Есть один момент, о котором редко говорят прямо: многие компании тонут не потому, что у них мало клиентов или плохие сотрудники, а потому что внутри хаос. Владелец всё держит в голове, сотрудники «делают как привыкли», а процессы зависят от того, кто сегодня в хорошем настроении.
Звучит знакомо?
И пока ты в очередной раз объясняешь администратору, как заполнять отчёт, и напоминаешь маркетологу, что план сдаётся по пятницам, бизнес тихо буксует.
Почему одни компании растут, а другие буксуют
Когда в компании нет прописанных процессов, всё держится на человеческом факторе.
— Петя знает, как оформить клиента,
— Света помнит, где лежит шаблон договора,
— бухгалтерша «сама разберётся».
Проблема в том, что как только Петя уходит в отпуск бизнес замирает. Потому что система не выстроена. Компанию нельзя строить на памяти людей. Её нужно строить на процессах, которые повторяются независимо от людей.
Регламенты — это не скучные документы. Это инструкция к вашему спокойствию
Слово «регламент» пугает предпринимателей. Кажется, что это что-то громоздкое, корпоративное и ненужное. На деле — это просто инструкция, как работает каждая часть компании.
Например:
- Что делает администратор, когда поступает новая заявка.
- Кто отвечает за согласование договора.
- Как принимается решение о скидках.
- Кто закрывает кассовый день и в каком порядке.
Регламенты позволяют ответить на вопрос:
«Что должно происходить, если меня нет?»
Если ответ ничего, значит, у вас не бизнес, а зависимость от собственных сотрудников.
KPI — не про цифры, а про прозрачность
Многие путают KPI с наказанием. На самом деле это инструмент обратной связи. KPI нужны не для того, чтобы держать людей в ежовых рукавицах, а чтобы все понимали, что считается результатом.
Пример:
- Администратор отвечает не за «много звонков», а за дозвон до 80% лидов.
- Маркетолог не за «заявки», а за стоимость привлечения клиента ≤ 1500 ₽.
- Руководитель филиала не за «работу клиники», а за загрузку кабинетов не ниже 75%.
Когда метрики понятны, не нужно ни контролировать, ни гадать, ни пинать. Система сама показывает, где сбой. KPI — это инструмент управления, а не средство давления.
Внутренние процедуры: чтобы процессы повторялись, а не вспоминались
Одна из типичных ошибок владельцев — всё время повторять одно и то же. Ребята, я же уже говорил… Ну мы же договаривались… Я же писал в чате… Это не коммуникация — это бессистемность. Если ты говоришь одно и то же больше двух раз — это сигнал, что нужно прописать процесс. Пошагово. В документе. В регламенте. В CRM. В корпоративном чате. Неважно где, важно, чтобы можно было открыть и прочитать. Хорошо прописанный бизнес-процесс экономит часы, а иногда и месяцы.
Ответственность — не поиск виноватых, а защита результата
В компаниях без системы всё заканчивается одинаково: все виноваты, но никто не отвечает. Когда задачи ставятся устно, дедлайнов нет, а результат измеряется на глаз ответственность размазывается. И в итоге страдает не конкретный человек, а бизнес. Решение - прозрачная структура ответственности.
Каждый сотрудник должен знать:
- за какой участок отвечает;
- какие у него KPI;
- к кому он обращается при проблемах;
- как фиксируются результаты.
Не на словах, а в документе. Не в чате, а в системе.
Как всё это автоматизировать
Да, можно писать регламенты в Word и складывать их в папку Общее. Но это прошлый век. Сегодня всё можно и нужно автоматизировать:
- CRM-система — фиксирует заявки, статусы, KPI, ответственных.
- Task-менеджер (Bitrix, Planfix, Asana) — ставит задачи, контролирует сроки.
- Google Docs / Notion / Confluence — хранилище регламентов и шаблонов.
- BI-панели — показывают в цифрах: где сбой, где рост.
- HR-системы — ведут кадры, адаптацию, мотивацию и контроль результатов.
Система работает по принципу: один раз внедрил — и бизнес идёт по рельсам.
Почему без этого бизнес не масштабируется
Любой бизнес растёт ровно до того момента, пока владелец всё контролирует лично. Потом потолок. Дальше или система, или стагнация. Если вы хотите масштабироваться без регламентов и автоматизации никак. Потому что нельзя контролировать 5 филиалов на интуиции. Нужна структура, где каждый знает, что делать, когда и как это измеряется.
Что делать прямо сейчас
- Проведи аудит. Какие процессы повторяются каждый день и зависят от устных договорённостей?
- Пропиши регламенты. Коротко, по пунктам. Без бюрократии.
- Внедри KPI. Чтобы каждый знал, что считается результатом.
- Создай систему. CRM, таск-менеджер, база регламентов, отчёты.
- Назначь ответственных. За каждый участок и каждую цифру.
Это не про «усложнить». Это про навести порядок один раз, чтобы потом не спасать каждый день.
И напоследок — из опыта
Я не теоретик. Я — стратег и бизнес-трекер. Каждую неделю я вижу, как компании теряют деньги не из-за рынка, а из-за отсутствия структуры. И как через пару месяцев после внедрения KPI и регламентов бизнес вдруг начинает работать “сам”: без хаоса, без срывов и без ежедневных нервов. Если вы хотите, чтобы в вашей компании перестали спрашивать “а где это?”, “а кто должен?”, “а когда срок?” — вам нужна система, а не супергерой.
Я провожу аудит процессов, документов и KPI. Создаю рабочие регламенты и систему управления под ключ, чтобы бизнес действительно работал без хаоса, без сбоев и без вас 24/7.