Цифровизация постепенно меняет и охрану труда. С 1 марта 2022 года статья 214.2 ТК РФ официально разрешила работодателям вести электронный документооборот в этой сфере. Но вместе с этим появилась статья 22.1 — она определяет исключения, то есть те документы, которые пока должны оставаться только на бумаге.
На практике без автоматизации уже не обойтись. Проверки ГИТ и Роструда становятся жёстче, а штрафы достигают 130 000 ₽ за одного сотрудника, не прошедшего инструктаж. Специалисты по ОТ тратят часы на ручные записи и отчёты — вместо реальной аналитики. Поэтому важно понимать, какие документы можно перевести в цифру, а какие по-прежнему требуют «живых» подписей.
Что можно вести в электронном виде
Многие процессы охраны труда можно безопасно перевести в электронный формат — при условии использования ЭЦП или защищённой корпоративной системы, фиксирующей авторство и неизменность записей.
Журнал учёта микротравм
Фиксация микротравм обязательна (ст. 226 ТК РФ, Приказ Минтруда № 632н). Разрешено оформлять справки и вести журнал в электронном виде при идентификации автора записи. Минимальный срок хранения — 1 год после последней записи.
Протоколы проверок знаний и удостоверения по ОТ
Документы по обучению и проверке знаний (включая первую помощь) можно оформлять электронно — они не входят в перечень исключений. Так же можно вести вспомогательные журналы по пожарной и электробезопасности, если соблюдены требования к подписи и хранению данных.
Направления на медосмотры и их учёт
Закон допускает электронные направления в медорганизации и учёт результатов обследований. В перечне ЭДО прямо указаны направления, расписки и журналы выдачи направлений — всё это можно перевести в цифровую форму.
СОУТ и оценка профрисков
Результаты и уведомления о СОУТ можно хранить в системе электронного документооборота. Это упрощает планирование, контроль сроков и подготовку к проверкам — всё в одной базе.
Отчёты и напоминания
ИТ-системы формируют сводные отчёты по инструктажам, медосмотрам, СОУТ и профрискам. Выгрузка по запросу занимает секунды, а риск ошибок ручного свода данных практически исчезает.
Благодаря таким инструментам предприятия уже сегодня сокращают бумажный поток и высвобождают время специалистов. Главное — понимать, где заканчиваются возможности ЭДО и начинаются ограничения закона.
Что пока нельзя перевести в цифру
Несмотря на то что цифровизация активно продвигается, некоторые документы по охране труда по закону обязаны оставаться на бумаге. Причина — либо прямой запрет в Трудовом кодексе, либо отсутствие технической инфраструктуры у надзорных органов.
Акты о несчастных случаях (Н-1 и другие)
Расследование происшествий строго регламентировано. Формы Н-1, Н-1ПС и аналогичные пока оформляются только на бумаге — использование ЭЦП не допускается.
ФСС и трудовые инспекции по-прежнему принимают исключительно бумажные экземпляры.
Журналы регистрации инструктажей
Все виды инструктажей — вводный, первичный, повторный, внеплановый и целевой — остаются в печатном виде. Статья 22.1 ТК РФ прямо исключает эти журналы из электронного документооборота.
Работник и инструктор должны расписаться живыми подписями.
Наряды-допуски
Электронный формат возможен частично: сама форма может формироваться в системе, но лист целевого инструктажа всё равно подписывается вручную.
На практике предприятия используют гибридную схему — цифровой наряд + бумажная часть с подписями.
Кадровые документы
Трудовые книжки, приказы об увольнении, коллективные договоры и ряд других документов требуют квалифицированной ЭЦП или бумажного оформления.
Простая подпись (логин/пароль) не признаётся юридически значимой.
Таблица: что можно, а что нельзя вести в ЭДО
Электронные журналы инструктажей можно вести для внутреннего контроля, но при проверке инспектор запросит бумажный вариант с подписями сотрудников.
Электронный журнал микротравм: законно ли?
Да, это полностью законно. Работодатель обязан фиксировать микротравмы (ст. 226 ТК РФ), и Минтруд в приказе № 632н прямо разрешил вести журнал и справки в электронном виде, если используется ЭЦП или защищённая система авторизации.
Главное условие — прозрачность и персональная ответственность. Каждая запись должна быть привязана к конкретному автору, чтобы инспектор мог установить, кто внёс данные и когда.
Срок хранения остаётся прежним — не менее одного года после последней записи. При проверке контролирующие органы оценивают не сам носитель (бумага или цифра), а полноту и достоверность сведений.
Важно помнить: отсутствие журнала или неполные записи приравниваются к нарушению охраны труда.
Штраф для организации — до 130 000 ₽ по ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ.
То есть даже при переходе на ЭДО ответственность остаётся прежней — важно соблюдать требования к форме и хранению данных.
Как автоматизировать документооборот и снизить риски
При ручном ведении журналов и учёта легко что-то упустить:
- записи появляются с задержкой;
- часть документов теряется;
- ответственные забывают о сроках инструктажей, медосмотров и переобучений.
В итоге — стресс перед проверками и штрафы, которых можно избежать. Решение — внедрить цифровую систему, которая возьмёт под контроль все ключевые процессы.
Решение: модуль ABIE «Контроль сроков»
Модуль ABIE «Контроль сроков» помогает систематизировать документооборот и убрать рутину из охраны труда.
Он объединяет журналы, отчёты и напоминания в одном интерфейсе, автоматически контролируя все сроки и статусы.
Что делает система:
- Электронные журналы. Ведение журналов микротравм, инструктажей и медосмотров с применением ЭЦП.
- Централизованное хранение. Все данные хранятся в единой защищённой базе и не теряются при смене ответственных.
- Автоматические напоминания. Система уведомляет о приближении «токсичных сроков»: медосмотры, переаттестации, продление договоров.
- Отчётность в один клик. Быстрая выгрузка журналов, актов, протоколов и списков СИЗ для инспектора или внутреннего аудита.
Таким образом, модуль снимает бумажную нагрузку, упрощает проверки и гарантирует соответствие требованиям законодательства.
Для документов, где бумажная форма обязательна (акты Н-1, журналы инструктажей), система используется как вспомогательный инструмент контроля.
Подробнее о решении → https://abiesystem.ru/products/kontrol-srokov
частые вопросы о цифровизации в охране труда
1. Можно ли полностью перейти на электронные журналы по ОТ?
Да, но с ограничениями. Статья 214.2 ТК РФ разрешает электронный документооборот, однако статья 22.1 выделяет исключения.
Можно вести электронно журналы микротравм, протоколы обучения и медосмотры.
Журналы инструктажей и акты Н-1 пока остаются исключительно бумажными.
2. Инспектор требует бумажную копию электронного журнала — что делать?
Закон обязывает предоставить документы в читаемом виде.
Достаточно файла с ЭЦП, но во избежание конфликтов стоит предусмотреть возможность печати электронных журналов с подписями ответственных лиц.
3. Когда наряды-допуски можно будет подписывать электронно?
Пока закон требует фиксировать целевой инструктаж на бумаге. Даже если наряд формируется в системе, лист инструктажа должен быть подписан вручную.
Вероятно, электронное подписание таких документов станет доступным после обновления нормативной базы.
Цифровизация в ОТ уже реальность
Электронный документооборот в охране труда стал стандартом для большинства процессов: журналы микротравм, протоколы обучения, направления на медосмотры, результаты СОУТ.
Цифровые системы позволяют:
- снизить бумажную нагрузку;
- уменьшить риск ошибок и штрафов;
- ускорить подготовку к проверкам;
- повысить прозрачность процессов.
Тем не менее, важно учитывать «красную зону»: акты Н-1, журналы инструктажей и часть кадровых документов по-прежнему оформляются на бумаге.
Чтобы безопасно сочетать бумажный и цифровой учёт, предприятия внедряют специализированные решения.
Например, модуль ABIE «Контроль сроков» автоматизирует ведение журналов, хранение данных и контроль сроков, помогая готовить отчёты для инспекций буквально в один клик.
Это снижает нагрузку на специалистов и формирует прозрачную, управляемую систему охраны труда.