Автоматизация документооборота помогает решить множество задач: ускорить процессы согласования, сократить рутину, повысить исполнительскую дисциплину, выстроить процессы работы с документацией и организовать удобное хранение файлов.
Технология типового запуска специалистов группы компаний "СофтБаланс" позволяет внедрять системы 1С, в частности и "1С:Документооборот", в достаточно сжатые сроки с фиксированным количеством работ и гарантированным результатом.
В статье предлагаем рассмотреть примеры внедрения "1С:Документооборот" по технологии типового запуска в компаниях с разными видами деятельности:
- С какими задачами пришел наш заказчик;
- Какие работы были выполнены в ходе проекта;
- Что клиент получил в результате.
Внедрение системы документооборота в управляющей организации и масштабирование системы на филиалы
Заказчик – один из лидеров в промышленной переработке стекла. В состав компании входит управляющая организация и 14 заводов на территории России, где работает более 2 500 сотрудников.
До автоматизации работы с документами заказчик сталкивался со следующими трудностями:
- Нарушение сотрудниками процедуры согласования договоров;
- Отсутствие единого электронного хранилища документов;
- Отсутствие инструментов для отслеживания сроков действия договоров, доверенностей и т.д.
Регламенты работы с документами не решали эти проблемы полностью, поскольку не исключали влияние человеческого фактора. Руководством компании было принято решение о внедрении системы электронного документооборота "1С:Документооборот КОРП".
В ходе внедрения специалисты группы компаний "СофтБаланс" выполнили следующие работы:
- Определение видов документов и маршрутов их обработки;
- Первоначальная настройка системы, настройка типовых шаблонов документов и маршрутов движения документов;
- Заполнение основных справочников для начала работы с системой;
- Проверка работоспособности модели;
- Обучение сотрудников работе в системе, подготовка инструкций.
Сначала система "1С:Документооборот КОРП" была запущена в управляющей организации и на одном из заводов, в следующем году состоялся запуск ещё одного завода. Остальные 12 заводов были автоматизированы в течение следующих двух лет.
В системе "1С:Документооборот КОРП" ведется учет следующих документов:
- Договоры;
- Доверенности;
- Входящая и исходящая корреспонденция.
Во внедренную систему переведена работа всех коммерческих отделов, отдела закупок, отдела качества, инженеров, юристов и секретариата. В "1С:Документооборот КОРП" автоматизировано порядка 350 мест.
В результате проекта процесс согласования стал прозрачным и контролируемым, а все документы находятся в одном месте, что существенно упрощает их поиск, позволяет вести статистику и быстро формировать необходимую отчетность.
Ускорение работы с договорами и коммерческими предложениями на производственном предприятии
Заказчик – крупное производственное предприятие, специализирующееся на выпуске трубопроводных систем. Ассортимент продукции превышает 10 тыс. наименований, объем производства измеряется в десятках тысяч тонн в год. На предприятии работает порядка 300 сотрудников.
До внедрения документооборот в компании автоматизирован не был, договоры и коммерческие предложения проходили длительные согласования, из-за чего компании сложно было масштабироваться. В связи с этим руководство приняло решение о внедрении системы "1С:Документооборот 8 КОРП", редакция 3.0.
В ходе внедрения специалисты группы компаний "СофтБаланс":
- Настроили маршруты согласования договоров, коммерческих предложений и документов для отгрузок;
- Определили и внедрили типовые шаблоны договоров и маршруты их движения;
- Настроили систему, ввели необходимую нормативно-справочную информацию;
- Выполнили доработки системы под задачи клиента, включая разработку печатной формы "Протокол разногласий";
- Реализовали интеграцию "1С:Документооборот 8 КОРП" с "1С:ERP Управление предприятием" через API и настроили правила обмена данными;
- Провели обучение сотрудников, подготовили инструкции.
В результате:
- Организована централизованная работа с договорами и коммерческими предложениями;
- Обеспечен оперативный обмен данными между "1С:Документооборот" и "1С:ERP";
- Пользователи уверенно работают в системе.
В ходе проекта автоматизировано 60 рабочих мест. Внедрение заняло 6 месяцев.
Сокращение рутинных операций и повышение исполнительской дисциплины в проектной организации
К нам обратилась крупная проектная организация, участвующая в развитии дорожной инфраструктуры одного из крупнейших мегаполисов страны. В компании работает порядка 150 сотрудников.
До внедрения ключевые документные процессы – работа с входящими и исходящими письмами, поручениями, договорами – не были автоматизированы. Отсутствие единой системы для работы с документами затягивало сроки согласования, не давало прозрачности в части исполнительской дисциплины, увеличивало нагрузку на сотрудников.
В ходе внедрения системы "1С:Документооборот КОРП" специалисты группы компаний "СофтБаланс":
- Определили виды входящих и исходящих документов – письма, запросы, уведомления и т.д.,
- Определили шаблоны форм документов;
- Определили маршруты движения входящих и исходящих документов;
- Настроили шаблоны входящих и исходящих документов, их маршруты движения;
- Определили виды поручений и задач, определили и настроили процессы их обработки;
- Настроили типовые отчеты по исполнительской дисциплине;
- Определили виды договоров, настроили шаблоны форм типовых договоров и маршруты их согласования;
- Заполнили основные справочники для начала работы с системой;
- Провели обучение сотрудников;
- Выполнили тестирование системы и запуск в опытно-промышленную эксплуатацию.
В системе автоматизированы:
- Канцелярия;
- Контроль исполнительской дисциплины;
- Согласование договоров.
В результате проекта:
- Документные процессы в компании автоматизированы;
- Процессы согласования ускорены;
- Существенно сокращено количество рутинных операций.
Система развернута на 50 рабочих местах. Длительность проекта – 2 месяца.
Создание единого информационного пространства для работы с распоряжениями и приказами в крупной компании с централизованной структурой
Для модернизации работы с документами к нам обратилось крупное приборостроительное предприятие. Общая численность персонала – 1 200 человек. Ранее учет велся в самописной системе, что ограничивало гибкость и мешало выстраиванию прозрачных бизнес-процессов.
В ходе проекта требовалось создать централизованную цифровую среду с удобным доступом к документации и четким контролем за всеми процессами. Для решения этой задачи в компании была внедрена система "1С:Документооборот КОРП" ред. 3.0.
В рамках проекта специалисты ГК "СофтБаланс" выполнили:
- Определение видов организационно-распорядительных документов: приказы, распоряжения, постановления, инструкции;
- Настройку маршрутов обработки этой документации;
- Заполнение основных справочников для начала работы с системой;
- Настройку шаблонов документов и маршрутов их движения;
- Обучение сотрудников работе в системе.
Автоматизированные процессы:
- Работа с корреспонденцией;
- Согласование и учет договоров;
- Оформление и движение приказов и служебных записок.
Результаты:
- Новая система полностью заменила устаревшее решение;
- Создано единое информационное пространство для работы с ключевыми видами документации;
- Выросла скорость оформления и поиск документов;
- Упрощен контроль за внутренними процессами;
- Сотрудники прошли обучение и включились в работу в новой системе.
Решение внедрено на 50 рабочих местах. Сроки проекта – 7 месяцев.
Внедрение единых стандартов для всех документов и ускорение поиска информации по заказам
К нам обратилась проектная компания, занимающаяся разработкой мебели, элементов декора и отделкой помещений.
Увеличение клиентской базы и рост числа проектов обострили проблемы бумажного документооборота: стало сложно отслеживать задачи, контролировать исполнение и быстро находить нужную информацию. Чтобы оптимизировать работу с документами была внедрена система "1С:Документооборот 8 КОРП".
В рамках внедрения специалисты группы компаний "СофтБаланс":
- Определили виды договоров и настроили шаблоны типовых форм;
- Настроили маршруты согласования договоров;
- Настроили шаблоны и маршруты обработки входящих, исходящих и внутренних документов;
- Внедрили работу с организационно-распорядительной документацией;
- Настроили отчеты по исполнительской дисциплине;
- Заполнили основные справочники для начала работы с системой;
- Обучили сотрудников;
- Доработали печатную форму "Протокол разногласий" для вывода ключевых данных из договора и правок к нему.
Автоматизированные процессы:
- Согласование договоров;
- Работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
- Обработка внутренних и организационно-распорядительных документов;
- Контроль исполнительской дисциплины.
Результаты:
- Все ключевые виды документов заведены в систему и стандартизированы;
- Документооборот стал прозрачным и управляемым;
- Заметно ускорилось формирование и согласование документов;
- Упростился контроль исполнения задач;
- Обеспечен быстрый поиск документов и доступ к истории работы с Реализованы индивидуальные доработки под бизнес-процессы компании.
В ходе проекта автоматизировано порядка 40 рабочих местах. Длительность внедрения – 1,5 месяца.
Структурирование процессов работы с договорами и корреспонденцией для добывающей компании
Компания, специализирующаяся на добыче и разработке месторождений углеводородов, обратилась за автоматизацией документооборота – для упорядочивания работы с договорами и входящей и исходящей корреспонденцией.
В ходе внедрения системы "1С:Документооборот" были выполнены следующие работы:
- Предпроектное обследование и аудит процессов документооборота;
- Заполнение основных справочников для начала работы с системой;
- Настройка шаблонов и маршрутов движения документов;
- Тестовое создание документов и проверка работы системы;
- Обучение пользователей и подготовка подробных инструкций.
Автоматизация позволила структурировать работу с договорами и письмами, повысить прозрачность процессов и упростить поиск документов.
В результате проекта в системе работают 40 человек. Длительность – 1 месяц.
Планируете внедрение системы "1С:Документооборот"? Наши специалисты подберут оптимальный сценарий запуска под задачи вашей компании и реализуют проект в понятные сроки.