Организовать работу даже четырёх-пяти снабженцев и полусотни поставщиков — уже нетривиальная задача. А что делать, если постоянных поставщиков не пятьдесят, а восемьсот? Когда их почти столько же, сколько сотрудников в компании? Для компании RG Gold и ее ключевого предприятия — фабрики RG Processing — ответом стала автоматизация закупок с помощью корпоративной электронной торговой площадки.
RG Gold — недропользователь, золотодобывающая компания, которая разрабатывает месторождение Райгородок в Акмолинской области Республики Казахстан, одно из крупнейших в стране. Непосредственно работой на месторождении занимается фабрика RG Processing. Всего компании работает чуть больше 1000 сотрудников, тогда как поставщиков, с которыми на постоянной основе сотрудничает RG Gold, более 800 — и их количество увеличивалось
«Наша цель была проста — автоматизировать закупочный процесс и уйти от ручных операций…»
В золотой ли лихорадке дело, или золотодобывающая отрасль действительно очень ресурсоемкая, но количество поставщиков компании RG Gold почти сравнялось с количеством сотрудников. При этом закупочная работа проводилась через электронную почту: снабженцы рассылали приглашения на торги, получали коммерческие предложения и общались с потенциальными поставщиками через электронную почту. А составляли конкурентные карты (сравнения предложений поставщиков) в Google таблицах. Закупкам не хватало контроля и централизации: нужно было следить за тем, что компания выбирает действительно самые выгодные предложения от поставщиков, снижать себестоимость закупок. И, конечно же, ускорять закупочные процессы — так, чтобы снабженцы успевали за «аппетитами» собственной компании, которая требовала все новых и новых поставок. С этим нужно было что-то делать:
«Наша цель была проста — автоматизировать закупочный процесс и уйти от ручных операций через электронную почту. Мы хотели упростить взаимодействие с поставщиками, сделать сбор коммерческих предложений и поиск новых партнеров быстрее и прозрачнее. Благодаря новой электронной площадке мы теперь работаем в едином цифровом пространстве, где все этапы закупок — от заявки до финального выбора — проходят централизованно и эффективно», — Баглан Ашим, начальник отдела планирования и отчетности RG Gold
«Мы искали не просто программу, а команду, которая понимает, как работают закупки…»
Добиться целей могла помочь собственная электронная торговая площадка — так решили в RG Gold, после чего приступили… Нет, не к изучению независимых ЭТП, где можно было бы размещать заказы на поставку и проводить тендеры, или коробочных решений казахских и российских разработчиков. Компания RG Gold внедрила уже достаточно корпоративных информационных систем, чтобы понимать — выбирать нужно не только программу, но и вендора.
«Мы с самого начала больше внимания уделяли тому, насколько закупочные процессы понятны подрядчику. Кто-то действительно пытался просто продать нам готовое решение, не вникая в суть бизнес-процессов. Нас это не интересовало — во главу угла мы поставили экспертизу вендора, то, насколько он понимает закупочный процесс», — Баглан Ашим, начальник отдела планирования и отчетности RG Gold
Чтобы оценить экспертность разработчиков, команда RG Gold подготовила техническое задание. В нем были подробно описаны закупочные процессы, сформулированы требования к корпоративной ЭТП. Эти требования стали основой для диалога с вендорами — RG Gold старались оценить, насколько их решения соответствуют ТЗ, и насколько точно вендор понимает, какие задачи придется решать его программе для управления закупками.
Зрелый подход к оценке и программ для закупок, и вендоров, полностью себя оправдал — была выбрана компетентная команда для внедрения. Это помогло сэкономить бюджет на проект, поскольку система, в итоге, потребовала минимальных доработок.
О том, как готовить техническое задание для разработки и внедрения ЭТП, читайте в статье «Как сэкономить деньги и время при выборе нового ПО»
После сравнительной оценки казахстанских и российских решений в шорт-лист вошло четыре предложения. Финальный выбор сделали в пользу компании «Фогсофт» и её решения iTender ЭТП — оно оказалось максимально близким к требованиям RG Gold, а команда разработчиков продемонстрировала глубокое понимание специфики закупочной работы.
«Сейчас у нас полноценный программный продукт, который максимально адаптирован под наши требования…»
Разумеется, собственная ЭТП RG Gold получила оценку от пользователей «Да, это именно то, что нам нужно» не сразу. Компания была готова к тому, что некоторые особенности закупочного процесса ускользнули и от вендора, и от собственной команды, которая отвечала за проект автоматизации закупок. Поэтому, хотя система iTender ЭТП максимально полно соответствовала описанным в ТЗ возможностям, ряд доработок и улучшений все же потребовался:
«Изначально мы рассчитывали на большую гибкость системы, но некоторые настройки требовали вмешательства разработчика. В результате Фогсофт реализовал доработки, благодаря которым система адаптирована под наши задачи», — Баглан Ашим, начальник отдела планирования и отчетности RG Gold
Кроме доработок и улучшений, среди которых было и брендирование площадки, RG Gold инициировала проведение очного обучения работе на новой площадке. Для сотрудников отдела материально-технического снабжения и администраторов ЭТП команда вендора провела несколько дополнительных обучающих сессий. И все участники оценили эффективность очного обучения очень высоко:
«Для нас iTender ЭТП — это далеко не первый опыт внедрения корпоративного программного обеспечения. И этот опыт говорит о том, что самое эффективное обучение — очное. Мы проявили инициативу и попросили Фогсофт организовать обучение работе в системе в оффлайн формате. Наши ожидания полностью оправдались — обучение было предельно эффективным, в комфортных для сотрудников условиях, с живым общением — как говорят коллеги, все было просто, понятно и доступно», — Баглан Ашим, начальник отдела планирования и отчетности RG Gold
В результате всего за восемь месяцев система была полностью адаптирована под требования заказчика, а каждый снабженец и администратор знали, как работать с ЭТП. Более 800 постоянных поставщиков начали регистрироваться на площадке, и прошли первые торги:
«Сейчас у нас полноценный программный продукт, который максимально адаптирован под наши требования. Остались, разве что, небольшие недочеты — но и с ними мы справимся», — Баглан Ашим, начальник отдела планирования и отчетности RG Gold
Узнать больше о возможностях электронной торговой площадки, разработанной Фогсофт, можно на странице решения iTender ЭТП.
Кейс внедрения можно изучить на странице Кейс компаний RG Gold и RG Processing (Казахстан)