Знакомо
чувство, когда в конце квартала вы сидите перед грудой актов об
уничтожении персональных данных и понимаете, что снова где-то ошибся в
датах или реквизитах? А эти вечные поиски потерянных согласий на
обработку ПДн? Я проходил через это каждый месяц, пока не нашел способ
автоматизировать самый рутинный участок работы кадровика.
Моя большая кадровая боль
Работая старшим специалистом в крупной IT-компании, я тратил до 30% рабочего времени на формальности, связанные с 152-ФЗ:
- Ведение журналов учета персональных данных вручную
- Подготовка актов об уничтожении ПДн
- Поиск и систематизация согласий сотрудников
- Исправление ошибок в документах после проверки юристами
Особенно
бесило, когда из-за одной опечатки приходилось переделывать весь акт. А
если увольнялось сразу несколько человек — прощай, вечер пятницы!
Как я нашел решение
Однажды
мой директор по персоналу спросил: "А нельзя ли это как-то
автоматизировать?" Я погрузился в поиски и обнаружил, что современные
кадровые системы умеют не только проверять кандидатов, но и полностью
вести документооборот ПДн.
После тестирования нескольких вариантов остановился на программе "СБ-Поиск". Вот что меня подкупило:
✅ Автоматическое формирование актов — система сама генерирует идеальные акты об уничтожении ПДн в формате RTF
✅ Цифровой архив согласий — все подписанные документы хранятся в одном месте
✅ История изменений — программа сама фиксирует, кто и когда менял данные сотрудников
✅ Напоминания о сроках — никогда не пропускаю даты уничтожения ПДн
Что изменилось в работе
Через месяц использования я понял: это не просто удобно, это меняет подход к работе.
Раньше
подготовка документов по уволенному сотруднику занимала 40-50 минут.
Теперь — 5 минут: выбираю сотрудника, нажимаю "Сформировать акт" —
готово.
Юристы
перестали возвращать документы на доработку. Проверяющие из
Роскомнадзора в последний визит похвалили наш документооборот. А я
наконец-то смог сосредоточиться на стратегических задачах, а не на
бумажной волоките.
Выводы, которые я сделал
- Автоматизация — это не роскошь, а необходимость для современного кадровика
- Соблюдение 152-ФЗ может быть простым, если есть правильные инструменты
- Освободившееся время можно потратить на действительно важные вещи — развитие сотрудников, построение HR-бренда, анализ кадровых показателей
Если
вы до сих пор вручную формируете акты и ищете потерянные согласия —
возможно, пора что-то менять. Не обязательно использовать именно мою
программу — главное найти инструмент, который подойдет именно вам.
А
как вы справляетесь с рутиной по 152-ФЗ? Делитесь опытом в комментариях
— возможно, ваш совет поможет другим кадровикам сохранить время и
нервы!
#кадровоеделопроизводство #152ФЗ #персональныеданные #автоматизация #карьера #работакадровика #HR