Обязан ли работодатель издавать приказ на отпуск и знакомить с ним сотрудника?
В современной кадровой практике, особенно с активным внедрением электронного документооборота (ЭДО), у многих сотрудников и даже у некоторых работодателей возникает вопрос: а нужен ли традиционный приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска, и должен ли сотрудник с ним знакомиться под роспись?
Чтобы дать однозначный ответ, обратимся к нормам Трудового кодекса РФ и разъяснениям контролирующих органов.
Что говорит Трудовой кодекс?
Трудовой кодекс РФ четко регулирует две ключевые процедуры, связанные с ежегодными отпусками:
— Утверждение графика отпусков (ст. 123 ТК РФ). График отпусков является обязательным документом как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года, и все сотрудники должны быть с ним ознакомлены под подпись.
— Уведомление о начале отпуска (ст. 123 ТК РФ). О времени начала отпуска работник должен быть извещен персонально под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Это гарантия того, что сотрудник знает точную дату своего отдыха и может к ней подготовиться.
Как видно, в самой статье 123 ТК РФ ничего не говорится об обязанности работодателя издавать отдельный приказ на каждый отпуск.
Обязателен ли приказ?
Нет, издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска не является обязательным требованием Трудового кодекса РФ.
Этот вывод подтверждается официальной позицией Роструда, размещенной на портале «Онлайнинспекция.рф». Чиновники разъясняют, что сам по себе факт утверждения графика отпусков и своевременного уведомления сотрудника является достаточным основанием для предоставления отпуска и производства расчетов.
Таким образом, если в организации график отпусков утвержден, а сотрудник заранее уведомлен о дате начала отпуска под роспись (в том числе в электронной форме, если это предусмотрено локальными актами и соглашением сторон), то необходимость в отдельном приказе отсутствует.
Зачем тогда приказы всё же издаются?
Несмотря на отсутствие прямого указания в законе, многие компании продолжают практику издания приказов по форме № Т-6. Это делается по нескольким причинам:
— Внутренний документооборот: Приказ является удобным инструментом для бухгалтерии для расчета и выплаты отпускных.
— Кадровый учет: Он служит основанием для внесения записи в личную карточку сотрудника (форма Т-2) и табель учета рабочего времени.
— Сложившаяся традиция: Часто это просто устоявшаяся практика кадровой службы.
Важно: Если приказ все же издается, то сотрудника с ним необходимо ознакомить под подпись. Это требование ст. 22 ТК РФ о том, что работодатель обязан знакомить работников с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Отказ от ознакомления с приказом оформляется соответствующим актом.
Вывод
На основании ст. 123 ТК РФ и разъяснений Роструда:
— Работодатель не обязан издавать отдельный приказ о предоставлении отпуска, если отпуск предусмотрен утвержденным и согласованным графиком, а сотрудник был своевременно уведомлен о его начале под роспись.
— Сотрудник не обязан расписываться в таком приказе, если все процедуры с графиком и уведомлением соблюдены.
Следовательно, в вашем случае, при получении уведомления о начале отпуска, основанного на согласованном графике, требовать от вас подписи в отдельном приказе работодатель не вправе. Ваша подпись на графике отпусков и факт получения уведомления являются достаточным юридическим основанием для ухода в отпуск.
