Если в вашей компании работают иностранные граждане – будь то по патенту, из стран ЕАЭС или по статусу ВКС – важно чётко соблюдать все сроки: уведомлений, регистрации, продления документов. Нарушения грозят штрафами и рисками. В этой статье мы подробно разбираем ключевые сроки по разным категориям, что нужно проверить работодателю и иностранному сотруднику, и как действовать, чтобы не ошибиться.
1. Общие обязанности работодателя при привлечении иностранных граждан
1.1. Уведомление о приёме на работу
Согласно Федеральный закон № 115‑ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» и приказу Приказ МВД России № 536 от 30.07.2020, работодатель или заказчик обязан направить уведомление о заключении трудового или гражданско-правового договора с иностранным гражданином (лицом без гражданства) в территориальный орган МВД по месту осуществления трудовой деятельности не позже 3 рабочих дней с даты договора (или допуска к работе). Важно: Верховный Суд Российской Федерации указал, что если иностранец допущен к работе до оформления договора, то именно дата допуска считается отправной точкой.
1.2. Уведомление об увольнении или прекращении договора
Аналогичным образом в течение 3-х рабочих дней после расторжения или прекращения договора необходимо подать уведомление.
1.3. Уведомление о прибытии/регистрации/смене места пребывания
Если иностранец меняет место пребывания, регистрация должна быть оформлена и уведомление подано (по общему правилу) в течение 7 рабочих дней с даты прибытия на новое место. Также есть случаи, когда организации-принимающие обязаны уведомлять за 1 рабочий день (например, гостиницы, общежития, вахтовые методы) — пункт указан в миграционной практике.
2. Сроки для иностранных граждан — особенности по категориям
2.1. Иностранцы с патентом
- Патент выдается на срок от одного до двенадцати месяцев (зависит от региона и условий).
- Продление или переоформление патента желательно начать заблаговременно — за 10 рабочих дней до окончания срока действия или в разумный срок до истечения.
- Если срок патента истёк — в ряде регионов даётся до 1 месяца для оформления нового или продления.
(Нормативно – см. положения о патенте и трудовой деятельности иностранных граждан).
2.2. Граждане ЕАЭС (например, из Евразийский экономический союз)
Для граждан ЕАЭС упрощены некоторые процедуры, но они также должны соблюдать уведомления, регистрацию и правовой статус работы. Необходимо проверить: заключён ли трудовой договор, есть ли уведомление работодателя, проинформирован ли миграционный орган.
2.3. Высококвалифицированные специалисты (ВКС)
Работодателю важно: подавать уведомления о выплатах зарплаты такому специалисту, контролировать статус, уплату взносов. Срок подачи уведомлений — до последнего рабочего дня месяца, следующего за отчетным кварталом.
2.4. Резиденты vs нерезиденты
Налоговый статус (резидент / нерезидент) влияет на налогообложение, поэтому важно проверить: сколько дней иностранец находится в РФ, соответствует ли он статусу резидента (183 дня и более) или нерезидента (менее 183). Это влияет на налоговые ставки 13 %, 22 % или 30 % (в зависимости от дохода и категории).
(Видео-материал, который вы привели, подробно разбирает эти ставки, можно посмотреть на наших площадках: “ВКонтакте”, “RUTUBE”, “Дзен”.
Что именно нужно проверить работодателю — чек-лист
- Подано ли уведомление о приёме иностранного работника в срок до 3 рабочих дней?
- Подано ли уведомление об увольнении или прекращении договора в срок до 3 рабочих дней?
- Подана ли справка о приёме уведомления с присвоенным регистрационным номером работодателем? (при подаче лично или через портал)
- Проверен ли статус иностранного сотрудника — патент, трудовой договор, регистрация по месту пребывания, прибытие?
- Для граждан ЕАЭС или ВКС — соблюдены ли дополнительные требования по уведомлениям и регистрации?
- Проверена ли корректность налогового удержания: статус резидента/нерезидента, ставка НДФЛ.
Что проверить иностранному работнику — чек-лист
- Срок действия патента или разрешения на работу: не истёк ли срок, не нужно ли продление?
- Регистрация по месту пребывания: оформлена ли, не нужно ли уведомление о смене адреса?
- Прожито ли более 183 дней на территории РФ (если это важно для статуса резидента)?
- Удерживается ли правильная ставка НДФЛ — зависит от статуса (резидент/нерезидент) и категории работника.
- При работе по патенту: внесены ли авансовые платежи своевременно, соответствует ли деятельность условиям патента.
- При статусе ВКС: зарплата соответствует требованиям, уведомления работодателю подаются своевременно, взносы уплачены.
Ответственность за нарушение сроков подачи уведомлений работодателем
Если уведомление о приёме/увольнение не подано — предусмотрены штрафы по Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (ст. 18.15): для должностных лиц – от 35 000 до 50 000 руб.; для юридических лиц – от 400 000 до 800 000 руб. либо приостановление деятельности на 14-90 суток. Непредставление уведомления или ошибки в данных могут стать основанием для отказа в миграционном учёте или продлении документов.
Хотя эти санкции применяются к работодателю, последствия затрагивают и иностранного сотрудника — при отсутствии сведений о его трудоустройстве в базе МВД он рискует утратить легальный статус, что может привести к аннулированию патента или разрешения на работу, а также проблемам при дальнейшем продлении документов.
Практические рекомендации
Введите в кадровой/миграционной службе компании таблицу-сроков с датами заключения договоров, подачи уведомлений, окончания патента и продления.
Перед назначением иностранного сотрудника убедитесь, что уведомление можно подать через портал Госуслуги (если в регионе доступно) или через территориальный орган МВД. Храните подтверждение о подаче уведомления (электронное сообщение, справка, опись вложения) в личном деле.
Напомните иностранному сотруднику о сроках продления/оплаты патента, регистрации по месту пребывания и необходимости уведомить кадровика о смене адреса или работы.
Проводите ежегодную проверку статуса (резидент/нерезидент) и корректности уплаты налогов.
Как избежать ошибок: советы и помощь от «Капитал Кадры»
Компания «Капитал Кадры» уже более 15 лет помогает российским работодателям легально и эффективно работать с иностранными сотрудниками.
Мы специализируемся на подборе персонала, аутстаффинге, сопровождении миграционных процессов и кадровом администрировании.
Наши эксперты следят за всеми изменениями законодательства, помогают работодателям правильно оформить документы, подать уведомления в МВД и избежать штрафов.
Мы также регулярно публикуем разборы и обучающие видео — как, например, «Иностранные работники в России — 2025: новые налоговые правила и как работодателю избежать потерь», где подробно рассказываем о налогах, статусах и новых требованиях для мигрантов.
«Капитал Кадры» — ваш надёжный партнёр в сфере миграционного и кадрового сопровождения.