В большинстве компаний в декабре все заняты финальными отчётами, согласованием бюджетов или срочными проектами. Но подбор персонала при этом не останавливается. Адаптация новичков в конце года идёт параллельно с гонкой за показателями: кого-то давно искали и наконец нашли, кого-то просят выйти пораньше, чтобы не терять январь, иногда новый сотрудник появляется буквально за несколько дней до отпусков и корпоративов.
Проблема в том, что стандартный сценарий онбординга, рассчитанный на спокойный период, в этот момент просто не помещается в жизнь команды. Руководитель живёт в отчётах и планёрках, наставник закрывает по несколько задач в день, коллеги выпрыгивают из созвонов в мессенджеры, а адаптация новичков в конце года оказывается на последнем месте в очереди. Сам новичок в замешательстве: формально его ждали, но по факту все заняты чем-то гораздо более срочным. Через пару месяцев это выливается в недоверие к работодателю или ранние увольнения.
Эксперты HRTech-компании «Поток» расскажут, как принять нового сотрудника в конце года и при этом не потерять ни его, ни годовые показатели. В статье разберём, что можно сделать по-другому, чтобы адаптация новичков в декабре превратилась в управляемый процесс.
Признать специфику конца года и пересобрать ожидания
Первый шаг в адаптации новичков в конце года — признать, что декабрь отличается от любого другого месяца. Пока онбординг планируется как обычно, он неизбежно конкурирует с отчётами, дедлайнами и срочными задачами руководителей. Адаптация оказывается под давлением всего остального и легко превращается в формальность. Когда вы признаёте, что у команды сейчас особый режим, становится проще выстроить реалистичные ожидания и для себя, и для нового сотрудника.
HR стоит зафиксировать несколько важных условий ещё до выхода нового человека.
- Учитывайте, что адаптация в декабре — это не полный курс о компании, а минимальный набор шагов, который позволяет новому сотруднику не потеряться и не чувствовать себя лишним.
- Определите, какие встречи точно состоятся до праздников, какие задачи новичок сможет взять на себя уже в декабре, а какие вводные переносится на январь.
- Отдельно обсудите реальную доступность наставника: сколько часов в неделю он может уделить человеку не в идеале, а в реальной загруженности конца года, когда горят годовые отчёты.
На практике помогает короткая рабочая сессия на полчаса между HR, руководителем и будущим наставником. На ней участники разбирают, какие цели сейчас в приоритете у команды, каких рисков все боятся, начиная от просадки по срокам и заканчивая тем, что новый сотрудник останется без задач. Итогом встречи будет простой документ на одну страницу, где прописаны задачи на декабрь и январь, цели каждого периода, роли участников, границы по времени.
Признание особого режима конца года даёт гораздо меньше разочарований, чем ожидание полной адаптации в условиях, когда всем и так сложно.
Подготовить минимум декабрьской адаптации и применить цифровой формат
Следующий шаг — принять, что в декабре у руководителей и наставников в дефиците не только время, но и внимание. На самом деле, ни у кого нет желания много раз объяснять одно и то же: как устроены отчёты, почему определённые даты в календаре не двигаются, какие задачи сейчас критичны, а какие можно сдвинуть. Всё, что повторяется от новичка к новичку, имеет смысл заранее перевести в цифровой формат и опираться на готовую основу, а не на спонтанные объяснения.
Для конца года это тем более критично. Новичок, вышедший 18 или 25 декабря, часто сталкивается с тем, что нет структурной картины происходящего. Тогда человек начинает собирать информацию из переписок и комментариев. Это неудобно и может привести к неверным выводам или усилить тревогу. Такая адаптация превращается в самостоятельный квест, и далеко не все готовы его проходить на испытательном сроке.
Лучше всего работают короткие, конкретные материалы, которые отвечают на вопрос о том, как здесь всё устроено. Это может быть текстовое описание ключевых процессов, словарь внутренних сокращений и терминов, обзор отчётных точек, список систем, в которые новичку нужен доступ в первую очередь. Важно, чтобы это было собрано в одном месте и написано живым языком.
Часть информации можно показать на этапе оффера: короткое письмо со ссылкой на внутренний портал, базовыми материалами и комментарием руководителя о том, чего ждать от первых недель. Остальное удобно распределить по первой и второй неделе работы, чтобы не превращать старт в поток ссылок и документов. Хорошо работает формат, когда каждый небольшой блок информации заканчивается действием: прочитал про систему, проверил доступы, увидел список ключевых контактов, добавил их в чаты, посмотрел календарь отчётных точек, задал наставнику вопросы.
Чем больше повторяющихся объяснений вы переведете в цифровой формат, тем больше у команды останется ресурса на живые разговоры и поддержку даже в пик годовой отчётности.
Перенести часть адаптации на январь
Даже в самом плотном графике есть дела, без которых адаптация новичков не состоится. И наоборот, есть вещи, которые не должны бороться за место в календаре с годовой отчётностью и могут подождать до января, когда у людей появятся силы на осмысленный диалог. Задача HR — помочь руководителю разнести эти элементы по двум отрезкам и не пытаться впихнуть всё в короткий промежуток до праздников.
Разделение адаптации на две части важно и с точки зрения рынка. Отношение сотрудников к испытательному сроку стало более требовательным. Многие приходят с параллельными предложениями, смотрят на адаптацию как на показатель того, насколько компания умеет заботиться о людях в сложные периоды. Если в первые недели человек видит только хаос и отсутствие внимания, у него быстро появляется желание вернуться к поиску.
В обязательный минимум до праздников стоит включить базовые, но важные шаги.
- В первый день — живое приветствие от руководителя, пусть даже в формате короткого звонка, где человек слышит, зачем его взяли, какие задачи для него важны в ближайшие две-три недели и как с руководителем лучше связываться.
- В первую неделю — знакомство с командой и с теми, с кем новый сотрудник будет работать каждый день, не обязательно со всем подразделением сразу.
- В течение декабря — минимум два содержательных контакта один на один, где обсуждаются не только задачи, но и насколько сотруднику комфортно в текущем ритме.
Это делает адаптацию в конце года эффективной и показывает, что на нового сотрудника действительно рассчитывают.
На январь логично перенести всё, что требует времени и спокойного изучения: подробное знакомство с продуктовой линейкой, обсуждение целей на год, разговоры про индивидуальный план развития. Например, участие в общекомандных стратегических встречах лучше сознательно отложить до периода, когда команда вернётся в более привычный рабочий ритм. Январь хорошо подходит для этого: обновляются планы, и новичка можно сразу включить в постановку целей, а не просто поставить перед фактом. В декабре достаточно обозначить, что такие обсуждения точно будут, и назвать ориентировочные даты.
Адаптация новых сотрудников в декабре становится устойчивой, когда вы делите её на базовый минимум до праздников и глубокое погружение после. Обязательно обсудите это с человеком ещё до ухода команды на каникулы.
Поддержать связь и проверить эффективность адаптации в январе
Отдельный риск — длинные новогодние каникулы. Часть сотрудников отсутствует, часть дежурит, часть работает в укороченном режиме. Если позиция предполагает сменный график и рабочие смены в начале января, то важно заранее продумать, что будет происходить с новым сотрудником в этот период.
Ещё в декабре стоит обсудить несколько вещей. Во-первых, кто точно будет в доступе в период праздников и по каким каналам связи, если возникнут вопросы по задачам или по процессам. Во-вторых, ожидания по рабочей нагрузке на каникулах: нужно ли новичку браться за задачи или от него ждут исключительно обучения. В-третьих, как будет выглядеть вторая волна адаптации: будут ли встречи в первые две недели января, на какие темы, что будет считаться успешным прохождением первого месяца адаптации. Полезно заранее занести такие встречи в календари и подтвердить это письмом или сообщением, чтобы у нового сотрудника был понятный ориентир.
В январе важно проверить, как сработала выбранная модель. Для этого проведите короткий разговор с новичком и его руководителем по нескольким вопросам:
- понятно ли сотруднику, чем он занимается и что от него ждут;
- знает ли он, к кому идти с разными типами вопросов;
- чувствует ли себя частью команды;
- получает ли обратную связь не только по задачам, но и по стилю взаимодействия.
Эти простые вопросы позволят оценить, насколько адаптация в конце года действительно помогла удержать человека и включить его в рабочий контур, а не оставила один на один с задачами и интерфейсами. Даже если в декабре что-то пошло не по плану, корректировку можно сделать в январе.
С чего начать пересборку адаптации для конца года
Если в компании пока нет отдельного сценария для адаптации новых сотрудников в конце года, начинать стоит не с регламента, а с одного конкретного кейса. Выберите человека, который выходит в декабре, и вместе с руководителем разложите его путь на два отрезка: в декабре до праздников и первые четыре недели января. Для каждого периода запишите по одной-двум понятным целям, по фамилиям обозначьте людей, с которыми новичок точно должен пересечься, и минимальный набор действий, который вы готовы гарантированно выполнить в условиях годовой отчётности.
Когда такой план появляется хотя бы для одной роли, его можно постепенно масштабировать или перенести на другие должности, добавить типичные вопросы новичков, собрать лучшие шаги, которые используют разные руководители и наставники. Компании, которые умеют выстраивать осознанную адаптацию новичков в конце года, меньше теряют на испытательном сроке и быстрее получают отдачу от тех, кого привели в организацию.