Аллокация затрат — это процесс распределения средств и активов между подразделениями, проектами или продуктами компании для повышения прозрачности и эффективности использования ресурсов. При неправильном подходе он может превратиться в серьезное испытание и мешать эффективному принятию решений. Разбираемся в процессе, а для простоты восприятия будем использовать сравнения с семейным бюджетом: возьмем семью, в которой папа работает в офисе, а мама берет на себя все домашние обязанности (намеренно олдскульно, но поможет аналогии).
Доходные и расходные центры
В компании подразделения делятся на доходные (прибыльные) и расходные (затратные) центры. Первые напрямую генерируют выручку — это, например, отдел продаж. В нашей воображаемой семье «доходный центр» — это папа. Его зарплата составляет семейный бюджет — аналог общего фонда компании.
Мама занимается домашними делами и не приносит прямого дохода, ее роль в системе аллокации затрат можно сравнить с расходным центром — она не генерирует прибыль, но создает значительную экономию и обеспечивает эффективное функционирование всей семьи. Планирует покупки, контролирует расход продуктов, поддерживает порядок и быт, готовит еду для всей семьи — все это важный вклад, который помогает избежать ненужных затрат и сохранить ресурсы.
В организациях такую роль выполняют подразделения, которые не участвуют напрямую в создании дохода, но способствуют полному функционированию, снижению затрат и повышению общей эффективности, например, бухгалтерия, отдел снабжения, отдел качества, административная служба и т.д.
Расходы
Глобально расходы в компании делятся на прямые и косвенные. В процессе аллокации затрат их важно четко разделять — это позволяет точно рассчитать себестоимость продукции, установить конкурентоспособную цену и избежать убытков при продаже.
Прямые затраты связаны с финальным продуктом. Например, в производстве к ним относятся расходы, которые формируют себестоимость конкретного изделия: сырье, комплектующие и другие прямые производственные затраты. Если представить, что дети — главный проект семьи, то в этом случае прямые затраты — это расходы на питание, одежду, школьные принадлежности и т.д.
Косвенные расходы обеспечивают функционирование предприятия в целом. Без этих трат бизнес не сможет производить продукт. Обычно в эту категорию включают оплату аренды, траты на маркетинг, рекламу, бухгалтерию. В семье косвенные расходы — коммунальные платежи, интернет, ремонтные работы и т.д.
Когда семья ≠ компания
В компании процесс аллокации затрат происходит через детализацию доходов и расходов по статьям и отделам. Каждый из них планирует свой бюджет, после чего цифры согласуются между подразделениями и объединяются в общую финансовую стратегию. На словах кажется, что процесс распределения средств в компании достаточно прост, однако есть много нюансов, которые усложняют эту задачу.
В семье бюджет зачастую согласовывается быстро и интуитивно, например, за ужином, без сложных многоэтапных обсуждений, в принятии решений участвуют лишь старшие. В бизнесе же аллокация затрат требует тщательного планирования, соответственно в разработке финансовой стратегии участвуют десятки специалистов, которые должны согласовать бюджеты между подразделениями. Сложность заключается и в расчете себестоимости работы каждого отдела компании, а также его продуктов. Дело в том, подразделения компании оказывают услуги не только внешним клиентам, но и другим внутренним структурам. Чтобы понять, насколько дорого обходится содержание каждого отдела, нужно распределить его расходы между всеми остальными подразделениями организации, которым отдел оказывает внутреннюю услугу. Это сложный процесс, зачастую с многоэтапным циклическим распределением, но без него невозможно произвести оценку рентабельности подразделений, проектов, продуктов компании, оптимизировать расходы и эффективно управлять средствами.
В отличие от семьи, где решения часто принимаются на основе текущих потребностей, в бизнесе процесс распределения затрат включает детальный анализ. Правильная аллокация помогает руководству видеть, какие направления операционной деятельности требуют оптимизации, какие проекты приносят прибыль, а какие становятся убыточными.
Кроме того, цена ошибки в бизнесе гораздо выше: неправильное распределение активов может исказить рентабельность проектов, привести к неэффективным инвестициям и угрозе ликвидности. В семье же ошибки в расходах обычно корректируются в следующие несколько месяцев и не приводят к серьезным последствиям.
Автоматизация аллокации затрат
Для качественного управления семейными финансами необходимы навыки планирования и ответственности, что требует определенного уровня финансовой грамотности и дисциплины. Родители следят за тем, чтобы доходы и расходы были сбалансированы, а финансовые цели — реализуемы. При этом процесс остается достаточно простым и не перегруженным лишними деталями.
Однако в компании задачи по аллокации затрат значительно сложнее: здесь учитывается множество процессов, проектов, подразделений, большое количество данных и факторов, влияющих на распределение ресурсов. Для эффективного управления столь сложной системой одного только профессионализма и навыков финансового руководителя бывает недостаточно.
В стратегическом и среднесрочном финансовом управлении бизнесом помогают ЕРМ-системы. Они автоматизирует сбор, обработку и анализ данных, способствуют повышению прозрачности и точности финансового управления, усиливают контроль за исполнением целевых показателей и обеспечивают поддержку принятия решений на основе данных. ЕРМ-система от компании SL Soft объединяет интегрированное планирование, бюджетирование, аллокацию затрат.
Решение для аллокации затрат бизнес-платформы ЕРМ от компании SL Soft позволяет организовать процесс распределения расходов максимально прозрачно, благодаря детализации всех этапов формирования затрат и доступу к структурированной аналитике. Снижается время на ручные расчеты и согласования, а все ключевые финансовые процессы автоматизируются. В результате повышается качество управленческих решений и уменьшается риск ошибок за счет цифрового контроля и четко выраженной структуры формирования затрат.