«Если автоматизировать бардак — получится автоматизированный бардак». Руководитель направления Saby HRM Михаил Ефимов — о мифах вокруг КЭДО, типичных ошибках HR-команд, и как подойти к HR-автоматизации стратегически.
КЭДО: кто на самом деле перешёл «в цифру»
— Михаил, тема кадрового электронного документооборота (КЭДО) уже много лет звучит на HR-конференциях. Кажется, все его внедрили. Так ли это?
— Недавно разговаривал с коллегами по цеху. Обсуждали, что открытых данных по доле рынка нет, как нет и официальной статистики от государства. Единственное, на что можем опираться — информация о клиентах, опубликованная на сайтах вендоров. По нашим данным и по разговорам с лидерами рынка, ощущение, что «все перешли на КЭДО» — заблуждение.
Сводная аналитика показывает: только 25–30% компаний с численностью от 100 сотрудников действительно отказались от «бумаги». Большинство компаний всё ещё думают и оценивают целесообразность перехода на КЭДО. Кстати, у одного из наших клиентов в Краснодарском крае в штате всего два тракториста, и он тоже перевёл их на КЭДО.
— Вот это подход!
— Да, но это редкость. Первыми в КЭДО идут крупные компании и IT-сектор — и это логично: чем больше штат, тем выше экономический эффект, а организациям с филиальной сетью или «обособками» проще управлять документооборотом в цифре.
— А кто остаётся в «отстающих»?
— Сложнее идёт внедрение на производственных предприятиях. Там кадровая служба «под боком», поэтому выгоду от перехода на КЭДО они видят не сразу.
— Михаил, какие мифы мешают компаниям увидеть пользу КЭДО?
— Назову два самых распространённых. Первый — что КЭДО — это «электронные чернила», другими словами — мы просто автоматизируем процесс подписания документов. Если я такое слышу, обычно прошу клиентов вместе разобрать аббревиатуру: у нас не ЭКД (электронные кадровые документы), а КЭДО — кадровый электронный документооборот.
Поэтому первое, с чего начинаем работу — с визуализации текущих процессов. Например, найм сотрудника включает десятки шагов: сбор документов, подготовку рабочего места, выдачу техники и так далее. Когда переводишь процесс в «цифру», сразу видны узкие места, где процесс идёт не так, как нужно, и где теряется большое количество времени. КЭДО — возможность переосмыслить и улучшить процессы.
Второй миф — что «КЭДО не даёт экономического эффекта». Да, если у вас 15 человек в одном офисе, лицензия может стоить дороже бумаги. Но что, если посчитать операционное время кадровых специалистов и сотрудников компании? 90% экономии всегда в оперативном времени.
Когда я это говорю, я не теоретизирую. Мы всегда делаем расчёты на старте проекта, и клиенты поражаются, сколько часов тратится на согласование элементарного отпуска: сходи туда, подпиши здесь, уточни там. Это упущенная выгода для бизнеса. Цифры всегда действуют отрезвляюще, это отличный аргумент для HRD или руководителя кадровой службы в разговоре с руководством.
— Нас впечатлил кейс с трактористами.
— Здесь вопрос был не в экономии. Одно из преимуществ кадрового электронного документооборота — цифровая трансформация бизнеса. Если ты молодой, продвинутый предприниматель, который привык всё делать «в цифре», ты выбираешь её ради удобства и имиджа. У крупного бизнеса цель другая — не отстать, а ещё лучше — перегнать конкурентов. Занимаясь «умной» цифровизацией, ты оптимизируешь процессы и сокращаешь затраты.
Как не автоматизировать хаос
— Михаил, «умная» цифровизация — звучит здорово. Но ведь не у всех получается.
— Верно. Если автоматизируем «прибранный» учёт, получаем хороший результат и видим эффект от внедрения КЭДО. А если в учётной системе беда — на выходе ждать чуда не стоит. Автоматизируем хаос — получаем автоматизированный хаос. Чтобы внедрение дало эффект, сначала наводим порядок: разбираем, как выстроены процессы «на бумаге», а затем улучшаем, оптимизируем их.
Вторая частая ошибка — технократический подход, когда за HR-автоматизацию берётся IT-департамент или бизнес без участия HR. Я убеждён: над цифровой трансформацией должна работать команда. У IT свои приоритеты — стабильность, надёжность, минимальные затраты на поддержку. У HR — удобство для пользователей и оптимизация ресурсов. У бизнеса — показатели эффективности. Если эти фокусы не согласовать, получится продукт, который не устроит никого. Стартовать можно и с минимальным количеством человек: руководитель или специалист кадровой службы, айтишник, обслуживающий 1С, и юрист, который подготовит нормативные документы на старте.
Третья ошибка — частичная автоматизация. Скажем, перевели в КЭДО самые большие рутинные процессы: отпуска и командировки, а всё остальное оставили «на бумаге».
— У сотрудника наступает диссонанс.
— Именно. Он что-то делает в КЭДО, что-то — на бумаге, один процесс прозрачен, другой — абсолютно нет.
— Тогда вопрос — нужно переводить «в цифру» всё и сразу?
— В случае с КЭДО — да, всё. Можно разбить процесс на этапы, но стремиться нужно к полному переходу. Но есть важный момент: любая автоматизация, которая касается сотрудников (а КЭДО — именно такая), требует подготовки — важно заранее объяснить людям, почему переход необходим, какие плюсы в этом для них. Если руководитель просто говорит: «Теперь подписываем всё тут, вот вам инструкции — вперёд!» — это так не работает. Велик риск столкнуться с саботажем или паникой. Всё, что связано с электронной цифровой подписью, вызывает у сотрудников множество сомнений и страхов.
— «За меня подпишут, квартиру–машину отнимут»?
— Примерно так (улыбается). Важно объяснять: используется неквалифицированная цифровая подпись, она работает только вместе с дополнительным соглашением.
И, конечно, стоит вовлекать сотрудников через HR-маркетинг, руководителей. У нас были клиенты, которые писали гимн КЭДО, снимали смешные ролики. Креатив отлично снимает напряжение.
HR-автоматизация: с чего начать и куда двигаться
— Михаил, если говорить шире — про HR-автоматизацию в целом. С чего начать, если бюджет ограничен?
— С карты автоматизации. Приоритеты могут быть разными: по «болям», экономическому эффекту или самым большим потерям — как угодно. Главное — «есть слона по кусочкам». Не пытаться автоматизировать всё и сразу. Даже если что-то работает не так, как хочется, это всегда поэтапное внедрение: взяли один процесс, улучшили, показали результат, масштабировали.
Есть успешные кейсы, когда одновременно внедряют КЭДО и корпоративный портал — эти системы почти не пересекаются. Но автоматизировать параллельно, например, подбор и адаптациюю — плохая идея.
Опытный HRD смотрит на автоматизацию стратегически: в фокусе его внимания должны быть не отдельные сегменты, а возможность масштабирования. Поэтому лучше сразу искать комплексные системы, чем разводить «технологический зоопарк».
Не обязательно автоматизировать все HR-процессы с помощью одной системы (таких продуктов на рынке, наверное, и нет), но на старте выбирайте продукт, который способен закрыть максимум потребностей компании сейчас и в будущем.
— Какой процесс чаще всего автоматизируют первым?
— Подбор. Это то, что всегда «болит». Лучшие кандидаты на рынке у тех, кто быстро их находит, привлекает и нанимает. Но хорошо бы сначала разобраться, почему «болит». «Утонули в Excel и не можем нормально анализировать кандидатов» — одно, нехватка компетенций у команды рекрутмента — другое.
— То есть в вопросе автоматизации идём от «боли»?
— Так тоже можно. Если теряются документы от удалёнщиков, начните с внедрения КЭДО с этой категорией персонала. Если новые сотрудники увольняются через три-пять месяцев, посмотрите в сторону автоматизации онбординга и адаптации. Главное — вкладываться туда, где можно увидеть эффект от внедрения и показать результаты бизнесу. Успехов добиваются те, у кого есть поддержка топ-менеджмента. Тогда HR не борется с «ветряными мельницами», а внедряет HR-автоматизацию в общие процессы цифровизации компании и влияет на бизнес-результат.
— На что ещё обращать внимание?
— На пользовательский интерфейс и обучение сотрудников. Конечная цель автоматизации — удобство для пользователя. Логично выбирать не самое дорогое решение, а то, что хорошо внедряется и отвечает запросам сотрудников. Это одна из частых причин, почему сотрудники не пользуются корпоративным порталом — неудобно, непонятно, там не найти полезной информации. Любая автоматизация должна приносить пользу. У сотрудника должна быть понятная мотивация пользоваться системой. В линейке продуктов Saby HRM есть корпоративный портал, и он пользуется популярностью, потому что мы изучали поведение пользователей.
Кроме того, клиенты могут кастомизировать продукты под свой бренд: сотрудник открывает мобильное приложение — и видит фирменные цвета своей компании, узнаваемые элементы бренда. Saby нигде не упоминается. Мелочь, но она повышает лояльность к компании.
Запросы рынка
— Михаил, как изменились запросы на автоматизацию за последний год?
— Всё чаще появляются запросы, связанные с адаптацией новых сотрудников. Летом 2026 года мы выпустим полноценный модуль с треками, наставниками, аналитикой и элементами геймификации.
Следующий тренд — оценка персонала, лояльности и удовлетворённости сотрудников. Мы готовим гибкий конструктор с методиками eNPS, ESI и возможностью добавить собственные вопросы.
Также растёт интерес к LMS — системам управления обучением. Этот модуль у нас уже есть, но планы по развитию функционала наполеоновские.
По каждому продукту у нас есть бэклог. Мы формируем его на основании запросов клиентов, рыночных трендов и лучших решений коллег по цеху. Конкурентов мы уважаем: все вместе растим культуру HR-автоматизации и цифровизации в стране.
— А что бы вы не стали автоматизировать?
— Любой процесс, где нужна эмпатия.
Смотрите, мы говорили про адаптацию. Здесь есть этапы, где важно живое общение — разговор с руководителем, HR-бизнес-партнёром. Не нужно заменять их чат-ботами и шаблонными письмами «Если всё хорошо — идём дальше». Велик риск упустить проблемные зоны и потерять сотрудника через несколько месяцев.
То же касается exit-интервью. Формальные опросы вроде «что вас не устроило — зарплата, коллеги или офис» дают искажённую картинку.
— А так часто делают!
— И в итоге получают не прозрачную аналитику. Особенно, если в компании нет опросов вовлечённости и удовлетворённости. Вы не поймёте, что руководитель огромного подразделения, на самом деле, «так себе человек», без разговоров один на один и анонимных опросов вовлечённости.
— Тогда ждём ваш модуль по лояльности и удовлетворённости персонала. Кстати, Михаил, а как выстраивается работа над новым продуктом?
— Помимо внутренней команды, мы работаем с пулом лояльных клиентов. Выбираем сегмент и собираем обратную связь, обсуждаем «боли», требования. Недавно, например, с шестью крупнейшими клиентами обсуждали обновление функционала графика отпусков.
Хотя иногда прилетают и креативные идеи вроде: «Давайте вместо кнопки нарисуем пузырь, чтобы сотрудник его лопнул». Если понимаем, что «пузырь» действительно, нужен всем клиентам, и запрос массовый — делаем. Но главный вопрос всегда один: зачем?
— Кажется, главный вопрос во всём HR.
— Абсолютно. «Хочу, чтобы было красиво» — не ответ. Красиво — не всегда эффективно и масштабируемо.
— И наконец, чего ждать от 2026 года?
— Революции не будет. Кто увидит эффект от одного сегмента автоматизации — продолжит дальше. Это те самые HR со стратегическим взглядом, о которых мы говорили выше. Часто они становятся амбассадорами автоматизации: продвигают идеи среди коллег из других компаний или переходят на новое место и запускают трансформацию там. У нас много таких кейсов. Открываешь сообщение в Telegram: — Миша, привет! Я теперь HRD там-то. Поехали? — Поехали!
Ну, и поехали (смеётся).
Верю, что многие рано или поздно придут к автоматизации. Разумеется, останется какой–то процент «организаций-староверов», которые будут работать с бумагой. Причин тому несколько: от убеждённости, что всё это «от лукавого», до экономической неэффективности — так тоже бывает.
Пока мы в начале пути, но в ближайшие 3–5 лет рынок будет расти. Это заметно по числу вендоров. Приезжаешь на «Персонал Экспо» (Прим. ред.: крупнейший в России ежегодный HR-форум) — и каждый раз слышишь новые имена, новые продукты. Мы тоже начинали с КЭДО, а теперь Saby — экосистема, которая закрывает большинство HR-задач.
