Публикация по итогам вебинара с ведущим специалистом «АиБ Цифровизация» Ольгой Черкасовой.
Мы поделимся опытом по объединению баз в «1С:ЗУП КОРП 3.1» [«1С:Зарплата и управление персоналом КОРП 3.1»] с использованием технологии «Упрощённый перенос».
На очередном проекте перед нами стояла задача произвести объединение трёх баз «1С:ЗУП КОРП» в одну, и запуститься в опытно-промышленную эксплуатацию с 1 января на предприятии с общей численностью сотрудников — около 5,5 тысяч человек.
Главная особенность исходных баз — каждую из них ранее сопровождали разные организации. В связи с этим в системах было много измененных и доработанных объектов, то есть они уже выходили за рамки типового функционала «1С:ЗУП», были адаптированы под требования заказчика.
Мы рассмотрим особенности переноса данных, а также «полный перенос данных» и «упрощённый», разберёмся, в каких случаях «полный перенос» не работает, расскажем о подготовке баз к объединению и опыте проведения промышленной эксплуатации.
Начнём с особенностей объединения баз и сравнения «полного» и «упрощённого переноса». Простыми словами, при полном объединении данных баз источника в объединённую базу, которую будем иногда называть «базой-приёмником», переносятся все справочники и документы с их движениями.
Если при «полном переносе» мы переносим данные баз с движениями, то повторного проведения документов не требуется. В свою очередь, «упрощенный перенос», кстати, именно этот вариант рекомендует компания «1С» при переходе на «1С:ЗУП КОРП 3.1» с предыдущих редакций, имеет отличия по ряду пунктов. Перечислим их.
Отличия «упрощённого переноса» 1С:ЗУП КОРП
1. Создаём «Начальную штатную расстановку» на дату переноса. На слайде видно документ начальной штатной расстановки. Он типовой. И, как можно увидеть, в нём собрана вся информация по сотрудникам, по их начислениям, по количеству и назначенным отпускам, графику работы и также по дате приёма сотрудника. «Начальная штатная расстановка» — это документ, который является основополагающим при переносе данных.
2. Переносим данные только по работающим сотрудникам. На самом деле, это значительно облегчает объём данных, которые мы переносим из базы-источника. В базу-приёмник, в объединённую базу, не попадают уволенные сотрудники с их движениями, с их записями в регистрах и так далее.
3. Переносим вместо документации за прошедшие годы сведения из справочников и регистров. Нужно обратить внимание, что обязательно переносим информацию для исчисления среднемесячного заработка (это нужно для отпуска, для больничных листов, для командировок), а также данные для формы «Т-2». [На слайде можно видеть скриншоты документа «Перенос данных», в котором на верхней картинке показаны, выделены регистры накопления, которые мы переносили при объединении. Можно видеть, что на вкладке «Данные о начислениях для расчёта» у среднего заработка более 218 тысяч записей. Это много, и, нужно сказать, это перенос данных из базы с количеством сотрудников, около 700-800 человек. То есть при переносе данных из баз с бОльшим количеством сотрудников, конечно, записей будет больше. В нижней части слайда показаны, выделены регистры сведений, которые тоже были перенесены при таком типе переноса данных.
4. Проводим перенос лишь остатков по взаиморасчётам работающих сотрудников, переходящего НДФЛ и остатков по резервам.
Вот слайд, где показаны регистры, остатки по взаиморасчётам именно работающих сотрудников для того, чтобы можно было создать ведомости на выплаты, которые не были проведены сотрудникам в том периоде, который остался в старой необъединённой базе. На следующем слайде можно посмотреть корректировочный документ «Резервы по оплате труда», который также необходим в объединённой базе-приёмнике для того, чтобы в дальнейшем корректно отрабатывали другие документы, которые мы будем создавать по резервам на оплату труда.
В каких случаях полный перенос «1С:ЗУП КОРП» не работает
1. Объём баз 1С:ЗУП.
Когда на этапе проектирования мы задаём заказчику вопрос по поводу вида переноса данных при объединении, и заказчик, и сотрудники обычно просят «полный перенос», чтобы сохранились все данные, все движения, все исторические документы, чтобы можно было формировать отчёты за предыдущие года и распечатывать какие-то печатные формы. И, когда база маленькая, конечно, почему бы и не сделать полный перенос, ведь это не составляет большого труда. При этом малое количество сотрудников не должно вводить в заблуждение, нужно проверить именно на сам объём базы данных.
Величину базы данных можно определить по количеству лет, в течение которого ведётся учёт в базе. Важно понимать, что учёт, ведущийся в течение многих лет, даже в относительно небольшой компании сама база становится очень большой, и с таким объёмом всей информации, с полными историческими данными, возможности сервера иногда не могут справиться. Мы сталкивались с такой ситуацией, и решением было дробить информацию на части.
Не стоит забывать также, что при «полном переносе» в объединённую базу-приёмник переедет и ненужный «мусор». Например, перенесутся уволенные сотрудники, расформированные подразделения, документы, помеченные на удаление. Это всё, конечно, нагрузит базу-приёмник, что, в общем-то, нежелательно в рамках переноса, объединения.
2. Архитектура документов.
Второй момент, на который нужно обратить внимание, это архитектура документов. При длительном использовании база-источник обновляется, и архитектура документов за старые годы отличается. В этом случае в момент переноса могут возникнуть конфликты, которые не позволят просто перенести данные.
С такой ситуацией мы столкнулись при переносе базы «1С:ЗУП 3.1» в организации численностью 170 сотрудников. Казалось бы, численность небольшая, но в 2017 году у документа «Резерв на отпуск» регистров совсем не было, и на момент переноса это не соответствовало структуре актуального документа «Резерва отпусков», что и не позволило корректно перенести данный документ.
3. Отличие общих настроек системы и констант в базе-источнике и базе-приёмнике.
Например, в базе-источнике не ведётся штатное расписание или учёт охраны труда, а в объединённой базе-приёмнике эти настройки включены, и тогда, разумеется, в момент переноса будут возникать конфликты, и мы не сможем просто завершить процесс переноса данных.
! Нужно отметить, что описанные выше причины и факторы, не являются жёстким критерием для принятия решения об отказе от полного переноса, и, в общем, конфликты, которые в момент переноса возникают, можно предусмотреть и обработать, но это потребует дополнительных ресурсов как с точки зрения времени, так и с точки длительности работы специалистов. Не забываем и про то, что перенесенную информацию ещё необходимо проверить на корректность.
Подготовка к объединению баз
Переходим к подготовке объединения. Мы выделили семь этапов, которые необходимо обратить на них внимание. На каждом из этапов обязательно остановимся, но отметим, что именно первый этап «Анализ настроек» является важнейшей частью проектирования объединения баз, и на данный этап необходимо выделить, порядочное количество времени, достаточное, чтобы проанализировать все константы общей настройки. В системе таких настроек более 350, и из них 20 конфликтных.
Можно назвать, например, встречающиеся такой часто настройки заработной платы, как «Сведения для расчёта общего среднего заработка». В настройках заработной платы есть возможность ограничивать начала расчёта периода среднего заработка датой приёма. Согласитесь, разные компании по-разному используют эту настройку.
Если всё-таки обнаружен конфликт настроек, нужно адаптировать было базу-источник под объединенную базу-приёмник, чтобы перенос данных прошёл корректно. К примеру, в одной из баз-источников у нас был установлен флажок «Выполнять расчёт зарплаты без оптимизации», а в базе-приёмнике такой константы не наблюдалось.
В нашем примере нужно было выключить эту константу в базе-источнике, выполнять расчёт зарплаты без оптимизации и дополнительно убедиться, что база-источник рассчитывает заработную плату корректно.
Этапы подготовки объединения баз в «1С:ЗУП КОРП 3.1»
Давайте перейдем непосредственно к каждому из этих этапов и остановимся поподробнее на каждом из них.
1 этап. Проводим анализ настроек. Основные настройки кадрового учёта — это «Штатное расписание с историей», «Виды отсутствий», контроль уникальности номеров.
Продолжение здесь...
Таблица сравнения: «1С:ЗУП» в ERP или нет
====
Больше полезных статей от практиков внедрения ERP – в блоге.
Проведём от экспертизы – до успешного результата. Осуществляем:
1. Внедрение продуктов «1С» от простых до самых сложных,
2. Поддержку,
3 Аутстафф (поможем найти подходящих специалистов, обучим сотрудников).
☎️ Мы на связи: +7 (495) 120-40-02. Пишите: info@aibcifra.pro
→ Сайт → Телеграм → ВКонтакте → Дзен → Rutube → YouTube
#аибцифровизация #команда1сзуп #команда1сзуп #объединениебаз1сзупкорп #переносбаз1сзупкорп #1сзупкорп