Новый год — это хороший момент, чтобы привести дела в порядок. Многие предприниматели держат учредительные документы в ящике стола и не трогают их месяцами. Это ошибка. Вот что нужно проверить в начале года, чтобы избежать проблем.
Зачем это вообще нужно?
Учредительные документы — это не просто бумажки. Это основа, на которой держится весь ваш бизнес. Если там ошибка или устаревшая информация, налоговая может переквалифицировать вашу деятельность, банк — заблокировать счет, а контрагенты — отказать в сотрудничестве. Профилактика никогда не помешает.
Что проверить в документах ООО
Если вы открыли компанию несколько лет назад, проверьте следующее.
1. Устав: совпадает ли с реальностью?
Откройте устав и посмотрите, что там написано про направления деятельности. Если в уставе указана только розница, а вы два года занимаетесь оптом, это расхождение. Налоговая при проверке заметит это несовпадение.
Проверьте и размер уставного капитала. Если написано 10 тысяч рублей, но вы вложили в дело 500 тысяч, это нормально — перевложение разрешено. Но если капитал разделен между учредителями неправильно, когда один учредитель владеет 45%, а в документах 50%, это уже ошибка.
2. Список учредителей и директоров
Проверьте, кто у вас прописан учредителем и директором. Если учредитель уехал за границу три года назад, а в документах до сих пор его данные, это проблема. Налоговая может прийти и спросить: «Где ваш учредитель? Почему он не ведет дела?»
Если вы поменяли директора, но в системе старая фамилия, срочно внесите изменения. Это делается через ФНС или нотариуса.
3. Адрес регистрации компании
Чаще всего здесь беда. Компания зарегистрирована по одному адресу, а вы работаете по другому. Налоговая может счесть это подозрительным. Если офис переехал, обновите адрес.
Но будьте внимательны: если зарегистрировались по адресу виртуального офиса, а на деле офиса там нет, это считается налоговым правонарушением.
4. Размер уставного капитала и его оплата
Проверьте, оплачен ли уставный капитал на 100%. Если учредители внесли только 30% из необходимых 100 тысяч, это нарушение. Капитал должен быть полностью оплачен в течение четырех месяцев с момента регистрации.
5. Доля учредителей в капитале
Бывает такое: три учредителя, каждый внес 30 тысяч, итого 90 тысяч. А капитал зарегистрирован на 100 тысяч. Кто владеет недостающимися 10 процентами? Неясность ведет к конфликтам и налоговым претензиям.
6. Протоколы собраний учредителей
Если вы один учредитель, проверьте, есть ли документ о принятии устава. Если учредителей несколько, должны быть протоколы всех решений. Если вы меняли устав, выплачивали дивиденды или увеличивали капитал, всё это должно быть оформлено протоколом.
Многие предприниматели забывают про протоколы, а потом при проверке не могут доказать, что решение было принято легально.
Для ИП: что проверить?
Если вы индивидуальный предприниматель, документов меньше, но важных пунктов несколько.
1. ЕГРИП актуален?
Проверьте свидетельство о регистрации. Там должна быть ваша актуальная фамилия, имя, отчество, дата рождения, адрес.
Если вы поменяли фамилию после замужества или развода, обновите данные. Если переехали, обновите адрес.
2. Коды деятельности
В свидетельстве указаны ОКВЭД коды — виды деятельности, которыми вы занимаетесь. Если вы начали новое направление (например, стали предоставлять консультации, хотя раньше только продавали), добавьте новый код.
Если коды не совпадают с реальностью, налоговая может оштрафовать вас за неправомерную деятельность.
3. Нет ли задолженностей?
Проверьте онлайн (в личном кабинете на сайте ФНС), не забыли ли вы уплатить авансовый платеж или налог. Если есть задолженность, погасите её до конца года.
Что проверить ВСЕМ:
Шаг 1. Данные в ФЦП и ФНС совпадают?
Зайдите в личный кабинет на сайте налоговой и посмотрите, что там записано о вашей компании. Совпадают ли направления деятельности с уставом? Правильные ли реквизиты счета? Если что-то не совпадает, срочно приносите справки.
Шаг 2. Нет ли задолженности?
Проверьте не только перед ФНС, но и перед ПФР, ФСС, банками. Задолженность может вырасти штрафами, если её долго не замечать.
Шаг 3. Сертификаты и лицензии еще действительны?
Если вы работаете в сфере, где нужна лицензия (образование, медицина, финансы), проверьте сроки. Если лицензия истекает в феврале, начните процесс переоформления уже сейчас.
Шаг 4. Подписанты еще те же?
Если человек, который подписывал документы от имени компании, уволился или ушел, обновите данные о подписантах.
Шаг 5. Сведения о бенефициарах актуальны?
С 2021 года нужно передавать сведения о бенефициарных владельцах (реальные собственники). Если они изменились, обновите.
Частые ошибки, которые мы видим
За годы работы мы помогли десяткам компаний привести документы в порядок. Вот самые частые ошибки:
•Компания зарегистрирована как ООО, но в договорах с клиентами подписывается как ИП. Клиенты потом судятся, говоря, что подписант не имел полномочий.
•Учредитель иностранец, а его данные не переведены на русский и не нотариально заверены. ФНС требует перевод, компания попадает в ситуацию.
•Устав не менялся 10 лет, а реальная деятельность компании кардинально отличается. Налоговая это замечает и доначисляет налоги.
•Уставный капитал 10 тысяч, но компания рассчитывается с контрагентами через счет на 500 тысяч в месяц. Это вызывает подозрения в финансировании из подпольных источников.
Что делать, если нашли ошибки?
Если при проверке обнаружилась ошибка в документах, не паникуйте. Все ошибки можно исправить.
Для ООО нужно внести изменения в ЕГРЮЛ (единый реестр юридических лиц). Это можно сделать через нотариуса или через МФЦ. Обычно это занимает 10-15 дней.
Для ИП нужно подать заявление в ФНС. Процесс быстрее — 5-7 дней.
Главное — делайте это заранее, не ждите проверки.
Начало года — идеальный момент для ревизии документов. Потратьте час-два на то, чтобы проверить всё, что выше. Это займет время, но сэкономит вам куда больше нервов и денег потом.
Если вы не уверены, правильно ли оформлены ваши документы, не рискуйте. Небольшая ошибка может привести к штрафам и блокировке счета. Проще один раз привести всё в порядок
🔥Пишите https://t.me/DelovoiPartner, поможем разобраться и сделаем всё правильно.
Подписывайтесь на Телегам-канал «Татьяна Буйвол | Доверенный партнер, где я делюсь обновлениями в законах и дарю подарки 🔥 https://t.me/PMtHGZxdBBhjZjE6/1687
