Проведение обучения, инструктажей и проверок знаний в области охраны труда – обязательные процессы для любой организации. Они строго регламентируются законодательством, а основным документом является Постановление Правительства РФ № 2464 от 24.12.2021. В нем определены порядок обучения и проверки знаний требований охраны труда, а также установлены правила ведения электронного реестра обучающихся для Министерства труда РФ.
На первый взгляд, может показаться, что достаточно вести бумажные журналы с "живыми" подписями сотрудников – ведь этого требует закон. Но на практике у компаний возникает потребность в параллельном ведении данных в информационной системе. Зачем это дублирование? Автоматизация обеспечивает прозрачный контроль, удобное планирование и возможность быстро формировать отчетность по каждому сотруднику.
Кроме того, внедрение таких инструментов становится фундаментом для более комплексного подхода к охране труда – от учета средств индивидуальной защиты до медицинских осмотров.
В этой статье мы рассмотрим подсистему "Обучение и проверка знаний" в линейке программ "1С:Производственная безопасность", куда входят решения:
- 1С:EHS Комплексная производственная безопасность КОРП
- 1С:Экология. Охрана окружающей среды КОРП
- 1С:Производственная безопасность. Комплексная
- 1С:Производственная безопасность. Охрана окружающей среды
- 1С:Производственная безопасность. Промышленная безопасность
- 1С:Производственная безопасность. Пожарная безопасность
Функционал подсистемы "Обучение и проверка знаний" соответствует требованиям законодательства и удобен для пользователей – от формирования реестров для Минтруда до оперативного получения нужных отчетов.
Возможности подсистемы "Обучение и проверка знаний" в программе "1С:Производственная безопасность"
Подсистема "Обучение и проверка знаний" в "1С:Производственная безопасность" обеспечивает комплексный контроль и автоматизацию процессов обучения сотрудников. Она позволяет:
- Контролировать проведение инструктажей в подразделениях, включая территориально удаленные;
- Контролировать проведение инструктажей после длительного отсутствия сотрудника;
- Фиксировать инструктажи, проведенные для сторонних участников – подрядчиков, практикантов, представителей профсоюзов и т.д.;
- Автоматически планировать проведение повторных инструктажей;
- Формировать личную карточку прохождения обучения сотрудником;
- Автоматически заполнять выходные формы при расследовании несчастных случаев и инцидентов.
Планирование и контроль учебной деятельности сотрудников ведется в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 2464 от 24.12.2021. Подсистема регламентирует проведение:
- Инструктажей;
- Обучений и аттестаций;
- Допусков к работам;
- Комиссий по проверке знаний.
Рассматривать возможности подсистемы начнем с расширенных опций – дополнительных возможностей, большая часть которых ориентирована на крупные предприятия, где в каждом подразделении назначается ответственный за обучение. Такие подразделения могут находиться территориально удаленно и не всегда данные по ним можно собрать в один документ. Поэтому система предусматривает использование разных аналитик по подразделениям, локациям и направлениям, что позволяет учитывать обучения по каждому из этих параметров.
Расширенные опции могут быть полезны для одних организаций и не требоваться для других. Если отдельные настройки в работе не используются, их рекомендуется отключать, чтобы сократить количество полей в формах документов и упростить интерфейс для пользователей.
Подсистема содержит весь необходимый для работы набор документов.
- Списки профессий и должностей, подлежащих обучению и инструктажам, формируют план – кому и какие виды обучения необходимо пройти.
- Документом "Результаты проведения обучения" фиксируется факт прохождения обучения, инструктажа или аттестации, дату и конкретное мероприятие.
- Документ "График обучений" предназначен для планирования последующих мероприятий.
В состав программы входит классификатор Минтруда – на его основе формируется файл для передачи информации о пройденных обучениях в министерство. Дополнительно в системе доступны сервисные функции для автоматизации взаимодействия с Минтрудом и загрузки необходимых данных.
Подсистема "Обучение и проверка знаний" также включает широкий перечень отчетов: журналы проведенных мероприятий, аналитические отчеты по обучению и обученным и т.д.
Самым важным объектом в подсистеме является сам сотрудник. Реализована типовая интеграция решений "1С:Производственная безопасность" с "1С:Зарплата и управление персоналом": из зарплатной системы автоматически поступают данные о новых сотрудниках, их кадровых данных, а также данные приказов о кадровых изменениях.
Учет инструктажей в "1С:Производственная безопасность", проведение инструктажей в соответствии с требованиями законодательства
Законодательство подразделяет обязательные инструктажи на виды:
- Инструктаж по охране труда;
- Инструктаж на рабочем месте;
- Инструктаж по пожарной безопасности;
- Инструктаж по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям;
- Инструктаж по безопасности дорожного движения.
В зависимости от специфики деятельности организации перечень обязательных инструктажей может быть расширен. Каждый из них имеет установленную периодичность и особенности проведения.
Типы инструктажей
- Вводный;
- Первичный;
- Периодический;
- Целевой;
- Внеплановый.
Нормативные документы определяют перечень категорий работников и физических лиц, для которых проведение инструктажей обязательно. Это не только сотрудники предприятия по трудовому договору, но и иные лица, взаимодействующие с организацией:
- Вновь принятые работники;
- Все работники по трудовому договору, включая дистанционных;
- Лица, участвующие в производственной деятельности;
- Командированные;
- Практиканты;
- Подрядчики;
- Члены профсоюзов;
- Иные лица по решению руководителя.
Отдельные должности и категории работников могут быть освобождены от прохождения инструктажей. Такой перечень ограничен, и при проверках необходимо обосновывать, почему конкретный сотрудник отнесен именно к нему.
Настройка списков должностей
Первым шагом в программе формируется перечень должностей, категорий ответственности или рабочих мест, для которых обязательны инструктажи. Для этого используется документ "Список профессий и должностей, подлежащих обучению и инструктажам".
Документ включает несколько закладок, каждая из которых соответствует определенной категории ответственности. В табличных частях фиксируется:
- Кому необходимы инструктажи;
- Какие именно инструктажи предусмотрены.
Таблицы можно заполнить автоматически по кнопке "Заполнить", а затем скорректировать данные вручную. Например, для водителей в список может быть добавлен отдельный инструктаж по безопасному вождению.
В "шапке" документа можно указать должности, освобожденные от проведения инструктажей. Это позволяет исключить их из планов обучения и в дальнейшем избежать ручных корректировок.
Здесь же отображается ссылка на документ, фиксирующий список должностей, обязанных пройти обучение о применении средств индивидуальной защиты.
Если должность включена в один из списков, то ниже, в табличной части, это будет отмечено.
Фиксация проведения инструктажей
Факт проведения инструктажей регистрируется документом "Результат проведения инструктажа". В нем же указываются сведения о наличии и сроке действия допусков, например, по электробезопасности или работам на высоте.
Документ может формироваться выборочно по сотрудникам: вновь принятым, переведенным, а также тем, кому положено пройти внеплановый инструктаж.
Планирование повторных инструктажей
Для регистрации повторных инструктажей используется документ "График проведения инструктажей". В нем указывается период, в течение которого планируется проведение повторного мероприятий. По кнопке "Заполнить" система автоматически формирует список сотрудников, которым необходимо пройти инструктажи.
На основании графика создается документ "Результат проведения инструктажей", который фиксирует факт их проведения. Эти данные автоматически отражаются в журналах, которые можно формировать за период, по подразделениям, направлениям или видам инструктажей.
Журналы обязательно должны содержать подписи сотрудников. Для этого они распечатываются из программы и подписываются участниками. Такой подход позволяет соблюдать требования законодательства и хранить бумажные экземпляры в удобном виде.
Личная карточка сотрудника
Для каждого сотрудника можно сформировать отчет "Личная карточка прохождения обучений". В нем фиксируются все пройденные инструктажи и обучения.
Обучение и аттестации в "1С:Производственная безопасность"
В каждой организации назначаются ответственные по различным направлениям охраны труда. Их квалификация должна подтверждаться документами о прохождении обучения.
В качестве примера можно привести требования Федерального закона № 69-ФЗ: для назначения ответственного за пожарную безопасность необходимо пройти специализированное обучение. При этом практически всегда для одной категории ответственности требуется прохождение нескольких программ.
Перечень обязательных обучений
Для фиксации обязательных видов обучения используется уже знакомый нам документ "Список профессий и должностей, подлежащих обучению и инструктажам". В нем указывается категория ответственности и положенные для нее программы обучения.
Таким образом, независимо от того, кто из работников будет назначен ответственным, в системе можно проверить наличие и актуальность его квалификации, включить его в график обучения и зарегистрировать подтверждающие документы.
Назначение обязательных обучений можно также фиксировать для конкретных рабочих мест. В документе для каждой категории обязательного обучения предусмотрена отдельная вкладка. Дополнительно имеются вкладки для указания типов нештатных формирований по гражданской обороне и аварийно-спасательных работ.
График проведения обучений
На основании перечня обязательных обучений формируется документ "График проведения обучений и аттестаций сотрудников".
Карточка программы обучения
В карточке программы обучения указываются:
- Шифр и описание программы;
- Периодичность проведения;
- Количество часов.
Программы могут быть внутренними или внешними. Дополнительно можно указать и распечатать список тем обучения.
В системе предусмотрена возможность составления тестовых вопросов и проведения онлайн-тестирования для проверки знаний сотрудников.
Результаты обучения
На основании графика создается документ "Результат обучения и аттестации сотрудников", фиксирующий факт прохождения обучения. Такой документ можно создать и вручную – без предварительно составленного графика.
Результаты проведения обучений, инструктажей и допусков можно загружать из табличного файла. Для этого в системе предусмотрена специализированная обработка:
- По кнопке "Шаблон загрузки" формируется структурированный файл;
- В него вручную вносятся необходимые данные;
- Затем файл загружается обратно в программу.
Работа с реестром обученных лиц Минтруда
Постановление Правительства РФ № 2464 устанавливает обязательное ведение электронных реестров обученных лиц. Реестр контролирует проведение обучения по охране труда, проводимого как работодателями, так и учебными центрами.
В системах "1С:Производственная безопасность" реализованы типовые обработки для выгрузки и загрузки данных в реестр Минтруда.
Выгрузка XML в реестр Минтруда
Обработка "Выгрузка XML в реестр Минтруда" формирует файл в формате XML для передачи данных в Минтруд и последующего присвоения регистрационных номеров.
По кнопке "Обновить данные выгрузки" выполняется проверка корректности заполнения полей. Некорректные записи подсвечиваются оранжевым цветом, а пользователю выводится предупреждение. Если данные корректны, по кнопке "Выгрузить в XML" формируется файл для загрузки на портал Минтруда.
Загрузка регистрационных номеров
Обработка "Загрузка регистрационных номеров Минтруда" используется для присвоения регистрационных номеров обучениям в системе.
По кнопке "Сохранить шаблон загрузки" формируется табличный шаблон, который необходимо заполнить данными, выгруженными из реестра Минтруда. После заполнения шаблона нажимается кнопка "Получить данные из шаблона" – и табличная часть автоматически заполняется для проверки и сопоставления.
После этого на вкладке "Загрузка регистрационных номеров Минтруда" будут зафиксированы регистрационные номера из реестра.
Мониторинг передачи сведений
Результаты загрузки регистрационных номеров можно проверить в отчете "Мониторинг передачи сведений в реестр обученных лиц по охране труда".
Контроль допусков к работам
Помимо инструктажей и обучений, важной частью учета является контроль присвоения специализированных допусков на выполнение работ. Такие допуски регламентируются отраслевыми правилами охраны труда. К ним могут относиться работы с электроустановками, работы на высоте, а также работы с повышенной опасностью или в области охраны труда.
Допуски устанавливаются на определенный период. Необходимо контролировать их присвоение и актуальность, а также своевременно подтверждать или расширять присвоенные группы допуска.
График проверки знаний на допуск
Для планирования используется документ "График проверки знаний на допуск". С его помощью фиксируется план проверки и присвоения допуска по сотрудникам.
Документ может составляться по подразделениям, а также детализироваться по локациям и территориям выполнения работ. В табличной части для каждого сотрудника указывается проверяемый или присваиваемый вид допуска и соответствующая программа.
Результат обучения и аттестаций сотрудника
На основании графика формируется документ "Результат обучения и аттестаций сотрудника". В нем указывается полученный допуск, дата его получения и автоматически рассчитывается срок окончания действия – исходя из его периодичности.
Документ "Допуск к работам"
"Допуск к работам" – это отдельный самостоятельный документ в программе. В нем фиксируется полученный вид допуска и срок его действия. Этот документ может вводиться как на основании результатов обучения, так и самостоятельно.
Работа с составом комиссии
В документе "Результат обучения и аттестаций сотрудников" предусмотрена вкладка "Состав комиссии". На ней можно выбрать состав комиссии и, при необходимости, сформировать и распечатать приказ о ее создании.
Приказ о допуске к дублированию
Дублирование является одним из этапов подготовки по новой должности для диспетчерского, оперативного и оперативно-ремонтного персонала. Оно оформляется при перерыве в работе более 30 дней. Для этого используется документ "Приказ о допуске к дублированию", в котором указываются:
- Сотрудник-дублер;
- Период дублирования;
- Программа проверки знаний.
Данные из карточки сотрудника
Помимо отчетных форм, сведения о допусках, инструктажах и обучениях можно получить напрямую из карточки сотрудника. Это удобно для оперативного просмотра информации по конкретному работнику.
Полезные типовые обработки "1С:Производственная безопасность"
Анализ сведений по сотрудникам
Одной из удобных и полезных обработок системы является "Анализ сведений по сотрудникам". Она позволяет в одном окне увидеть сотрудников, по которым не проведены обязательные обучения и инструктажи.
Красным цветом отображаются отсутствующие мероприятия, серым – просроченные.
Автоматические напоминания
Для удобства работы предусмотрена возможность настройки автоматических напоминаний о проведении инструктажей, обучений и проверке знаний.
Напоминания могут отображаться при запуске программы или направляться на электронную почту. Для каждого пользователя доступна настройка получения уведомлений только по своему подразделению. Таким образом, система будет напоминать не только о периодических мероприятиях, но и о необходимости их организации и проведения для вновь принятых сотрудников.
Заключение
Мы рассмотрели работу подсистемы "Обучение и проверка знаний" семейства программ "1С:Производственная безопасность". Помимо обучений и инструктажей системы включают блоки для учета СОУТ, медицинских осмотров, СИЗ и т.д.
Мы готовы провести онлайн-демонстрацию функционала и ответить на вопросы, касающейся особенностей настройки системы под потребности вашей организации.