЭДО? Нужно ли распечатывать документы? Что принимает ФНС? Какие риски есть у бизнеса?
Разбираем по порядку — на что опирается закон, как правильно хранить ЭДО и почему архив Диадок снимает 90% рисков.
Что говорит закон о хранении электронных документов
Требования к хранению документов в электронном виде определяют:
- ФЗ-402 “О бухгалтерском учёте”
- ФЗ-63 “Об электронной подписи”
- Приказы ФНС о форматах ЭДО
- Гражданский кодекс (сроки хранения договоров)
Согласно законодательству:
✔ Электронные документы можно хранить только в электронном виде
Печатать ЭДО — необязательно и юридически бессмысленно.
Юридическую силу имеет электронный файл с КЭП, а не бумажная копия.
✔ Срок хранения — от 5 до 10 лет
- первичная бухгалтерия — не менее 5 лет;
- налоговые документы — 4–5 лет;
- договоры — до 10 лет (в зависимости от вида договора);
- кадровые ЭДО — по специальным правилам.
Главный критерий юридической силы ЭДО — сохранность КЭП и неизменность документа
Важно сохранять электронный файл в исходном виде, включая:
- сам документ (XML, PDF, форматы ФНС);
- квалифицированную электронную подпись (КЭП);
- данные о времени подписи;
- журнал событий;
- сертификаты.
Бумажная распечатка не содержит КЭП, значит, юридической силы у неё нет.
Почему хранить ЭДО “на компьютере” небезопасно
Компании часто пытаются экономить и хранят файлы:
- на флешках,
- на жёстких дисках,
- в локальных папках,
- в непроверенных облачных хранилищах.
С этим связаны большие риски:
❌ Риск 1. Потеря данных
Диск может сломаться, флешка может быть повреждена, файл — случайно удалён.
❌ Риск 2. Утрата юридической силы
Если файл был изменён, КЭП становится недействительной — документ потеряет юридическую силу.
❌ Риск 3. Несоответствие требованиям ФНС
Некоторые архивы не сохраняют криптографические параметры и журналы событий.
❌ Риск 4. Отсутствие резервных копий
При сбое технике компания может потерять весь архив за несколько лет.
Поэтому нужно использовать архив ЭДО, который соответствует государственным стандартам.
Как архив Диадок решает эти задачи
Архив Диадок — это специализированное, юридически корректное хранилище электронных документов, которое обеспечивает:
✔ 1. Хранение документов в юридически значимом виде
Сохраняется:
- оригинальный файл;
- подписанный КЭП;
- сертификаты;
- штамп времени;
- журнал событий.
Юридическая сила сохраняется 5–10 лет без изменений.
✔ 2. Дублирование и резервные копии
Архив хранится на защищённых серверах, сертифицированных по требованиям:
- ФСТЭК,
- ФСБ,
- ФНС.
Резервирование идёт автоматически — потерять данные невозможно.
✔ 3. Соответствие требованиям законодательства
Архив Диадок полностью соответствует:
- ФЗ-402,
- ФЗ-63,
- приказам ФНС о форматах и сроках хранения.
Это гарантирует, что документы примут при любой проверке.
✔ 4. Удобный поиск и выгрузка
Архив позволяет:
- найти документ за 1–3 секунды;
- выгрузить файл с КЭП;
- сформировать пакет документов для ФНС или аудиторов.
Больше не нужно искать бумажные копии “за 2019 год”.
✔ 5. Мгновенная интеграция с 1С и бухгалтерией
Все документы автоматически:
- поступают в архив;
- распределяются по контрагентам;
- связываются с учётными операциями.
Бухгалтерия освобождает десятки часов времени.
Как долго хранят документы в ЭДО через Диадок
Большинство компаний выбирает:
- 5 лет — для стандартной бухгалтерии;
- 10 лет — для договоров, актов и судебно значимых документов.
Диадок позволяет настраивать индивидуальные сроки хранения.
Реальные риски, если хранить ЭДО неправильно
- Утрата юридической силы документа → риск отказа от сделки.
- Штрафы от ФНС за отсутствие первички.
- Проблемы при аудите → недостоверная отчётность.
- Потери данных → восстановить их невозможно.
- Потеря исторической информации → проблемы при спорах.
80% проблем возникает из-за попытки хранить ЭДО “как обычные файлы”.
Итог
Хранение электронных документов — это не просто “папка на компьютере”.
Чтобы документы оставались юридически значимыми 5–10 лет, нужно:
- сохранять файл вместе с КЭП и сертификатами;
- использовать архив, который соответствует требованиям ФНС;
- обеспечивать защиту, резервирование и неизменность;
- иметь возможность быстро предоставить документы при проверке.
Диадок полностью закрывает эти задачи — безопасно, юридически корректно и без риска потери данных.
Хотите настроить правильное хранение электронных документов и защитить компанию от рисков?
Получите бесплатную консультацию — подберём оптимальные настройки и подключим Контур.Диадок за 1 день.