Канбан — простой и эффективный способ организовать любые дела. Нужно только немного свободного времени и понятная инструкция — например, как эта
На связи WEEEK. Канбан-доски давно используют не только айтишники — метод подходит для упорядочивания процессов во многих сферах, включая личные задачи. Но что это за система, почему она работает и как ей правильно пользоваться? Рассказываем!
Что такое Канбан-метод
Интеллектуальный труд незаметен: если на производстве легко проследить каждый этап создания продукта, то деятельность офисных коллективов не так очевидна — часто мы видим только результат. Это сильно усложняет управление рабочим потоком.
Разобраться в хаосе помогает Канбан-метод — подход визуализирует невидимую работу и делит её на несколько последовательных стадий. Тогда становится легче ставить задачи, отслеживать прогресс и совершенствовать командные процессы.
Основной инструмент метода — Канбан-доска. Она состоит из колонок и карточек. На каждой карточке записывают только одно дело. Затем карточки начинают перемещать по столбцам, которые отражают статусы задач: «К работе», «В работе» и «Готово».
Если приручить Канбан-доску, можно прокачать продуктивность до турборежима. Эта система раскладывает дела по полочкам, показывает всю картину целиком и помогает не брать на себя лишнего. В итоге и команда работает бодрее, и ты перестаёшь тонуть в задачах — красота же :)
С чего начать
Канбан-доска может быть любой — от обычного листа бумаги до онлайн-пространства в специальном сервисе. Физическая доска подойдёт для маленьких офисных команд и личных задач. Удалёнщикам и большим проектам лучше сразу выбрать цифровую.
Чтобы визуализировать работу «офлайн», раздели доску на несколько столбцов — позаимствуй для них стандартные названия или замени на те, что описывают твою работу более точно. Укажи задачи на стикерах и размести в нужных колонках.
Если твой способ — оцифровать задачи, начать лучше с выбора сервиса. О том, на какие из них стоит обратить внимание, мы писали здесь. Теперь на примере WEEEK покажем, как организовать виртуальное рабочее пространство.
Шаг 1. Определи проекты
Обычно Канбан-доски создаются внутри проектов. Проекты отражают основные векторы работы или личной жизни. Например, у компании могут быть отдельные проекты для команд разработки, маркетинга или продаж.
Для личной доски можно сделать проекты для здоровья, финансов, планов на выходные, списки чтения и др.
Шаг 2. Разбей на категории
Внутри проектов определи подразделы — будущие Канбан-доски. Так, все задачи воображаемого HR-отдела мы сгруппировали по трём категориям: «Адаптация и обучение», «Внутренние мероприятия» и «Документооборот».
Шаг 3. Визуализируй работу
Эти действия мы уже выполняли с физической доской: принимаем решение насчёт этапов работы — оставить стандартную форму или сформулировать свой вариант.
Важно: каждая колонка должна отображать реальный этап работы. Иначе система потеряет смысл. Например:
Шаг 4. Оформи задачи
Создаём карточки задач. Относим каждую в колонку, которая отражает текущий статус. Напоминаем, что делать это можно как на реальной доске, так и на виртуальной. Но есть одно отличие!
Онлайн-сервисы позволяют редактировать карточку задачи: указывать исполнителей, дедлайны, приоритеты. Воспользуемся этой возможностью, чтобы сделать нашу доску более наглядной. В результате пространство выглядит так:
Универсальное правило
🙌 Не забывай актуализировать информацию на любой доске. Наблюдай за ходом работы: на каком этапе скапливаются дела, как распределяется нагрузка и какой поддерживается темп. Это поможет проанализировать и улучшить процессы.
Что в итоге
Канбан — наглядный и гибкий инструмент, который легко настроить под себя. Даже небольшая физическая доска поможет разложить процессы по полочкам и направить процессы в нужное русло. Начни, и увидишь, как стало проще управлять делами!