Миграционный порядок в России с 2025–2026 годов претерпел значительные изменения. Для работодателей, нанимающих иностранных сотрудников, эти изменения напрямую влияют на внутренние процессы и ответственность, а для самих работников — на их легальное пребывание и возможность трудоустройства. В компании «Капитал Кадры» мы ежедневно сталкиваемся с вопросами регистрации иностранных сотрудников, и на практике видим, что понимание новых правил критически важно как для работодателя, так и для самого иностранца. В этой статье мы расскажем, как правильно подавать уведомления, какие изменения были внесены в формы МВД, и на что обратить внимание, чтобы избежать штрафов и проблем с регистрацией.
Цифровизация миграционного учёта и новые формы уведомлений
С 2025 года в рамках эксперимента, утверждённого Федеральным законом № 121‑ФЗ от 23 мая 2025 года, в Москве и Московской области действует новый подход к миграционному учёту. Иностранные граждане теперь обязаны использовать мобильное приложение для подачи уведомлений о прибытии и о приёме на работу, а также для передачи данных о своём фактическом местонахождении. Эти изменения стали возможны благодаря приказам МВД России № 628 от 22 октября 2024 года и № 552 от 6 августа 2025 года. Первый приказ утвердил новую форму уведомления о прибытии, второй — обновлённую форму уведомления о приёме на работу и порядок подачи уведомлений.
Новые формы уведомлений предусматривают ряд изменений, которые важны как для работодателей, так и для самих иностранных сотрудников. Одно из самых заметных изменений — необходимость указывать ФИО иностранца одновременно кириллицей и латиницей. Это упрощает сверку данных с паспортом иностранца и снижает риск ошибок при идентификации. Поля адреса теперь стали более детализированными: корпус, строение, подъезд, квартира и кадастровый номер — все эти сведения помогают миграционным органам точно идентифицировать место пребывания.
Особое внимание уделено регистрации детей младше одного года, родившихся в России. Если ребёнок не имеет заграничного паспорта, теперь в бланке можно указать данные о записи акта рождения вместо паспорта. Это нововведение значительно упрощает процесс регистрации семей с маленькими детьми и предотвращает проблемы, которые ранее возникали при отсутствии необходимых документов.
Для работодателей нововведение заключается не только в новой форме, но и в цифровой подаче уведомлений. Электронный формат подачи через портал «Госуслуги» позволяет отправлять уведомления дистанционно, без необходимости посещения МФЦ или подразделений МВД. Это особенно актуально для компаний с большим количеством иностранных сотрудников или с объектами в нескольких регионах. Срок подачи уведомлений остаётся прежним — в течение трёх рабочих дней после заключения трудового договора или договора ГПХ.
«Введение цифрового миграционного учёта — это один из самых серьёзных шагов в реформировании миграционной системы за последние годы. Российские работодатели и сами мигранты должны понимать, что с сентября 2025 года ответственность за своевременное уведомление МВД фактически переходит к иностранному гражданину. Использование мобильного приложения сокращает количество ошибок при регистрации, но требует повышенного внимания к корректности данных и стабильности передачи геолокации. Мы рекомендуем работодателям заранее информировать иностранных сотрудников о новых правилах, чтобы избежать штрафов и рисков снятия с учёта» — комментарии эксперта компании «Капитал Кадры».
Практические советы для работодателей
Работодатели должны понимать, что новые формы уведомлений связаны с более строгим контролем за миграцией и трудовой деятельностью иностранных граждан. Теперь при подаче уведомления о приёме на работу можно указать адреса рабочих объектов сразу в двух регионах. Это нововведение стало возможным благодаря внесению в Закон № 115‑ФЗ новой статьи 13.3‑1, разрешающей работу мигранта на основании одного патента в двух соседних регионах. Для компаний с филиалами или объектами строительства в нескольких областях это существенно упрощает управление кадровым процессом.
«Теперь мы можем подавать уведомления сразу по нескольким регионам, что особенно удобно для сотрудников, работающих на строительных объектах в соседних областях. Раньше приходилось оформлять отдельные уведомления для каждого региона, что увеличивало нагрузку и вероятность ошибок» — комментарии эксперта компании «Капитал Кадры».
Работодателю важно заранее подготовить все данные сотрудников и проверить корректность введённой информации, особенно транслитерации ФИО и точности адреса проживания и работы. Любая ошибка может стать основанием для штрафа или отказа в постановке на учёт. Кроме того, работодателю следует контролировать подачу уведомлений через «Госуслуги» и при необходимости помогать сотрудникам с заполнением формы, особенно если они впервые сталкиваются с цифровым учётом.
Как иностранному сотруднику подавать уведомления
Для иностранных работников правильная подача уведомлений крайне важна. Чтобы процесс регистрации прошёл без проблем, рекомендуется:
- Создать личный кабинет на портале «Госуслуги» и убедиться, что он привязан к паспортным данным.
- Заполнить уведомление о прибытии: ФИО на кириллице и латиницей, паспортные данные, гражданство, дата рождения, точный адрес пребывания и контактные данные.
- Дать согласие на обработку геолокации, если сотрудник участвует в эксперименте в Москве и Московской области.
- Сохранять подтверждение подачи — PDF или скриншоты для работодателя и собственного архива.
«Сначала было непривычно указывать ФИО латиницей и подтверждать геолокацию, но мобильное приложение достаточно понятно. Главное — внимательно вводить адрес и проверять данные» — комментарии иностранного работника компании «Капитал Кадры».
Преимущества новых правил
Новые формы и цифровизация учёта значительно упрощают процесс регистрации. Миграционные органы получают более точные данные о местонахождении мигрантов, что позволяет выявлять нарушения режима пребывания и бороться с фиктивной регистрацией. Возможность указывать рабочие адреса в нескольких регионах снижает риск фиктивных трудовых договоров.
Для мигрантов это означает меньше визитов в МФЦ и подразделения МВД, упрощённое заполнение форм и прозрачность процесса. Для работодателя — удобный контроль, сокращение бюрократических процедур и снижение риска штрафов.
«Цифровой учёт значительно ускоряет процесс и уменьшает нагрузку на HR-службы. Мы можем отслеживать статус уведомлений в режиме реального времени и быстро исправлять ошибки при необходимости» — комментарии эксперта компании «Капитал Кадры».
Возможные риски и ограничения
Несмотря на преимущества, есть ряд моментов, на которые следует обратить внимание. Не все сотрудники готовы передавать данные о геолокации, а технические сбои на старых устройствах могут мешать корректной подаче. Ошибки при заполнении формы — например, неправильная транслитерация или отсутствие кадастрового номера — могут привести к снятию с учёта.
Важно понимать, что эксперимент пока действует только в Москве и Московской области, и правила могут отличаться в других регионах. Также часть мигрантов беспокоится о конфиденциальности своих данных, особенно о передаче геолокации.
Рекомендации для работодателей и сотрудников
Для работодателя ключевое — заранее организовать процесс уведомления сотрудников и контролировать корректность данных. Важно проводить инструктажи, сохранять копии всех уведомлений и отслеживать обновления законодательства.
Сотрудникам рекомендуется внимательно заполнять все поля формы, сохранять подтверждения подачи и следовать инструкциям работодателя. Это минимизирует риски ошибок, штрафов и снятия с учёта.
«Цифровизация миграционного учёта упрощает жизнь, но требует внимательности. Мы советуем работодателям сопровождать сотрудников на первых этапах и проверять корректность всех данных» — комментарий эксперта «Капитал Кадры»
Новые правила миграционного учёта 2026 года делают процесс прозрачным, сокращают бюрократию и минимизируют ошибки при регистрации. Работодатели получают возможность системно контролировать миграционную документацию, а иностранные сотрудники — безопасно и корректно становиться на учёт.
Следование правилам снижает риск штрафов и ускоряет постановку на учёт, а цифровые инструменты делают процесс удобным, прозрачным и предсказуемым.
