Этот бизнес-процесс реализует строгий, многоуровневый контроль легитимности, точности и финансовой обоснованности актов выполненных работ (АВР) перед их принятием к учету и оплате. Он гарантирует, что каждая операция формализована, проверена ответственными лицами и соответствует договорным обязательствам, что минимизирует риски финансовых потерь и учетных ошибок.
1. Общее назначение и концепция
Бизнес-процесс «Согласование акта выполненных работ» — это регламентированный маршрут движения документа между ответственными сотрудниками (согласующими) для его всесторонней проверки и утверждения.
- Принцип "Многоэтапного контроля": Ключевая концепция процесса — АВР считается готовым к оплате только после того, как все заинтересованные стороны подтвердят свою часть ответственности: технический надзор — объемы, финансист — цены и лимиты, руководитель — целесообразность, бухгалтер — корректность учета.
- Цель: Создание надежного барьера на пути некорректных платежей. Процесс предотвращает ситуации, когда оплачиваются невыполненные работы, работы по неутвержденным ценам, превышаются бюджетные лимиты или нарушаются налоговые требования к оформлению первичных документов.
2. Механизм работы и техническая реализация
Процесс инициируется при проведении документа «Акт выполненных работ (услуг)» и его переводе на согласование. Система автоматически управляет маршрутом на основе предварительно настроенных «Маршрутов согласования».
Фаза 1: Инициация и автоматическая проверка
- Создание документа: Менеджер или ответственное лицо создает документ АВР на основе документа-основания (например, «Договор с контрагентом», «Заказ покупателя», «Внутренний заказ»).
- Запуск согласования: Пользователь нажимает кнопку «Отправить на согласование». Система автоматически определяет нужный маршрут на основе реквизитов документа (контрагент, договор, сумма, статья затрат и т.д.).
- Автоматическая предпроверка: Перед отправкой человеку система может выполнить проверки по заданным правилам:
Наличие и корректность реквизитов контрагента.
Соответствие сумм документа установленным лимитам (например, лимит по договору, лимит по статье бюджета).
Наличие связанных документов-оснований.
Фаза 2: Маршрут согласования и ролевая модель
Маршрут состоит из последовательных или параллельных этапов. Каждый этап назначается конкретной роли или сотруднику.
- Этап 1: Технический специалист / Инженер (Проверка объемов)
Задача: Подтвердить, что указанные в акте работы реально выполнены, в полном объеме и соответствуют техническому заданию.
Действия: Сверяет акт с журналами работ, данными контрольно-измерительных приборов, актами осмотра.
Результат: Виза «С объемом работ согласен». Без этой визы маршрут не продолжается. - Этап 2: Финансист / Экономист (Проверка стоимости)
Задача: Проверить соответствие примененных цен, тарифов и смет договорным условиям, наличие финансирования по статье затрат.
Действия: Проверяет расчеты, применяемые коэффициенты, сверяет с бюджетом (плановыми показателями). Если сумма превышает лимит, может потребоваться дополнительное согласование с вышестоящим руководством.
Результат: Виза «Стоимость согласована». - Этап 3: Руководитель подразделения / Директор (Утверждение)
Задача: Дать итоговое утверждение на основе виз исполнителей и оценки общей целесообразности затрат.
Действия: Оценивает комплексно: необходимость работ, соблюдение сроков, соответствие стратегическим целям.
Результат: Виза «Утверждаю». Часто эта виза является конечной для бизнес-процесса. - Этап 4: Бухгалтерская служба (Проверка для учета)
Задача: Проверить правильность оформления документа с точки зрения налогового и бухгалтерского учета.
Действия: Проверяет наличие всех обязательных реквизитов (адреса, подписей, печатей), корректность указания НДС, соответствие документа законодательству о первичных документах.
Результат: Виза «К учету принят». Документ переходит в статус «Проведен» и формирует проводки.
Блокировки и уведомления:
- Если любой из согласующих отклоняет документ, маршрут прерывается. Документ возвращается инициатору с комментарием о причине отказа.
- Система автоматически рассылает уведомления в «Личный кабинет» и на почту о появлении новой задачи на согласование.
- Настроенные эскалации напоминают о просроченных задачах согласования.
3. Ключевое применение: Борьба с финансовыми рисками и обеспечение прозрачности
Активация и строгое соблюдение данного бизнес-процесса критически важны для:
- Крупных и средних компаний: Где разрозненное утверждение документов ведет к потере контроля над денежными потоками.
- Строительных и проектных организаций: Где объемы работ велики, а стоимость ошибки в приемке крайне высока.
- Бюджетных учреждений: Где требуется строгое соответствие смете и процедурам закупок.
- Любых компаний, внедряющих внутренний контроль и управление затратами: Для предотвращения мошеннических схем и неэффективного расходования средств.
4. Гибкость, ограничения и интеграция
Процесс требует предварительной настройки, но обладает высокой гибкостью:
- Настройка маршрутов (Администрирование → Бизнес-процессы):
Можно создавать различные маршруты для разных типов операций (например, один маршрут для ремонтов до 100 000 руб., другой — для свыше 1 000 000 руб.).
Возможно использование условий (если "Сумма > X", то добавить этап "Согласование с Генеральным директором").
Поддерживается как последовательное, так и параллельное согласование. - Интеграция с другими механизмами: Процесс тесно интегрирован с:
Договорами: Проверка лимитов и цен.
Бюджетированием: Контроль превышения плановых показателей.
Справочником контрагентов: Проверка "проблемных" поставщиков. - Преимущества:
Прозрачность: Весь история согласования и все комментарии хранятся в системе.
Дисциплина: Обязательность виз от ключевых специалистов.
Скорость: Уменьшение времени на "беготню с бумажками" и поиск ответственных. - Ограничения:
Требует затрат на первоначальную настройку и обучение сотрудников.
Может замедлять процесс оплаты для небольших, рутинных операций (необходимо настраивать упрощенные маршруты).
5. Место управления и настройки
Управление процессом осуществляется в подсистеме «Бизнес-процессы» (раздел «Администрирование»). Основные объекты настройки:
- Маршруты согласования: Карта этапов, условий перехода и ответственных.
- Настройки прав: Определение, кто может быть инициатором согласования, кто является согласующим по каждой роли.
- Уведомления и шаблоны задач: Настройка внешнего вида оповещений для пользователей.
Итог простыми словами
Без этого бизнес-процесса: Ваш менеджер по закупкам может самостоятельно создать акт от подрядчика-«однодневки» на крупную сумму и отдать его в бухгалтерию для оплаты. Бухгалтерия оплатит, так как документ формально верный. Позже выяснится, что работы выполнялись не в полном объеме или по завышенным ценам. Деньги ушли, доказательств нет, контроль потерян.
С настроенным бизнес-процессом «Согласование АВР»: Ваша ERP-система становится автоматизированным контролером. Документ не сможет быть проведен и оплачен, пока его не "подпишут" все проверяющие.
Как это выглядит на практике:
- Сценарий: Менеджер Иванов выставляет акт от ООО "Стройсервис" на ремонт офиса на сумму 500 000 руб.
- Запуск процесса: Иванов нажимает «Отправить на согласование».
- Автоматика: Система направляет задачу:
Инженеру Петрову: "Согласовать объемы?". Петров проверяет, действительно ли выполнены все пункты из дефектной ведомости, и ставит визу.
Экономисту Сидоровой: "Согласовать стоимость?". Сидорова сверяет расценки с действующей сметой и визирует.
Директору Николаеву: "Утвердить?". Николаев видит, что документ уже проверен технически и экономически, и дает итоговое утверждение. - Результат: Только после этого статус документа меняется на «Согласован», он проводится, и бухгалтерия осуществляет платеж. Если бы инженер Петров обнаружил невыполненные работы, он бы отклонил акт, и он вернулся бы менеджеру Иванову на доработку.
Типичные сценарии использования:
- Строительство: Приемка этапов строительства объекта от генподрядчика.
- IT-компания: Приемка услуг по разработке программного обеспечения или технической поддержки.
- Промышленность: Оплата услуг по ремонту и обслуживанию оборудования сторонними сервисными организациями.
- Любая компания: Оформление и оплата аренды, коммунальных услуг, консультационных и маркетинговых услуг.
Критические преимущества:
- Финансовая безопасность: Минимизация риска оплаты несуществующих работ.
- Контроль бюджета: Предотвращение несанкционированного превышения затрат.
- Разделение ответственности: Каждый эксперт отвечает за свой участок проверки.
- Аудит и отчетность: Полная и прозрачная история прохождения каждого документа.
Таким образом, бизнес-процесс «Согласование акта выполненных работ» — это скелет финансовой дисциплины и контроля в 1С:ERP. Он гарантирует, что каждый платеж за работы или услуги является обоснованным, проверенным и утвержденным уполномоченными лицами, превращая разрозненный документооборот в управляемый и прозрачный поток.