Как связаны бухгалтерский учет и учет по ГОЗ?
Задача: Создать максимально эффективную и защищенную систему для предприятия, где ГОЗ является существенной и стратегически важной частью деятельности (от 40% и выше). Архитектура должна обеспечивать параллельное ведение учета по разным правилам, исключая взаимное влияние регламентированного и специфического ГОЗ-учета, при этом сохраняя централизованное управление операционной деятельностью, организованный юридически значимый документооборот и эффективное взаимодействие сотрудников.
Рекомендуемая архитектура (Полная модель):
· «1С:ERP «УУ» — центральный хаб оперативного (управленческого) учета, включающий данные как по ГОЗ, так и по гражданской продукции, общему управлению предприятием, бюджетированию, KPI, взаиморасчетам и казначейству на базе типовой «1С:ERP Управление предприятием». Здесь же осуществляется первичное формирование документов реализации.
· «1С:ERP «БУ» — ведение регламентированного бухгалтерского и налогового учета на основе данных из УУ. Ответственность за юридически значимый документооборот (ЭДО) на базе типовой «1С:ERP Управление предприятием».
· «1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП)» — регламентированный кадровый учет и расчет зарплаты.
· «1С:ERP «ГОЗ» —специализированная система для планирования, учета, калькулирования и контроля исполнения гособоронзаказа на базе типовой «1С:ERP Управление предприятием».
· «1С:Документооборот» (1С:ДО) — центральная платформа для организации формального и неформального взаимодействия пользователей, управления бизнес-процессами согласования, контроля исполнения поручений и архивного хранения документов.
Роль и ключевые задачи «1С:Документооборот холдинга» в архитектуре
1С:ДО выступает связующим звеном для сотрудников всех подразделений, автоматизируя сквозные процессы, не связанные напрямую с учетными функциями, но критически важные для операционной деятельности.
Основные решаемые задачи:
1. Управление жизненным циклом внутренних и входящих документов: Регистрация, согласование, утверждение и подписание внутренних документов (приказов, служебных записок, протоколов) и входящих документов от контрагентов.
2. Организация совместной работы и коммуникаций: Постановка задач и поручений, работа с встроенной почтой, форумы и чаты для обсуждения, планирование мероприятий и совещаний.
3. Юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами: Работа с машиночитаемыми доверенностями (МЧД), интеграция с операторами ЭДО (Диадок, СБИС и др.) в едином интерфейсе.
4. Архивное хранение и номенклатура дел: Систематизация хранения электронных и бумажных документов, контроль сроков хранения, надзор за оригиналами.
5. Поддержка мобильной и удаленной работы: Мобильное приложение для доступа к задачам и документам, интеграция с «1С:Кабинетом сотрудника» для массового ознакомления с документами.
Взаимосвязи и сквозное движение информации:
1. Плановый этап (до производства):
· В «1С:ERP ГОЗ»: Плановики и экономисты создают детальную плановую калькуляцию (смету) на конкретный государственный контракт. Определяются плановые трудозатраты, нормы расхода материалов, потребность в услугах и прочие статьи затрат, которые будут подлежать строгому обоснованию.
· В «1С:ДО»: Инициируется и согласовывается процесс заключения договора с контрагентом. Согласованные и подписанные сканы договоров хранятся в 1С:ДО.
2. Оперативный этап (производство) и первичный учет:
· В «1С:ERP УУ»: Осуществляется первичное отражение всех хозяйственных операций (движение материалов, выпуск продукции, оказание услуг). Эти данные передаются в «1С:ERP БУ» для официального проведения в регламентированном учете.
· В «1С:ДО»:
o Регистрируются входящие счета от поставщиков, осуществляется их согласование и визирование.
o Руководители ставят резолюции и поручения по различным документам, которые транслируются в задачи для сотрудников.
· В «1С:ЗУП»: Ведутся табельный учет и начисление зарплаты. Данные передаются в:
o «1С:ERP УУ» — свернуто (агрегировано) по подразделениям и статьям затрат для корректного расчета управленческого финансового результата.
o «1С:ERP ГОЗ» — подробно, по каждому сотруднику и отработанному часу, что необходимо для последующего распределения трудозатрат по контрактам ГОЗ и формирования регламентной отчетности.
3. Синхронизация документов реализации: создание в УУ, подписание и отправка из БУ
Данный подход оптимален, когда юридическая ответственность и сертификаты ЭДО закреплены за бухгалтерской службой.
· Шаг 1: Создание документа-основания в «1С:ERP УУ»
o Менеджер по продажам формирует документ «Реализация товаров и услуг» или «Отгрузка» в оперативном контуре. Документ содержит все необходимые данные: номенклатуру, количества, цены, реквизиты контрагента.
· Шаг 2: Передача «черновика» в «1С:ERP БУ»
o Настроенный обмен данными автоматически передает этот документ в бухгалтерскую систему. В «1С:ERP БУ» он поступает в виде документа-основания (например, «Заказ клиента» или «Реализация» в состоянии «Черновик»), не проведенного в бухгалтерском учете.
· Шаг 3: Финализация, подписание КЭП и отправка через ЭДО из «1С:ERP БУ»
o Бухгалтер в своей базе проверяет корректность данных с точки зрения бухгалтерского и налогового учета (счета учета, ставки НДС, наличие всех обязательных реквизитов).
o На основании проверенных данных бухгалтер формирует итоговый Универсальный передаточный документ (УПД) непосредственно в «1С:ERP БУ».
o Этот УПД подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) компании и отправляется контрагенту через систему электронного документооборота (ЭДО: Диадок, СБИС, Контур и т.д.), подключенную к бухгалтерской базе.
· Шаг 4: Обратная синхронизация статуса
o Информация о том, что документ подписан и отправлен, может синхронизироваться обратно в «1С:ERP УУ», чтобы менеджеры видели актуальный статус отгрузки и расчетов.
· В «1С:ДО» может вестись реестр исходящих оригиналов документов, подписанных КЭП, для внутреннего контроля и учета.
4. Этап консолидации данных и учета затрат по ГОЗ в «1С:ERP ГОЗ»:
· Выгрузка регламентированных данных:
o Из «1С:ERP БУ» поступают фактические данные о затратах (материалы, услуги, амортизация), включая данные по реализациям, проведенным в бухучете.
o Из «1С:ЗУП» поступают детализированные данные по зарплате.
· Специфическая обработка по правилам ГОЗ (ключевой этап):
o Распределение трудозатрат и прочих затрат по строго регламентированным базам распределения, утвержденным в учетной политике для целей ГОЗ.
o Закрытие затрат и калькуляция: Формируется фактическая себестоимость продукции, полуфабрикатов и изделий по ГОЗ.
5. Консолидация, аналитика и управление в «1С:ERP УУ»:
· Сравнение и контроль: Себестоимость продукции и полуфабрикатов по статьям затрат передается из «1С:ERP ГОЗ» в «1С:ERP УУ». Это позволяет проводить сравнительный анализ:
o Плановых и фактических по ГОЗ затрат (рассчитанных в «1С:ERP ГОЗ»).
o Фактических затрат на продукцию и ПФ, рассчитанных в «1С:ERP УУ» по правилам управленческого учета.
· Бюджетирование и KPI: Бюджетирование и метрики KPI ведутся исключительно в «1С:ERP УУ» на основе консолидированных данных со всех систем, что обеспечивает единую систему координат для управления всем предприятием.
· Управление ликвидностью: Взаиморасчеты и казначейство ведутся в «1С:ERP УУ», что дает полный контроль над денежными потоками в разрезе всех контрактов (и ГОЗ, и гражданских).
Ключевые аспекты и преимущества архитектуры:
1. Полный цикл управления: Архитектура охватывает не только учетные, но и управленческие, коммуникационные и документные процессы, создавая единое информационное пространство.
2. Разделение ответственности: Каждая система выполняет свои специфические функции: УУ — оперативное управление, БУ — регламентированный учет, ГОЗ — специализированные расчеты, ДО — взаимодействие и документооборот.
3. Повышение исполнительской дисциплины: Централизованная система постановки и контроля задач, поручений и сроков в 1С:ДО повышает управляемость и ответственность.
4. Снижение рисков: Строгий контроль согласования, подписания и проверки полномочий контрагентов через МЧД минимизирует юридические и финансовые риски, что особенно критично для предприятий ГОЗ.
5. Эффективность и прозрачность: Автоматизация рутинных процессов согласования и регистрации, а также сквозная прослеживаемость документов и задач значительно повышают операционную эффективность.
6. «1С:ERP УУ» как операционный центр: Все первичные операционные данные рождаются в УУ, что обеспечивает их целостность и непротиворечивость для целей управления. БУ становится «публичным» отражением этих данных по официальным правилам.
7. Юридическая корректность документооборота: Вариант синхронизации УПД гарантирует, что финальная версия документа, подписанная КЭП и отправленная через ЭДО, формируется и контролируется бухгалтерской службой, несущей ответственность за его соответствие законодательству.
8. Принцип разделения ответственности и данных: Данные из ЗУП трансформируются в зависимости от потребителя: для УУ — свернутые для финансовой картины, для ГОЗ — детальные для регламентной отчетности. Бухгалтерия сохраняет контроль над регламентированными документами. Главный бухгалтер («1С:ERP БУ») и кадровик («1С:ЗУП») отвечают исключительно перед государством по своим регламентированным направлениям. Сложные методологии распределения затрат по ГОЗ не усложняют и не нарушают их учетные процессы.
9. Сквозной контроль себестоимости: Сравнение методик расчета себестоимости в УУ и ГОЗ в единой системе (УУ) выявляет расхождения и дает руководству полную картину о реальной стоимости продукции и о затратах, закладываемых в сметы для государства.
10. «1С:ERP ГОЗ» — специализированный инструмент для менеджеров ГОЗ: Это независимый рабочий контур для плановиков, экономистов и руководителей проекта, предназначенный для обоснования смет, защиты цен, контроля исполнения и закрытия контрактов.
11. Жесткая связка с данными регламентированного учета: Факт в «1С:ERP ГОЗ» всегда основан на данных из БУ и ЗУП и не может их превысить, что гарантирует полную прозрачность и проверяемость.
12. Чистота и безопасность данных ГОЗ: В базу «1С:ERP ГОЗ» попадает информация только по оборонным контрактам. Данные по гражданской продукции там отсутствуют, что повышает эффективность работы, безопасность информации и соответствие требованиям регуляторов.
Итог: Для предприятий с существенной долей ГОЗ выделение отдельного специализированного контура «1С:ERP ГОЗ» является не просто рекомендацией, а необходимостью. Эта архитектура обеспечивает соблюдение жестких требований законодательства в области ценообразования и отчетности по ГОЗ, не нарушая при этом корректность регламентированного бухгалтерского и кадрового учета.