Блокировка российских пользователей в Notion заставила тысячи компаний экстренно искать альтернативу. История креативного продакшна OGONÖK показывает, что иногда вынужденная миграция может привести к неожиданно позитивным результатам.
Когда работа с брендами требует идеальной организации
OGONÖK работает на рынке креативных услуг с 2020 года. Компания специализируется на создании фото- и видеопроектов для известных брендов:
- MARTINI
- Додо Пицца
- Hyundai
- AORUS Gigabyte
- BAIKAL430
Структура команды выглядит компактно, но эффективно: два директора, три продюсера и более 100 специалистов на аутсорсе. Продюсеры здесь выполняют двойную функцию — они одновременно ведут продажи и полностью контролируют производственный процесс.
Особенность креативного бизнеса в том, что каждый проект уникален. Под каждую задачу нужно собирать новую команду из режиссеров, операторов, фотографов и художников. При этом все процессы должны быть прозрачными — от первого контакта с клиентом до финальной обработки материала.
Долгий путь к подходящей системе управления
В начале 2023 года руководство OGONÖK поняло: без системы управления дальше работать невозможно. Критерии поиска были четкими:
- Полноценная CRM-система
- Гибкое управление проектами
- Возможность персональной настройки под специфику бизнеса
Первые попытки оказались неудачными. Популярные российские сервисы либо перегружали интерфейс ненужными функциями, либо требовали слишком сложной настройки. Зарубежные аналоги тоже не подходили.
«Везде все было не так. Не было какой-то визуальной составляющей, чтобы все было просто и понятно. Мы не могли отслеживать, как какие-то действия происходят внутри самого сервиса», — рассказывает Тая Курковская, генеральный директор OGONÖK.
В итоге выбор пал на Notion. Директор уже пользовалась сервисом для личных задач, поэтому решила адаптировать его под корпоративные нужды.
Как OGONÖK выстроил работу в Notion
За два года команда создала полноценную рабочую экосистему:
- CRM-система из трех связанных баз данных: контакты, компании и канбан-доска с воронкой продаж
- Управление проектами через универсальный шаблон с автоматическим созданием карточек проектов
- База знаний с контактами фрилансеров, аналитикой по конкурентам и внутренними регламентами
«Для этого мы создали отдельную базу данных. В ней достаточно нажать кнопку «Добавить новый проект», чтобы из шаблона подгрузился весь рабочий процесс», — объясняет Тая Курковская.
Когда функционала стало не хватать
К концу 2024 года ограничения Notion стали критичными. Компании требовалась отдельная воронка для работы с холодной базой клиентов, но реализовать это в Notion оказалось невозможно.
«Notion, конечно, хорош тем, что там очень много можно создать с нуля и покреативить. Но наша задача все-таки не креативить, а эффективно работать в какой-то системе», — отмечает Тая Курковская.
А блокировка российских аккаунтов в августе 2024 года окончательно решила вопрос с миграцией.
Десять дней тестирования российских сервисов
Тая Курковская потратила полторы недели на изучение отечественных альтернатив. Тестировала все доступные решения, включая популярный китайский сервис Buildin.AI. Но везде что-то не подходило.
«Я потратила почти 10 дней своей жизни на то, чтобы просто зарегистрироваться во всех российских сервисах и протестировать их. Ничего не нравилось», — вспоминает директор.
Решение нашлось в Аспро.Cloud. Система закрывала все потребности команды:
- Российская разработка
- Интуитивная автоматизация
- Поддержка разных методологий управления проектами
- Встроенная CRM
- База знаний
- Финансовый учет
Как работает OGONÖK в Аспро.Cloud сейчас
Продажи с несколькими воронками
Главная задача решилась сразу — в Аспро.Cloud команда настроила две воронки продаж:
- Для входящих заявок
- Для холодных звонков
Это позволило адаптировать коммуникацию под разные категории клиентов.
Автоматизацию подключили частично. Интеграции с почтой и телефонией не используют — объем заявок небольшой, а основная коммуникация происходит на встречах. Но автодействия настроили: когда сделка переходит на новый этап, продюсеру автоматически ставятся соответствующие задачи.
«Мне очень понравилась CRM-система. В отличие от других сервисов она понятная, нормально работает и не раздражает», — говорит Тая Курковская.
Управление проектами с тегами
В модуле «Проекты» работают только продюсеры. Они отслеживают прогресс и обновляют статусы задач за специалистов на аутсорсе, которые не имеют доступа к системе.
Команда создала систему тегов для быстрой навигации:
- «На контроле» — ожидание информации от исполнителей
- «Коммуникация с исполнителем»
- «Документация»
- «Тайм-менеджмент»
Клиентские проекты ведут по методологии Waterfall в модуле «Проекты». Внутренние задачи по маркетингу и операционке — в модуле Agile со спринтами длиной в неделю.
«Меня порадовало, что в Аспро.Cloud можно настроить ведение проектов несколькими способами. Есть kanban-доски, отдельно есть Agile», — отмечает Тая Курковская.
База знаний без потери функционала
Все регламенты и должностные инструкции перенесли из Notion за один день. Текстовый редактор оказался достаточно функциональным, чтобы сохранить привычную структуру документов.
«Меня порадовал функционал базы знаний. Текстовый редактор очень понятный. А после публикации нескольких статей сама база знаний выглядит очень четко и удобно», — делится впечатлениями Тая Курковская.
Финансовый учет как бонус
До перехода на Аспро.Cloud команда рассматривала отдельные системы для финансового планирования. Но их стоимость оказалась слишком высокой для небольшого агентства.
«Круто, что в системе есть финансовый учет. Я такого вообще нигде еще не видела, чтобы в системе управления компанией сразу было все и в одном месте», — говорит Тая Курковская.
Пока финансовый модуль только изучают, но планы амбициозные — нанять финансового директора и вести весь учет в одной системе.
Адаптация продолжается
Всеволод Курковский, директор по развитию, оценивает переход позитивно:
«Пока в Аспро.Cloud все вроде как логично и нормально работает. Создаем теги, настраиваем воронки, заносим данные о контрагентах, задачки внутри можно поставить. Меня это все вполне устраивает».
Команда продолжает переносить данные из Notion и осваивать новые модули системы. Первые результаты показывают: вынужденная миграция может стать началом более эффективной работы.
Проекты расползаются по чатам и таблицам? Соберите их в одном месте в Аспро.Cloud и управляйте легко. Попробуйте бесплатно 14 дней.